Black Friday en RRHH. ¿Cómo evitar un «viernes negro»?

Último viernes de noviembre. En el plano comercial lo conocemos como Black Friday. Y ya sabemos lo que implica. Grandes ofertas. Importante pico de ventas. Comienzo de la campaña navideña. Y, seguramente, la necesidad de reforzar el equipo comercial. Ahí tienes lo que implica Black Friday en RRHH.

En el entorno de los RRHH este último viernes de noviembre, es siempre un punto de inflexión. Como en el comercio, marca el inicio de las Navidades. Y, con ello, la vorágine de organizar permisos y vacaciones. Pero, también, en la industria del retail, por ejemplo, la necesidad de incorporar nuevos recursos. Profesionales, que vendrán a reforzar los equipos de ventas. Y que, probablemente, permanecerán en la empresa, hasta las rebajas de enero.

Black Friday en RRHH

El Black Friday es una “fiesta” para el consumidor. Que podrá acceder a productos y servicios rebajados de precio. Y, también para muchas organizaciones que, reflejarán en sus cuentas, un importante incremento de ingresos. Pero ¿Cómo crees que encaran las áreas de RRHH este evento? Quizá la traducción literal del término Black Friday te de alguna pista.

Evitar que el área de RRHH caiga en las garras del Viernes Negro es relativamente fácil. Aquí tienes algunos consejos.

Analiza, busca patrones, planifica y actúa

La clave está en no improvisar. Que los acontecimientos no te pillen desprevenido. Por eso, debes prestar mucha atención a lo que dicen tus datos. Utilizando la información de años anteriores podrás identificar un patrón de comportamiento. O de necesidades. O de áreas de mejora. Y, con ello, tomar decisiones más inteligentes.

¿Qué podrás averiguar? Respecto a las ausencias, podrás identificar a aquellos empleados que todos los años se piden las vacaciones los mismos días. La semana de Nochebuena. La semana de Nochevieja. Quizá la semana de Reyes. Puede que te encuentres con empleados que prefieren trabajar durante las fechas navideñas. O con empleados que quieran disfrutar solo de los días sueltos. Si tienes esa información de antemano, podrás planificar. Y hacer simulaciones. Para luego, proponer planes de vacaciones equilibrados y que “convenzan” a todos.

Pero, si lo que necesita la organización es potenciar algunos departamentos, ya sabes, ventas, atención al cliente, gestión de almacén, … el procedimiento será el mismo. Busca en tus datos la información que pueda ayudarte a diseñar un plan de apoyo sólido. Una estrategia que te permita enviar los recursos donde realmente se necesiten. Quizá puedas reubicar -temporalmente- a algunos empleados. Tal vez tengas que incorporar nuevos profesionales para hacer frente a la campaña de Navidad. O, puede que la organización funcione con los recursos que ya tiene. Simplemente, reorganizando sus tareas. E implementando un plan de horas extras remuneradas.

En este caso, utilizar un software de recursos humanos con funciones analíticas te ayudará a visualizar los datos. Pero, sobre todo, a entender la información que encierran. Y a convertirla en conocimiento. Esa es la clave. Ver el dato. Entenderlo. Y tomar decisiones inteligentes.

Automatiza la gestión de ausencias

Tienes la información. Y el conocimiento. Ahora toca actuar en consecuencia. Para hacerlo estaría bien que pudieras centrarte en la estrategia. Es decir, en diseñar un plan de acción que convenza a todos. A los que se quieren ir. A los que se quieren quedar. Y, por supuesto, a la organización.  ¿Qué te parecería tener todo el tiempo del mundo para diseñar tu plan actuación? ¿No tener que pensar en los aspectos administrativos? ¿Ni en la parte operativa del día a día? ¿Ni en esas tareas repetitivas que te aportan cero valor?

Utiliza un software de RRHH para gestionar las ausencias. Te ayudará a automatizar procesos. Podrás controlar y coordinar la disponibilidad de los recursos humanos en todo momento. Y, con ello, organizar el trabajo, los turnos, los horarios, de una manera más eficiente. Y rentable. Podrás gestionar las vacaciones, los permisos y cualquier otro tipo de ausencia de forma automática. Segura. Confiable.

Automatizar la gestión de ausencias y vacaciones evitará que tengas que actualizar a mano diferentes tablas. Ahorrarás tiempo. Y minimizarás el margen de error. Los empleados podrán cursar sus solicitudes. Si utilizas un software de RRHH en la nube, podrán hacerlo a través de la plataforma web. O, incluso de la App del sistema. Desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. En cualquier momento.

La notificación llegará automáticamente a la persona encargada de aprobar o denegar la solicitud. Con un solo clic podrá acceder al calendario laboral. Y evaluar la viabilidad del permiso. Igualmente, a golpe de clic, enviar una notificación -automática- al empleado, aprobando o rechazando su solicitud. Hablamos de un proceso que mejora la operativa del día a día. Pero, que, además, facilita la interacción entre empleados y managers.

Incrementa los recursos donde y cuando se necesiten

Casi todas las organizaciones se enfrentan a imprevistos. Situaciones repentinas que desencadenan la necesidad de tomar decisiones inmediatas.  Pero que se producen de manera constante. Bajas por enfermedad. Permisos por maternidad o paternidad. Accidentes o situaciones de emergencia familiares. Un montón de razones que pueden derivar en la ausencia de uno o de varios empleados. Y que puede afectar de manera inevitable al funcionamiento del equipo. A veces, aumentando la presión sobre el resto de sus miembros que asumen la carga adicional de trabajo.  Acuérdate de las urgencias y los servicios médicos en abril de 2020.

A estas situaciones imprevisibles hay que sumar esos otros momentos en los que ya sabes que la actividad del negocio aumentará. Volviendo al ejemplo de los retailers -Navidades, verano, Black Friday, Blue Monday, San Valentín, …- Lo sabes porque tu negocio es estacional, Y porque entiendes la información que te transmiten tus datos. Por eso, es importante que la organización cuente con una red de contactos profesionales freelances o temporales a los que poder recurrir para solventar los picos de trabajo estacionales.

Contar con esta fuente de talento permitirá a la organización reaccionar rápidamente a los imprevistos. Y cubrir las necesidades puntuales sin tener que invertir tiempo y dinero en poner en marcha complejos procesos de selección. De hecho, son precisamente, situaciones como las que vivimos actualmente, las que muestran lo importante que es la agilidad empresarial. Y la función crítica de la adaptación a los cambios, por ejemplo, para no colapsar con el Black Friday en RRHH.

Recibe bien a las nuevas incorporaciones

Que una persona se incorpore temporalmente a una organización no quiere decir que no necesite un plan de acogida eficiente. Más bien al contrario. Recuerda que estará poco tiempo en la empresa. Y, que su trabajo es clave para un momento puntual. Si no, no los contratarías, ¿Verdad? Los trabajadores estacionales tienen una función crítica en el negocio. Su actuación impacta de lleno en los resultados de la empresa. De hecho,  el Black Friday generará este año un 50% más empleos que antes de la pandemia.

Por eso, es importante que su curva de aprendizaje y adaptación sea corta. Que aprendan rápidamente los procesos. La manera de operar. Las políticas y cultura corporativa. Que se integre pronto en la estructura funcional. Y que pueda empezar a desempeñar su función lo antes posible. ¿Quiénes serán sus managers y sus compañeros? ¿Dónde desempeñará su trabajo? ¿Cuáles serán sus responsabilidades? ¿Con qué medios, herramientas o tecnología cuenta?

Todas esas cuestiones son claves para empezar a funcionar. Los empleados temporales necesitan y merecen el mismo nivel de atención que los trabajadores a tiempo completo. Pero, su proceso de incorporación, necesariamente, debe ser exprés. Aquí tienes algunas recomendaciones que pueden serte útiles para evitar que el Black Friday en RRHH se convierta en un auténtico Viernes Negro:

  • Estandariza los procesos de incorporación para empleados temporales.

Un proceso para que puedan conocer políticas, procesos y procedimientos. Expectativas. Responsabilidades. Y, cualquier aspecto básico para el desempeño de su trabajo mientras permanezcan en la empresa. Si tu software de recursos humanos incluye un módulo para la gestión del Onboarging, todo será más fácil.

  • Proporciona formación

Especialmente en aquellos aspectos básicos para el desempeño de sus tareas. Por ejemplo, claves de acceso al ordenador, código de vendedor, claves para atender a todo tipo de clientes, criterios de resolución de incidencias, etc.

  • Identifica un mentor

Además de mostrar los aspectos básicos del día a día, ayudará a la integración con el equipo. Puede responder preguntas con amabilidad y paciencia. Y hacer que la persona que se incorpora se sienta más segura e integrada con el equipo.

  • Incentiva el aprendizaje

Puedes incluir un plan de incentivos para que el personal temporal complete su formación como parte de su desempeño. Los incentivos son motivadores. E, incluso, desafiantes. Evitan que la gente sienta que no merece la pena el esfuerzo porque estarán poco tiempo en la empresa. Bonificaciones en efectivo, tarjetas regalo, formación, etc. pueden ayudar a cumplir los objetivos.

Si aún tienes dudas sobre cómo evitar que este Black Friday en RRHH acabe siendo un Viernes Negro, contacta con nosotros. Podemos ayudarte.

 

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