¿Qué puedes incluir en el Portal de recursos humanos?

El portal de recursos humanos es un elemento clave. Y, de hecho, el portal del empleado y del manager es uno de los mayores beneficios que aporta un software de RRHH. Significa el final de las interrupciones por cuestiones banales. Cuestiones administrativas interminables, actualización de contratos laborales, formularios antiguos o procesos de aprobación estancados en el tiempo… ¿Te imaginas?

portal del empleado

Por otra parte, el portal de RRHH proporciona capacidad y autonomía para gestionar los datos personales. En un entorno como el actual en el que prácticamente todo está a golpe de click, ¿Crees que RRHH puede ir en otra dirección? ¿A una velocidad diferente? La gestión de las personas se automatiza. En parte, también porque las personas tienen un altísimo nivel de automatización en su entorno personal.

Por otro lado, las redes sociales han cambiado los modelos de comunicación. También la forma de colaborar en el trabajo. Cada vez más empresas recurren a portales internos para ayudar a sus empleados a estar al tanto sobre aspectos corporativos importantes. También para impulsar el trabajo colaborativo.

Además, el portal del empleado y del manager, suele ser una funcionalidad del software de recursos humanos avanzado. A través de él, empleados y managers, acceden a la información que necesitan. Ahora bien, ¿cuáles crees que podrían ser las 10 cosas más importantes para publicar en el portal? Te doy alguna pista:

Pack de Bienvenida

Lo que los anglosajones denominan Welcome Pack. Es lo primero que reciben los nuevos empleados. Sin embargo, la confusión de los primeros días puede dificultar la asimilación de todos los detalles que incluyen estos materiales. Más, en estos momentos, en los que el proceso de Onboarding ha tenido que ser en remoto.

Subir el Pack de Bienvenida al portal de recursos humanos ayuda a que los empleados se fijen, también en los detalles. Esos que podrían pasar desapercibidos en un primer momento. Y, por supuesto, será un recordatorio para no olvidar cuestiones clave que hay que tener siempre en cuenta. Cuestiones elementales relacionadas, por ejemplo, con:

  • Derechos y obligaciones
  • Políticas corporativas
  • Modelos de calidad
  • Normas de vestuario, horarios, etc.

Políticas y procedimientos

Puedes convertir el  Portal de recursos humanos en un repositorio donde albergar y compartir documentos corporativos importantes. Todos tienen fácil acceso a la información relevante. Bien para desempeñar su trabajo. Bien para estar al corriente de lo que pasa en la organización. Si la información está disponible en el portal del empleado, el manager recibirá menos peticiones diarias de información. En este sentido, te muestro algunos ejemplos de lo que se puede publicar en el portal del empleado:

  • Política de Gestión de Permisos, Vacaciones y otras Ausencias
  • Manual de Seguridad en el Trabajo
  • Medidas de Reclamación para empleados
  • Código de ética corporativo
  • Normas de uso de Internet y las Redes Sociales

Quién es Quién

Puede que tu empresa utilice un software de recursos humanos que  no permita generar automáticamente los organigramas actualizados, o una lista de contactos destacados. Deberías replantearte buscar uno nuevo. Entre tanto, podrás buscar solución a través de su portal de recursos humanos. Puedes utilizar directorios completos que incluyan fotografías e información personal, roles, tareas y datos de contacto.

Los empleados recién llegados podrían utilizar esta herramienta para identificar a los compañeros. Tanto a las personas a quienes reportar. Como a aquellas que se encuentran por los pasillos habitualmente y que no saben cómo se llaman.  También es una buena manera de facilitar la comunicación entre todos. Y como soporte para encontrar compañeros con los que colaborar en proyectos puntuales.

Valores corporativos

También puedes publicar en el portal de recursos humanos los valores corporativos  que quieras destacar. Se mejora su visibilidad. Y se refuerzan los comportamientos más ejemplares. No debe ser un simple listado aburrido de condiciones. Más bien, debe ser un lugar interactivo. Por eso será importante animar a todos para que compartan sus experiencias. Y que todos destaquen ejemplos sobre los valores que encuentran en el transcurso de su jornada laboral. Es una manera de compartir casos de éxito. Y transmitir una verdadera sensación de bienestar entre la plantilla.

Novedades

En la sección “noticias” del Portal todos podrán estar informados sobre la actualidad de la organización. Desde ahí, puedes compartir noticias relacionadas con recursos humanos. promociones, premios, reconocimientos o cambios en el paquete de beneficios sociales, por ejemplo. Pero, además, podría ser el lugar perfecto para publicar noticias sobre la organización en general. Por ejemplo:

  • captación de nuevos clientes
  • consecución de los objetivos establecidos en las estrategias de crecimiento
  • apertura de nuevos mercados, etc.

Puestos de promoción interna

Antes de gastar una fortuna en encontrar nuevos candidatos para cubrir las vacantes que vayan surgiendo en la organización, asegúrate de que no tienes el talento que buscas delante de ti. Puedes publicar en el portal de recursos humanos las ofertas de empleo. Puede ser que alguien dentro de la organización se encuentre en búsqueda activa. O, simplemente, disponga de las habilidades que buscas para el nuevo puesto. Podríais empezar a hablar sobre el tema. También podrías animar a los empleados a buscar candidatos en su propia red personal de contactos. Algunas empresas ofrecen incluso, alguna recompensa, por recomendar a candidatos que luego hayan sido seleccionados.

Responsabilidad Social

Además, el portal de recursos humanos es un medio útil para promover el compromiso respecto a la RSC. Puedes compartir la política empresarial en materia de reciclaje, por ejemplo. O las medidas de ahorro energético. O alentar a los empleados a crear algún grupo de trabajo que impulse la búsqueda de nuevas formas de operar menos contaminantes. También es un escaparate para mostrar proyectos comunitarios con los que la compañía se sienta más comprometida. Y buscar la recogida de firmas para sacarlos adelante. Transmitir la importancia de la RSE es especialmente importante si la plantilla de la organización está compuesta mayoritariamente por miembros de la generación Y. Diversos estudios han revelado que “restituir” a la sociedad es un factor motivacional clave para este grupo de personas.

Actividades de ocio y tiempo libre

En el portal de recursos humanos también caben las noticias relacionadas con el ocio. Por ejemplo, se podrían publicar las noticias sobre fiestas de empresas, salidas o encuentros corporativos, y otros eventos locales. Se debería impulsar un uso interactivo de esta herramienta para animar a los empleados, por ejemplo, a organizar grupos para realizar actividades fuera del trabajo. Alguien podría, por ejemplo, proponer la creación de un club de lectura o hacer deporte después del trabajo. Se podría organizar una sesión de yoga. O cualquier otra actividad deportiva durante el descanso. Perder el sentimiento de pertenencia a un grupo, puede poner en riesgo el compromiso de todos. Y, también, la viabilidad de la organización.

Enlaces útiles

La mayoría de las empresas utilizan proveedores externos para prestar ciertos servicios. Por ejemplo, servicios médicos, acuerdos con algún gimnasio o descuentos para compras en algunos establecimientos. Publicar los enlaces a estos servicios en el portal de recursos humanos puede ser también de gran utilidad porque los empleados olvidan muchas veces que tienen derecho a este tipo de servicios o los procedimientos a seguir para acceder a ellos. Es una buena manera de recordar a la gente qué beneficios o servicios adicionales le ofrece la empresa. Y al mismo tiempo, animar a todos a que hagan uso de ellos.

Preguntas frecuentes

Hay muchas cuestiones sobre la gestión de los recursos humanos que son recurrentes. Puedes publicarlas en el portal de recursos humanos para que todos las tengan a mano. Incluso, puedes “colgar” una lista de preguntas frecuentes e ir actualizándola periódicamente. O bien, podrías desarrollar una función más interactiva para animar a los empleados a enviar sus preguntas. Puedes hacerlo a través de un chat que facilite la comunicación más fluida. Si te decides por esta última opción, asegúrate de proporcionar la disponibilidad necesaria para responder con rapidez. Si no, puedes perder credibilidad. Y, provocar el efecto contrario.

Éstas sólo algunas sugerencias sobre cómo utilizar el portal de recursos humanos. Sin embargo, cada organización tendrá sus propios objetivos. Lo mejor es que es una herramienta que se puedes personalizar. La clave para obtener lo mejor de la tecnología es pensar más allá de lo evidente. Y buscar fórmulas más creativas de involucrar a los empleados. También para fomentar su lealtad a la compañía y favorecer su contribución en momentos estratégicos.

Dicho esto, hay otro aspecto clave del portal del empleado y del manager.  No siempre es fácil convencer a todos para que utilicen la tecnología en el trabajo. Especialmente en algunos entornos, que son más reacios que otros. En RRHH es importante, transmitir los beneficios del software de recursos humanos en aspectos concretos. Si hablamos del portal del empleado, obviamente, también. Solo aportará los beneficios que espera la organización de él, si los usuarios, lo utilizan de forma adecuada.

Entonces, ¿cómo vencer la inercia a la oposición al cambio? ¿cómo impulsar la transformación tecnológica y evitar la resistencia a utilizar un nuevo software de RRHH? ¿Cómo extraer el máximo potencial de la inversión realizada? Aquí van algunas recomendaciones:

Avisa con tiempo

Si avisas a la gente de la noche a la mañana sobre el cambio de procesos o de tecnología, seguramente, la resistencia será fuerte. Por eso, implementa una campaña de comunicación previa para que todo el mundo sepa:

  • qué cambia
  • cuándo será el cambio
  • por qué se produce el cambio
  • qué ventajas aportará el cambio
  • cómo le afectará el cambio

Asegúrate de que captas la atención de todos. Que todos tienen claro los aspectos estratégicos del cambio. Habla claro. Utiliza todas las herramientas a tu alcance. Hazlo con la antelación suficiente. El mejor enfoque es organizar una campaña de comunicación por fases. Ir cumpliendo hitos. En cada etapa, comprobar que todo y todos entienden perfectamente las implicaciones del cambio. Y el calendario para llevarlo a cabo. Resuelve dudas, sobre todo, en lo que se refiere a lo que cabe esperar del cambio.

Explica los beneficios del portal del empleado

Si todos saben por qué utilizar el portal de RRHH y las ventajas que aporta, todo será más fácil. Las organizaciones suelen caer en la trampa de explicar solo los beneficios corporativos. Pero, pasan por alto, las ventajas personales. Las que afectan, directamente, al día a día, de los empleados. Insiste en que el portal del empleado acelerará y simplificará, por ejemplo, la solicitud de vacaciones y otras ausencias. Y que ayudará a que todos puedan planificar mejor su tiempo libre. Anima a todos a utilizar las aplicaciones móviles del software de recursos humanos. La interfaz debe ser intuitiva para que se sienta como algo que se puede usar todos los días.

Reclutar embajadores

Todas las organizaciones tienen personas abiertas al cambio y entusiasmadas con los nuevos sistemas. Y otras personas que prefieren permanecer en su zona de confort. Ya sabes, el típico “hacer lo mismo de la misma manera”. Si quieres que el portal del empleado empiece con buen pie, podrías pedir la ayuda de aquellos que estén más implicados con el cambio. Estos empleados, más proactivos, actuarán como “embajadores” del cambio. Intenta identificar, al menos, a un posible embajador en cada departamento o equipo. Una persona preparada para adoptar el cambio rápidamente. Y capaz de “vender” sus bondades al resto de compañeros. Por otro lado, trata de localizar a los más reacios al cambio, lo antes posible. Eso evitará que boicoteen el proyecto.

Entrenamiento

Generalmente, el portal de RRHH es fácil de usar. Pero, no des por hecho, que todos están preparados para empezar a utilizarlo sin ayuda. Podrías hacer pequeñas sesiones de “práctica” durante el almuerzo para todos se vayan familiarizando con la nueva herramienta. Si es posible, también podrías organizar reuniones de equipos o áreas para comprobar que el sistema funciona. Y, aprovechar, las sesiones, para responder preguntas o despejar dudas al respecto.

No dejes que la gente se escape

Cuando las personas están ocupadas, no tienen el tiempo o la energía para enfrentarse a un sistema nuevo. Más aún, si piensan que la forma convencional de hacer las cosas funcionaba bien. En un primer momento, es posible que RRHH caiga en la tentación de hacer las cosas por los demás. Algo así como “lo hago yo, pero solo por esta vez”. Sin embargo, esta actitud es peligrosa. Cede una vez y verás que la gente volverá a preguntar ya que se lo hagas, de nuevo. Obviamente, no se puede rechazar directamente cualquier petición. Lo que sí puedes hacer es reiterar la disponibilidad de instrucciones para “hacerlo tú mismo”. Y, si eso no funciona, habrá que atentos a qué podría necesitar para estar ayuda: formación, mentoring, coaching, etc.

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