Evaluación de personal: claves para mejorar el proceso

El proceso de evaluación de personal es uno de los temas más debatidos últimamente en el área de Recursos Humanos. Estos procesos de evaluación  de personal están, además, sometidos, a cambios constantes que hacen reflexionar a los responsables de RRHH, no solo sobre su optimización, sino sobre el peso del propio proceso y su repercusión dentro de la organización.

performance management covid-19

Con la pandemia hemos visto que muchas actividades del entorno de la gestión de personas se han visto afectadas por el imperativo de otras muchas que exigían una mayor urgencia. En concreto, la evaluación de personal se ha sometido a debate en los últimos tiempos dando por hecho que las circunstancias atípicas sobre las que se desarrollaba la actividad eran, del todo, excepcionales. Y, que, por tanto, hacían complicado que pudiera medirse o evaluarse de una manera justa y equilibrada el desempeño de los empleados.

Por eso, en muchos casos, nos hemos encontrado con organizaciones que han estado tentadas de suprimir estos procesos en beneficio de una optimización de:

  • La gestión de las ausencias
  • El registro de la jornada laboral en remoto
  • Las medidas de protección y seguridad de los empleados
  • El bienestar, la motivación o el compromiso que se han visto seriamente comprometidos

Sin embargo, aquellas organizaciones que han contado con un software de recursos humanos en la nube no se han visto en la obligación de tener que elegir unas tareas en pro de otras. Obviamente, habrán tenido que priorizar. Eso está claro. En una situación crítica hay que establecer prioridades. Pero, precisamente el hecho de operar en un entorno crítico como ha sido el escenario COVID ha obligado a todos a ser más analistas, más reflexivos y, sobre todo, a optimizar más el tiempo y los recursos. Y, es en este punto, en el que la tecnología o, más concretamente, el software de recursos humanos en la nube ha mostrado sus fortalezas.

Entonces, la cuestión, creo que no es tanto si hay que mantener o prescindir de la evaluación de personal. Es decir, si hay que dejar de medir el desempeño y confiar en el buen criterio de unos y otros para equilibrar los niveles de productividad y rentabilidad corporativos haciéndolos converger con los intereses, las necesidades y las demandas de los propios empleados. O, por el contrario, mantener unos procesos que, quizá están lejos de responder a las nuevas necesidades o circunstancias del momento.

Bajo mi punto de vista, creo que vale la pena optimizar el proceso, con el apoyo de la tecnología para identificar áreas de mejora o elementos destacados que se deban potenciar. Eso sí, la idea es diseñar procesos dinámicos, inteligentes y ágiles. Procesos que sumen y que ayuden a crecer a los empleados y a las organizaciones.

En este sentido, la imparcialidad y la transparencia serán los principios sobre los que deberán construirse estos procesos. ¡Ojo! Diseñarse, construirse y establecer las métricas de evaluación pertinentes.

En todo caso, el manager seguirá siendo quién proporcione su opinión sobre el desempeño de los empleados, o de los miembros de su equipo: quién merece una promoción, un aumento de sueldo, quién necesita formación o adquirir nuevas habilidades, etc. Y deberá ser así, tanto si se formaliza el procedimiento de evaluación como si no. El problema que se puede presentar si se elimina la estructura formal en la evaluación de personal es que, si los empleados dejan de formar parte del proceso, acaben desvinculándose también de los objetivos a corto, medio o largo plazo. Si los empleados desconocen los criterios sobre los que se va a valorar su desempeño, cualquier calificación puede ser cuestionada, afectando tanto a la transparencia como a la confianza en la imparcialidad de cualquier proceso, aunque este deje de ser formal. O quizá, precisamente por eso mismo.

Con todo esto, se me ocurren algunas estrategias sencillas para hacer que el proceso de evaluación de personal sea importante para el crecimiento y la rentabilidad del negocio. También para impulsar la participación y el compromiso de todos. Y, algo muy importante, para hacerlo de una manera sencilla, ágil y eficiente.

Veamos cuáles son:

Partir de los resultados

Uno de los principales problemas que nos encontramos es que el proceso de evaluación del desempeño se convierte, con demasiada frecuencia, en un mero ejercicio de recopilación de información, pero carente, en realidad, de un afán de análisis o estudio en profundidad. Una buena manera de evitar incurrir en este error es compartir con la gerencia -desde el principio- el propósito de dicha evaluación, así como el impacto que se espera de ella. Esto permitirá que todos se involucren más fácilmente y, además, ayudará a justificar mejor la inversión en la tecnología necesaria.

Cualquier enfoque que parta de los resultados obtenidos facilitará que se mantengan conversaciones más abiertas y honestas en las que todas las partes tendrán la oportunidad de ser claras con sus metas y con sus aspiraciones. Es, además, una buena manera de conseguir información realista y datos significativos sobre los que actuar para hacer que los managers tengan una visión clara de las ambiciones de su equipo. Y con todo, lograr al tiempo, una mayor implicación y entusiasmo por parte de los trabajadores.

Hacer fácil la evaluación de personal

Incluso en aquellos departamentos de recursos humanos que están altamente comprometidos y motivados, la evaluación de personal encabeza la lista de las tareas que nadie quiere realizar: básicamente porque se trata de procedimientos largos y repetitivos que no arrojan datos significativos para un análisis en detalle.

Afortunadamente, la innovación tecnológica permite al departamento de recursos humanos, dotarse de modernos y eficientes software de evaluación del desempeño que ponen al alcance de su mano la información que necesitan en todo momento. Por supuesto, un software de recursos humanos no puede sustituir a las conversaciones con los empleados, pero sí puede enviar una notificación a las personas involucradas cuando se aproxime una cita para la evaluación y proporcionar plantillas estándar para los cuestionarios o facilitar la centralización de la información y el análisis de los datos. Si ha pasado algún tiempo desde la última vez que te interesaste por un sistema de este tipo, te sorprenderá ver las grandes posibilidades que ofrecen actualmente.

Formar para gestionar

A menudo se presupone que la gerencia de la empresa sabe cómo sacar adelante de una manera rentable el proceso de evaluación del desempeño y las conversaciones pertinentes con los empleados. Pero la realidad es bien diferente: muchos managers fracasan en su esfuerzo por generar feedback, establecer objetivos y motivar a su equipo. Quizá porque probablemente son personas con valiosísimas habilidades técnicas, pero que carecen de las habilidades sociales necesarias para gestionar mejor a sus equipos. Sería interesante impulsar la formación en gestión para que los managers se sientan más seguros a la hora de abordar conversaciones difíciles con los empleados y puedan facilitar los diálogos constructivos y relevantes para ambas partes.

Ser transparentes en la evaluación de personal

Muchas veces nos encontramos con empleados y managers que se muestran frustrados con estos procesos de evaluación de personal. Bien porque lo ven como un proceso tedioso, en el que no todos se expresan con la libertad suficiente o bien porque se escudan en la falta de tiempo para diseñar, enviar, rellenar o revisar los formularios. No es un resultado que sorprenda ya que -como decía- hay muchas empresas en las que estos procesos no se realizan de una manera consistente.

Después de esto, solo cabe pensar en lo que podemos hacer para obtener evaluaciones realmente justas: por ejemplo, en Facebook no son solo los managers quienes evalúan a los empleados, sino que son también los propios trabajadores los que participan activamente en el proceso con el fin de proporcionar una visión más completa; el objetivo es tratar de filtrar las opiniones y juicios inconscientes que hayan podido influir en la evaluación. Cada vez más, nos encontramos con procesos de evaluación 360º que proporcionan una visión más completa del empleado, del trabajo que realiza, sus habilidades, sus planes de carrera, etc.

Poner el foco en el futuro

¿Tu proceso de evaluación se ha quedado anclado en el pasado o mira claramente hacia el futuro? Por norma general en las conversaciones sobre el desempeño se tiende a analizar los resultados que los empleados han obtenido durante el último año; pero en un entorno de continua evolución, incluso las prioridades del negocio cambian rápidamente generando -de repente- la necesidad de incorporar nuevas habilidades, lo que hace casi irrelevante, la medición del rendimiento del año anterior.

Lo ideal sería centrar las conversaciones en lo que podría ser útil para el futuro. Discutir con los empleados sobre los desafíos que surgirán y ayudarles a entender cómo pueden desarrollar las máximas habilidades posibles para hacerles frente.

¿Cómo fue tu último proceso de evaluación? ¿Crees que pudiste hacerlo mejor? ¿Más rápido? Contacta con nosotros. En Cezanne HR podemos ayudarte.

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