Funciones de autoservicio: 6 consejos útiles para que los empleados las utilicen

Vale. Tienes un nuevo software de RRHH. Una plataforma que incluye todo tipo de funcionalidades y servicios. Incluso, funciones de autoservicio, para que los empleados puedan acceder a la información que necesiten. O modificar sus datos, personales, profesionales, administrativos, etc. Has comprobado que el sistema está bien configurado. Y que está listo para empezar a utilizarlo. Aplicar las funciones de autoservicio, permitirá a RRHH liberarse de tareas administrativas. ¡Nada puede salir mal!

Invertir en un software de RRHH con funciones de autoservicio es una manera eficaz de hacer que tu departamento de RRHH sea más eficiente. Más productivo. Y más habilitado para el cumplimiento normativo y legislativo. La razón es bien sencilla: facilita la vida a toda la plantilla. Los empleados pueden obtener la información que necesitan. Y gestionar sus propios datos.

RRHH dejará de recibir interminables solicitudes como la actualización de información personal, la comprobación de los saldos de vacaciones, o cosas similares. Ahora bien, tienes que tener clara una cosa: Tu software de RRHH se convertirá en un importante activo para tu empresa, solo si la gente, de verdad, lo usa.

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¿Miedo al cambio?

Aunque las empresas son cada vez más conscientes del valor que aportan las funciones de autoservicio incluidas en un software de RRHH, lo cierto es que no siempre resulta sencillo hacer que los empleados vean las ventajas. Especialmente si una empresa tiene procesos muy arraigados. O si trabaja con el típico enfoque de “siempre lo hemos hecho así”.

Puede que tus empleados se resistan al cambio. Y que les resulte difícil acostumbrarse a utilizar las funciones de autoservicio. No son “bichos raros”. Nosotros nos hemos encontrado con situaciones similares a esta. Y, la mayoría de las veces, las reticencias vienen por los siguientes motivos:

Miedo a lo nuevo

Un software de RRHH online puede “intimidar” a los empleados que no tienen una mentalidad digital. Además, por lo general, los nuevos sistemas vienen acompañados de nuevos procesos. Nuevos procedimientos que pueden frustrar o asustar a aquellas personas menos familiarizadas con la tecnología. Y, por supuesto, con los cambios.

Falta de preparación

Esperar que los empleados, simplemente se acostumbren, sin previo aviso, al nuevo sistema, no tiene sentido. Y, desde luego, lastra la utilización del software. Y, la asimilación de los nuevos procesos. Es de esperar, ¿no crees? Si nadie sabe que se va a introducir un nuevo software, ni para qué sirve, ni los beneficios que aportará, es muy probable que se nieguen a utilizarlo.

Desconfianza en los sistemas automatizados

Puede que tus empleados prefieran ponerse en contacto con una persona real. Puede que crean que un sistema automatizado es menos fiable. O que no ofrece una experiencia de usuario adecuada. O, simplemente, puede que piensen que no será fácil de utilizar.

Implantar un software de RRHH con funciones de autoservicio supone una gran inversión. Te lo cuente quien te lo cuente, esa es la realidad. Así que es importante que los empleados lo entiendan. Por eso, hay que explicar claramente en qué consistirá el cambio. Y hacer que participen de él.

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Nosotros llevamos muchos años lidiando con estos asuntos. Por eso, hemos elaborado una lista que recoge 6 recomendaciones para ayudar a tus empleados a sumarse al cambio. Y facilitar el uso, no solo de las funciones de autoservicio incluidas en el software de RRHH. También de toda la suite completa. Y obtener, así, el máximo potencial de la tecnología:

Planifica el lanzamiento

El cambio a un software con funciones de autoservicio puede suponer un choque cultural para una organización con procesos de RRHH manuales. O en los que se utiliza mucho papel. O en empresas que, como decíamos antes, tienen procedimientos muy arraigados. Por eso, es importante que pienses cuidadosamente en cómo vas a comunicar el cambio a la gente. Podrías publicar el calendario de implementación con antelación. De esta manera, si lo haces con tiempo, la gente estará preparada y no habrá sorpresas.

Aporta una razón para que los empleados lo utilicen

Seamos sinceros. Es posible que tus empleados no se sientan entusiasmados al pensar en nuevos procesos de RRHH. Pero, estoy segura de que habrá funciones de RRHH que les resultarán interesantes. Quizá, poder reservar, fácilmente, sus días libres. O consultar las últimas noticias sobre la empresa.

Explica las principales razones por las que se va a empezar a utilizar un software de RRHH con funciones de autoservicio. Y destaca los puntos en los que un sistema automatizado ayudará a la empresa a conseguir sus objetivos. Pero, sobre todo, céntrate en contar las mejoras que aportará las funciones de autoservicio para los empleados. Si, además, puedes mostrar cómo el nuevo software puede hacer que su experiencia laboral sea mejor y más atractiva, seguramente, conseguirás la aceptación de todos. O, cuanto menos, de la mayoría.

Arranca con un proyecto piloto

Merece la pena considerar la posibilidad de arrancar con un proyecto piloto. Es decir, implantar el software de RRHH y las funciones de autoservicio en un solo equipo. O en un área concreta de la organización. Es una forma de comprobar que el sistema está bien configurado. Y que funciona como tú quieres que funcione. Pero, también te servirá para mostrar a la gente lo eficaces y ágiles que serán sus procesos.

Los que hayan participado en el proyecto piloto podrán tranquilizar al resto. Y resolver algunas dudas respecto al funcionamiento. Pero, sobre todo, podrán convertirse en defensores del nuevo enfoque, basado en la autonomía. Hablando de eso …

Identifica a los “influencers” de tu empresa

Una de la manera más eficaz de hacer que la gente utilice las funciones de autoservicio de tu software de RRHH es aprovechar el poder de influencia de tu gente.

Pregúntate: ¿quiénes son las personas clave dentro de tu organización? ¿Quiénes son los líderes naturales que pueden animar a los demás a sumarse al cambio? Intenta identificar a los “influencers” de tu empresa que difundirán las bondades del nuevo sistema de autoservicio. Pero recuerda: los más influyentes no siempre son las personas que ocupan los puestos de más autoridad.

Asegúrate de que estas personas clave entienden las ventajas del nuevo enfoque desde el principio. Es la manera de hacer que estén en condiciones de poder hablar con los demás. Y, en caso de necesitarlo, responder a preguntas concretas sobre su funcionamiento. Inclúyelas, tanto en la planificación como en las iniciativas piloto. De esta manera, estarán totalmente familiarizadas con el sistema. Y podrán ayudar al resto a optimizar su funcionamiento.

Ofrece formación para utilizar las funciones de autoservicio

Un software de RRHH como Cezanne HR es intuitivo y muy fácil de usar. Pero, la gente se pone nerviosa ante cualquier sistema nuevo. Y, puede que no todos los empleados se sientan cómodos con la tecnología.

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Piensa en la posibilidad de organizar pequeñas sesiones formativas para grupos reducidos. Así podrás ayudar a que todos se familiaricen con el sistema. Y asegúrate de que la información de respaldo está disponible por si hace falta “refrescar la memoria”. Un email con instrucciones de uso, un paso a paso, debería ser suficiente. Pero, también, puedes compartir guías o vídeos explicativos en los espacios de trabajo compartidos, o en los portales de RRHH, para que cualquiera pueda acceder y consultar los recursos necesarios.

No te precipites

Una vez que todos vean lo fácil que es obtener una actualización de sus vacaciones o conseguir una autorización rápida para sus solicitudes, RRHH podrá concentrarse en otros proyectos más estratégicos. Y, sí, digámoslo claramente, más gratificantes.

Estas son solo algunas de las ideas que se nos han ocurrido para animar a los empleados a utilizar las funciones de autoservicio de su software de RRHH. Pero, tenemos otras muchas más. Contacta con nosotros y te contaremos cómo sacar el máximo partido de tu solución.

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