Gestión de ausencias laborales: una tarea compleja

La gestión de ausencias puede ser diferente según la organización de cada empresa. También según los empleados que tenga. Muchas compañías operan con tablas de Excel para registrar todas las solicitudes. Desafortunadamente, este modelo, además de hacerte perder mucho tiempo, implica un amplio margen de error. La gestión de ausencias debe ser eficiente y proporcionar una visión 360º, con independencia del volumen de permisos o bajas que se manejen.

 

hr influencing employee

En este sentido, la utilización de un software de recursos humanos imprimirá más agilidad, transparencia y rapidez. Por supuesto, también hará que el proceso sea más eficiente y seguro. Automatizar la gestión de ausencias hará que tu organización sea más rigurosa en sus funciones administrativas. Evitará las tareas repetitivas. Y, en definitiva, hará que el proceso, de verdad, aporte valor a la estrategia del negocio. Te cuento:

Gestión de ausencias: ¿Qué es?

Se entiende por ausencia laboral todas aquellas ausencias -permisos, bajas, vacaciones, etc.- que mantienen al empleado “desconectado” temporalmente de su trabajo. Como digo, las causas son muchas y variadas. Y cada una de ellas exige un tratamiento adecuado conforme estipula la Ley, el convenio laboral, o simplemente, el acuerdo contractual alcanzado entre las partes. Así, englobado en el contexto de ausencias encontramos, vacaciones, bajas por enfermedad, formación, excedencias, viajes, paternidad/maternidad, descanso compensatorio por horas extras, servicios de jurado o participación en mesas electorales, etc.

Con la pandemia, además, hemos generalizado el concepto del teletrabajo, con todo lo que ello implica. Trabajar en remoto ha introducido una nueva clase de ausencia física -que no, virtual- al ámbito de trabajo. Lo que ha hecho que sea necesario abrir el abanico de la gestión de ausencias a interpretaciones más amplias. Y, considerar, que la gestión de las ausencias también debe incluir la gestión de aquellos empleados que operen fuera del lugar habitual de trabajo.

Diferentes tipos de ausencia

Cualquier empleado registra diferentes tipos de ausencia durante el año. Esto es algo que hay que tener muy en cuenta dentro del marco legal. Lo que no quiere decir que la gestión de las ausencias, en sí misma, esté regulada. Hay ausencias que son previsibles y, por tanto, predecibles: vacaciones, por ejemplo. Pero, hay otras ausencias, como las bajas por enfermedad, duelo o permisos especiales de todo tipo que no se pueden prever. Y que recursos humanos debe tener muy en cuenta para evitar sustos innecesarios. Sustos del tipo “descubiertos en áreas del negocio críticas”, “solapamiento de vacaciones”, “seguimiento ineficiente de proyectos por falta de recursos”, etc.

Si a esto le sumas el altísimo porcentaje de empleados que siguen teletrabajando actualmente entenderás la necesidad de gestionar las ausencias con claridad y transparencia. Y, por supuesto, de la manera más sencilla posible. De no ser así, las empresas pondrían en riesgo el control del tiempo, la disposición de personal, el equilibrio de las plantillas, etc. Y con ello, las pérdidas en la producción, la competitividad o el rendimiento.

Gestión de ausencias estructurada: por qué es importante

Los responsables de recursos humanos y, también el resto de la plantilla dirán que las tablas de Excel tienen muchas limitaciones. E, incluso, que una gestión manual de las ausencias por parte de RRHH no aporta la transparencia necesaria. Es más, estrictamente hablando, con un Excel es imposible gestionar las ausencias. Por lo que, recurrir a un software de recursos humanos es la mejor solución para estructurar la gestión de ausencias y vacaciones.

Software ausencias

Estoy seguro de que si preguntaras a tus compañeros cómo les gustaría que fuera la gestión de ausencias o el registro de la jornada laboral en tu organización dirían que: rápida, transparente y sencilla. Lo cual dejaría meridianamente claro la importancia de contar con soluciones modernas y eficientes para afrontar “tareas” recurrentes.

En términos generales, la gestión administrativa de las ausencias no debe ser un “ladrón del tiempo” para RRHH. Más bien, la función de recursos humanos debería enfocarse a la parte más estratégica: búsqueda, selección y contratación de nuevos talentos, promoción de actividades de desarrollo y formación, diseños de itinerarios y planes de carrera, etc. Pero, la realidad es que los responsables de recursos humanos pasan demasiado tiempo lidiando con procesos que no forman parte de su actividad principal. Por lo tanto, introducir procesos que apuesten por una gestión estructurada de las ausencias es un primer paso hacia la digitalización. Y, por tanto, hacia la “liberación” y el alivio de empleados, managers y responsables de RRHH.

Ventajas de una gestión de ausencias moderna y estructurada

Modernidad implica prescindir de los formularios en papel para la solicitud de una ausencia. Eso, para empezar. Modernidad implica también no tener que pedir la aprobación de recursos humanos para enviar la petición a los superiores jerárquicos. O a quién tiene la responsabilidad de decidir sobre la aprobación o denegación. Modernidad es buscar la eficiencia. Algo que, en el caso del software de gestión de ausencias tienes a golpe de clic.

La baja tasa de error es una ventaja adicional en favor del uso de un software de gestión de ausencias. Y, eso, también es modernidad. Imagina que cambias el orden de un número o te dejas una fórmula sin marcar en el Excel. Si eso pasa -y pasa muy a menudo- tendrás una lista incompleta e inutilizable. Y, puede que, incluso, ni siquiera seas consciente de ello. Por el contrario, un software de gestión de ausencias calcula automáticamente, por ejemplo, el saldo de días consumidos para cada solicitud confirmada. Esto hace que sea mucho más fácil planificar las vacaciones. Y reducir las horas extras de un empleado. Y, por supuesto, imprimir mayor transparencia y seguridad al proceso.

 

gestión de ausencias

Una aplicación de software calcula también el número de días que quedan pendientes sobre la base de los días “pactados” por la empresa o establecidos por Ley. Y, los presenta de una manera clara y sencilla. Muy fácil de interpretar. Además, tiene en cuenta en su cálculo, los festivos nacionales, regionales o, incluso, municipales. Con todo, la tasa de error se reduce prácticamente a cero.

Al mismo tiempo evita tener que responder continuamente a las mismas preguntas de siempre s sobre las vacaciones, las bajas o el resto de las ausencias. Gracias al calendario que incluye la aplicación es posible ver las ausencias de todos los empleados. E, identificar así, la escasez de personal en un área o período de tiempo concreto y evitarla.

Entonces, son muchas y variadas las ventajas que aporta un software de gestión de ausencias y vacaciones. Te las resumo en la siguiente lista:

  • Ahorra tiempo a todos los implicados
  • Proporciona información transparente sobre presencia/ausencia de equipos
  • Limita el riesgo de escasez de recursos en períodos o áreas concretas
  • Minimiza los errores
  • Simplifica el proceso administrativo
  • Proporciona mayor satisfacción a los empleados
  • Ahorra tiempo a recursos humanos para poner el foco en funciones más estratégicas
  • Establece cuentas y estadísticas de absentismo por empleado/departamento
  • Automatiza el proceso, teniendo en cuenta diferentes criterios legales y/o contractuales
  • Reduce las discusiones abiertas sobre los días pendientes, etc.
  • Calcula automáticamente las tasas corporativas de absentismo laboral

Gestión de ausencias con Cezanne HR

Cezanne HR proporciona una gestión de ausencias clara, sencilla y transparente. Las solicitudes se envían con un solo clic. Y se transmiten automáticamente al manager, que las valida con la misma rapidez. Por lo tanto, recursos humanos ya no tiene que entrar necesariamente en el circuito de aprobación. Y, puede dedicar el tiempo a otras funciones de mayor valor añadido.

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