Ausencia laboral: investigar los motivos más allá del COVID-19

Como sabes, una de las tareas más difíciles de abordar en el entorno de la gestión de personas, son los motivos de ausencia laboral. A día de hoy, la enfermedad por COVID se ha convertido en el principal motivo por el que la gente se ausenta del trabajo. Ya sea directa -positivo en coronavirus- o indirectamente -contacto con positivo, o cuidado de niños en edad escolar o familiares enfermos- lo cierto es que las bajas por estas razones han aumentado de forma considerable en los últimos meses.

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Sin duda, es más importante que nunca, no añadir más estrés a una situación, de por sí compleja. En este sentido, la gestión óptima de la ausencia laboral se presenta como una de las principales bazas de la organización, primero, para proporcionar al empleado el soporte “logístico” y profesional que necesita. Y, segundo, para compensar las ausencias, reubicando los recursos en aquellas áreas donde más se necesiten. Es decir, evitar que se generen “vacíos” en los equipos que afecten al trabajo que se realiza o que impacte sobre la satisfacción de los clientes. Ya sabemos todos en qué se traduciría eso: disminución del rendimiento, descenso de la productividad, niveles más bajos de competitividad, …

Pero, siento decirte, que la COVID no es el único motivo por el que la gente se ausenta del trabajo. Sin ir más lejos, hace unas semanas fue el temporal de nieve que dejó prácticamente KO a algunas de las grandes ciudades españolas. Muchos empleados tuvieron que quedarse en casa ante la imposibilidad de circular por las carreteras. Por lo tanto, no pudieron desplazarse a sus lugares de trabajo.

Y, ¡ojo! que a estas situaciones extraordinarias hay que sumar otros motivos más ordinarios. Ya sabes: vacaciones, gestiones administrativas, días libres que compensan las horas extras, la picaresca, etc. Por eso, creo que vale la pena dedicar unos minutos a explicar por qué es tan importante gestionar la ausencia laboral -ahora más que nunca, claro- y qué impacto positivo puede tener esta gestión eficiente sobre el negocio.

Gestión estratégica de la ausencia laboral

No solo hay que tener en cuenta los temas administrativos y burocráticos como puede ser el hecho de proporcionar a los empleados la información precisa sobre los días libres que tienen pendientes de disfrutar. Detrás de esta gestión óptima de las ausencias laborales encontramos también una visión más estratégica del negocio. Una perspectiva que tiene que ver, como decía antes, por ejemplo, con la reestructuración de los equipos para redistribuir las cargas de trabajo, asegurando, en todo momento, la cobertura correcta del negocio.

Aprobar las solicitudes de ausencias, gestionar las bajas por enfermedad o evitar errores en la nómina, son elementos críticos, desde luego. Pero, en el apartado de la estrategia, hay que tener en cuenta, por ejemplo, la identificación de tendencias que ayuda a las organizaciones a descubrir situaciones de riesgo que pudieran indicar, además, otro tipo de problemas internos relacionados con el personal.

Por eso, la gestión eficiente de la ausencia laboral pasa, sí o sí, por la utilización de tecnología óptima, no solo para automatizar procesos, sino, también, para obtener información precisa con la que poder apoyar una toma de decisiones inteligentes. O, lo que es lo mismo, un software de RRHH que incluya un módulo de gestión de ausencias para identificar los principales motivos que originan la ausencia laboral, qué efectos tiene o podría tener sobre el equipo y, en progresión, sobre el negocio o, incluso, qué medidas correctivas se pueden tomar para neutralizar sus consecuencias y, en el mejor de los casos, reducir el nivel de ausencias.

Lo primero: saber qué causa la ausencia laboral

Seguro que a ti se te ocurren muchos más, pero, para empezar, aquí tienes algunos motivos:

Enfermedad

La primera causa de ausencia laboral es la enfermedad: las personas no van a trabajar porque tienen un problema de salud, que puede ser -eso sí- más o menos grave. En los tiempos que corren, la COVID-19 se ha convertido en un auténtico quebradero de cabeza, también desde el punto de vista de la gestión los recursos humanos.

En todo caso, cuando nos enfrentamos a una ausencia por enfermedad, hay que tratar de entender qué pasa, por supuesto, sin invadir la intimidad de las personas, de qué enfermedad se trata y cuál es su alcance. Todo ello, nos permitirá, primero establecer el protocolo adecuado, en caso de que sea COVID. Y en el caso de que no estemos hablando de coronavirus, tener más información sobre la posible enfermedad, ayudará a RRHH a determinar, por un lado, si la inestabilidad que puede mostrar un empleado en el trabajo tiene que ver o no, con un malestar provocado por sus problemas de salud. O si, por el contrario, este malestar tiene que ver más, con un ambiente laboral inadecuado.

Por ejemplo, una persona que se ausenta al más mínimo indicio de resfriado podría estar tratando de aprovechar la oportunidad para no ir a trabajar, poniendo como excusa, encontrarse mal; es el caso típico de ausencia en el corto plazo. En muchas ocasiones se trata, como digo, de una excusa para disfrutar de un día de descanso extra sin gastar días de vacaciones y sin tener que declarar abiertamente que lo que quiere es tomarse 24 horas de relax y desconectar del trabajo. O, podría ser un indicativo sobre el estado anímico del empleado: falta de compromiso, falta de motivación, falta de integración en el equipo, etc.

Cuidado de terceros

Cada vez son más frecuentas las ausencias relacionadas con la atención de personas a cargo. Es decir, con los recortes actuales en políticas de bienestar social lo cierto es que muchos empleados se ven en la dinámica de mentir en su trabajo porque necesitan algún tiempo extra para cuidar de familiares dependientes, ya sean niños o ancianos, que no pueden valerse por sí mismos.

Es más común de lo que pensamos recurrir a la mentira para abordar estas situaciones: piensa por ejemplo en los trabajadores que tienen niños en edad escolar y que aún son pequeños para quedarse solos. Si se ponen malos, o son los abuelos los que se encargan, o la niñera o, si ambas opciones fallan o son inviables, son los padres los que deben ausentarse del trabajo para hacerse cargo. Lo mismo sucede en el caso de los padres o cualquier otro pariente mayor, que empiezan a ser más dependientes y necesitan que alguien les acompañe para una visita médica, para la limpieza de la casa o para hacer la compra.

La COVID ha acentuado esta necesidad de tener que cuidar de enfermos o niños pequeños. La buena noticia es que las empresas, por regla general, han flexibilizado sus políticas de “acompañamiento”, por lo que ya no es necesario mentir cuando alguien precisa de algunas horas, o algún día libre para quedarse al cuidado de un familiar. Ahora bien, que se hayan establecido modelos más flexibles implica, a su vez, que se necesitan herramientas con funcionalidades específicas que permitan dar soporte a esa flexibilidad. Es decir, un software de RRHH que automatice los procesos asociados con la gestión de la ausencia laboral, pero también, que lleve un control óptimo sobre todo lo relacionado con esas ausencias.

Síndrome del lunes

Otra de las causas de ausencia laboral -muy comunes, por cierto- que se pueden enumerar es lo que se conoce como el “Síndrome del Lunes”: las faltas de aquellos que pasaron un fin de semana divertido o una noche de fiesta, y, al día siguiente, tienen que recuperarse de la resaca, del cansancio, de no dormir, … Es cierto que las medidas de distanciamiento social, las restricciones y los toques de queda han hecho inviable alargar las noches de diversión. Pero, el síndrome del lunes no solo ataca a los trasnochadores. Es un síndrome silencioso muy relacionado, por ejemplo, también, con la estacionalidad: la oscuridad y el frío del invierno afecta al ritmo de trabajo de algunas personas; o la astenia primaveral o el efecto pre-vacacional en verano hacen que, muchas veces tengamos la tentación de “huir” del trabajo, sin razón aparente.

Está claro que todos tenemos derecho a disfrutar de nuestras vacaciones y de los días libres como queramos. También está claro que ninguno de nosotros estamos exentos de padecer alguno de estos “trastornos” estacionales que tanto afectan a nuestro estado de ánimo, más aún, en la situación que estamos viviendo. Sin embargo, estas pequeñas “escapadas” se convierten en un gran problema cuando dejan de ser un hecho aislado y se convierten en la norma.

De hecho, está comprobado que los lunes son los días en los que más gente se ausenta. Es difícil encontrar el ánimo y la motivación necesaria para volver el lunes al trabajo después de una semana laboral estresante, a la que últimamente, hay que sumar otras situaciones personales, igualmente estresantes.

Problemas en el trabajo

El último motivo del que quiero hablar, y el que quizá sea más importante para tener en cuenta en el área Recursos Humanos, es el que tiene que ver con la falta de motivación porque detrás de multitud de excusas banales, se puede esconder realmente un problema laboral serio: conflictos con otros compañeros del equipo o con sus directivos, evaluación del desempeño deficiente que ha hecho perder la motivación y el entusiasmo, falta de estímulo para sacar el trabajo adelante, falta de las habilidades o los conocimientos necesarios etc.

Todas estas situaciones claramente merman el ánimo y el compromiso de los empleados que cada vez encontrarán menos motivos para trabajar y más razones para tomarse un tiempo extra fuera o dentro de la oficina.

Definitivamente no es fácil identificar todas estas dinámicas, pero es importante trabajar en ello. Un software para la gestión de ausencias será, sin duda, el mejor aliado posible.

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