4 ideas para ahorrar tiempo en recursos humanos

¿Necesitas más tiempo para hacer tu trabajo? No eres la única persona que piensa en ello. Incluso los profesionales de RRHH con más experiencia pueden verse atrapados en un montón de tareas administrativas. ¿Crees que esto es inevitable en el entorno de los RRHH? Ya te digo yo, que NO. Si quieres detener el círculo vicioso que te hace perder tanto tiempo y centrarte en las tareas que, de verdad, aportan valor añadido, sin duda, debes utilizar un software de RRHH.  Este es el primer paso para empezar a ahorrar tiempo en recursos humanos.

ahorrar tiempo en recursos humanos

Eso sí, debes utilizarlo bien. A veces vemos que hay organizaciones que tienen un buen software de recursos humanos pero que no acaban de explotar su potencial. Bien por desconocimiento, por falta de formación, por la excusa del tiempo. O, quizás, porque el proveedor tecnológico prometió una sencillez que no era real. Pero, lo cierto es que nos encontramos muchas veces con sistemas desaprovechados . Y usuarios descontentos, entre otras cosas, porque no consiguen ahorrar tiempo en recursos humanos.

En este artículo te quiero proponer soluciones . Doy por hecho que tienes un software de recursos humanos funcionales, fácil de usar -de verdad- y, con un buen servicio de atención y soporte. Bueno, eso es lo mismo que pensar que utilizas Cezanne HR. Así que, allá van unas cuantas ideas para que puedas ahorrar tiempo en la gestión de tus recursos humanos .

Deshazte del papeleo

Problema: demasiado tiempo perdido en procesar y transcribir documentos en papel . Y, demasiados recursos empleados en ello.

Solución: Implementar soluciones sin papel y transacciones electrónicas para operar de manera eficiente. Automatizar determinados procesos de recursos humanos, ahorra tiempo y dinero . Y, por supuesto, contribuye al cuidado del medio ambiente.

Cuando se trata de automatización, especialmente para HRIS, las soluciones cloud son las más beneficiosas . Según nuestra propia experiencia, más del 60% de las consultas e interacciones del área de RRHH se pueden responder online. Es más, un alto porcentaje de esas consultas ni siquiera necesita la intervención del área de RRHH para su resolución . Son los propios empleados quienes pueden encontrar la respuesta. Lo verás más claro con un par de ejemplos en los que un software de recursos humanos en la nube te ahorrará tiempo:

 Incorporación de nuevos empleados

Ya no es necesario proporcionar un montón de documentos corporativos ni hacer que descifren y completar un montón de formularios. Ahora, los nuevos empleados pueden acceder a la información corporativa ya la política de laboral a través del portal de RRHH . Desde allí pueden introducir o modificar sus datos en cualquier momento.

Gestión de ausencias

Para sustituir a la solicitud en papel o Excel, un software de recursos humanos permite a los empleados y gerentes consultar sus saldos de vacaciones y los calendarios. Y, por supuesto, gestionar solicitudes y aprobaciones / denegaciones online.

Revisión salarial

En este proceso deben implicarse empleado, gerente y RRHH. Es decir que requiere un importante grado de retroalimentación entre las partes. Por eso mismo, consume mucho tiempo. Y puede resultar confuso si se realiza en papel o por correo electrónico. Con un software de recursos humanos, este proceso es una mera formalidad.

Ponle fin a las «distracciones» administrativas

Problema: demasiado tiempo perdido en ejecutar tareas de escasísimo valor . Actividades, consultas o dudas que te llegan a diario. Petición de información como beneficios, contratos, remuneración, vacaciones, etc. Y, no solo eso. Lo peor de todo es que cualquier demanda es siempre urgente. Es decir, que precisa de una respuesta inmediata. Con tanto tiempo empleado en este tipo de tareas administrativas, ¿realmente, puedes concentrarte en otras funciones más estratégicas que aporten valor al negocio? ¿Puedes poner el foco, por ejemplo, en el desarrollo del talento? ¿En los planes de carrera? ¿En el diseño de políticas más inclusivas y justas? Personalmente, creo que NO .

Solución: utiliza una plataforma de autoservicio para empleados y managers . Bueno, lo que seguramente conocerás como Portal del empleado y del manager. Y, conseguirás, así, nada más empezar un beneficio doble: por un lado, liberar de tareas administrativas a RRHH que tendrá, por tanto, más tiempo para desempeñar funciones, de verdad, críticas. Es decir, ahorrar tiempo en recursos humanos. Y, por otro lado, incrementar la satisfacción de empleados y managers que tendrán más autonomía para acceder a la información que necesiten, en el momento en el que la necesitan. El Portal del empleado pone a disposición de todos -con los permisos de seguridad y acceso adecuados-:

  • Documentos corporativos y de recursos humanos
  • Información sobre beneficios sociales
  • Política corporativa respecto a permisos, vacaciones y otras ausencias
  • Manual de seguridad laboral
  • Medidas de reclamación
  • Preguntas frecuentes
  • Código de ética

Entonces, creo que estarás de acuerdo conmigo en que cualquier tarea administrativa o consulta recurrente como las asociadas a procesos comunes o la actualización de datos personales, pueden resolverse inmediatamente y de manera autónoma por los propios implicados. Es una buena manera de ahorrar tiempo en recursos humanos, ¿no crees ?, haciendo que los empleados sean más autónomos, menos dependientes de RRHH. Pero ¡ojo! que el portal del empleado también ayuda a los managers a dedicar más tiempo a la estrategia ya la toma de decisiones. Ayuda a identificar patrones, tendencias, por ejemplo, relacionadas con tasas de absentismo fuera de lo normal, para analizar cambios en el desempeño de sus equipos y mucho más. Y, lo mejor de todo, con los equipos de RRHH liberados para poner en marcha otros proyectos más críticos para el negocio.

Olvídate de las hojas de cálculo

Problema: la gestión manual de datos en Excel a partir de informes en papel implica una carga de trabajo enorme. Y elevadísimas posibilidades de cometer algún error en la introducción y manipulación de los datos. La minería de datos puede consumir horas y horas de trabajo. Se pueden perder días enteros en la generación de informes. Y, teniendo en cuenta, además, que los entornos empresariales cambian rápidamente, es posible que los datos que incluyan el informe se queden desactualizados, incluso, mientras los generas.

Solución: utiliza la Inteligencia de Negocio que aporta el software de RRHH para las decisiones estratégicas . Las funcionalidades de BI que incorpora un software de RRHH puede ahorrar mucho tiempo en recursos humanos al centralizar los datos de los empleados en una BBDD de fácil acceso. Eso sí, los datos deben ser consistentes.  Un software de RRHH integral y en la nube, como Cezanne HR, proporciona informes personalizados, al mínimo nivel de detalle, al momento, sin demoras, sin errores y sin costes adicionales. ¿Aún tienes dudas? Me queda una razón más.

Evita la sobrecarga informativa

Problema: la ingente cantidad de datos que se genera al día provoca la sobrecarga informativa. Tener muchos datos, no implica, tener la información necesaria . Lo que hace es que, en lugar de dejarte practicar una gestión proactiva, te imprime una presión constante sobre la necesidad de gestionar y evaluar el conocimiento que pueden aportar, o no, los datos que manejas. Este modelo de trabajo no solo es ineficaz. También puede poner a la empresa en riesgo. La “sobrecarga informativa”, que es una saturación de datos, es desde luego, una amenaza para la eficiencia de los RRHH .

Solución: configura un sistema de alertas y notificaciones en el portal de recursos humanos. Eso te ayudará a mantener a todos al tanto de las cosas realmente importantes. O de los eventos o actividades en las que tengan que intervenir. Y, cuando digo a todos, realmente, quiero decir eso, a todos: empleados, managers, recursos humanos, gerencia,… Con estas notificaciones automáticas los managers ya no necesitan comunicarse con RRHH para verificar, por ejemplo, el estado de situación de un determinado proceso. Un correo electrónico o una alerta en el portal de RRHH avisa automáticamente a los responsables de la toma de decisiones sobre, por ejemplo, el exceso de horas extra, la cercanía de la próxima evaluación anual, etc. Al mostrar la información precisa en el momento adecuado, el portal de RRHH garantiza una gestión más eficiente . Y, por supuesto, la anticipación a posibles incidencias.

Y, si todavía tienes dudas, prueba gratis nuestro software de RRHH. Tenemos la solución perfecta para cualquiera de los problemas que puedas imaginar en la gestión de los recursos humanos.

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