El síndrome de Burnout entre los profesionales de RR.HH. es cada vez más habitual. Si tenemos en cuenta que las funciones de esta área se han ampliado exponencialmente en los últimos años, es fácil adivinar el porqué de ese agotamiento. La solución bien puede ser delegar tareas.
Desde que RR.HH. se ha convertido en un socio estratégico de la empresa, las exigencias diarias de su función se han multiplicado por diez. Por lo tanto, para los equipos de RR.HH. la presión es enorme. Delegar tareas es una de las claves para «descongestionar» el área de recursos humanos. Ahora bien, no siempre resulta fácil ceder el testigo.
¿Por qué los profesionales de RR.HH. necesitan delegar tareas?
Cuando RR.HH. tiene problemas, también los tiene el resto de la organización. Y, siendo uno de los departamentos, tradicionalmente, más pequeños de la empresa, no es de extrañar que la carga de trabajo llegue a ser abrumadora. Tanto que, diferentes investigaciones han asegurado que el 98% de los profesionales de RR.HH. declararon haber experimentado agotamiento en 2022.
La naturaleza, muchas veces, reactiva de RR.HH. también puede ser compleja. Tareas como responder a consultas recurrentes, resolver incidencias y asuntos del día a día en tiempo real, dificulta la concentración en actividades más estratégicas. Si a esto le añadimos la aplicación de diferentes iniciativas de RR.HH. la realización de tareas administrativas, la gestión de la protección de datos o las medidas de seguridad propias de cualquier organización, encontrar tiempo para respirar, de verdad que se hace cada vez más difícil.
Cuando pensamos en delegar tareas, por lo general, nos resulta más fácil decirlo que hacerlo. Pero, aquí tienes algunas ideas para que los responsables de RR.HH. sepan por donde pueden empezar a delegar eficazmente.
Selecciona las tareas que puedes/debes asumir
Tanto si hay que planificar un evento, como si hay que abordar tareas administrativas, RR.HH. suele ser el primer área en el que se piensa para hacerlo. Y, la verdad es que no siempre esas tareas entran dentro de sus atribuciones.
Por desgracia, convertirse en el «sí a todo» de una organización implica restar tiempo para abordar las responsabilidades estratégicas clave que sólo RR.HH. puede llevar a cabo. Por lo tanto, toma conciencia del “ancho de banda” de tu equipo de RR.HH., tanto en lo que respecta al tiempo que tienen disponible como a la capacidad mental que pueden asumir.
Si te das cuenta de que tu equipo de RR.HH. está desbordado por las responsabilidades, es hora de plantearse qué tareas deben ser prioritarias. De las restantes, ¿podrías pasar alguna a otros equipos o altos cargos, o a personas ajenas al departamento?
Explora las posibilidades de la automatización
Si una tarea no puede externalizarse o transferirse, es muy probable que pueda automatizarse. Los sistemas de RR.HH. modernos ofrecen varias vías para automatizar las tareas administrativas rutinarias o repetitivas. De forma que puedas liberar tiempo y que el equipo de RR.HH. se centre en responsabilidades y proyectos de mayor valor añadido.
Por ejemplo, las herramientas de creación de formularios y las funciones de incorporación, como las de Cezanne HR, permiten a los usuarios crear plantillas para formularios o listas de comprobación y notificaciones de uso frecuente. Una vez configuradas, estas plantillas que ya vienen pre-definidas el equipo de RR.HH. podrá enviarlas automáticamente a los empleados, habiendo empleado muy poco tiempo y prácticamente, cero esfuerzo.
Los portales de recursos humanos y los espacios de trabajo compartido también ayudan a reducir la carga de trabajo. Es sencillo. Los empleados acceden fácilmente a recursos, herramientas y políticas relevantes cuando lo necesitan. Se evitan el paso de acudir a RR.HH. para conseguir la información.
Es decir, ya no hace falta preguntar a RR.HH. cómo hacer o dónde encontrar determinadas cosas. Todo está en el espacio de trabajo, centralizado. Una herramienta que ha demostrado ser un sistema estupendo de compartir información.
Si, además, utilizas un software de RR.HH. con certificación ISO-27001 el área de gestión de personas podrá traspasar la “carga” asociada a la privacidad y protección de datos, a las áreas o personas adecuadas. Y si, por otro lado, integras tu software con una solución de nóminas, la externalización de tareas administrativas será un éxito. Y, tu equipo de recursos humanos empezará a retomar el control sobre su función estratégica.
Afina la comunicación
Muchos líderes empresariales tienen miedo a delegar tareas. Y se aferran a determinadas funciones bajo la excusa del tiempo, la eficiencia o la calidad con la que deben completarse. Al fin y al cabo, si es algo que haces habitualmente, lo lógico es pensar que tú lo harás más rápido que si tienes que explicarle o formar a alguien para que lo haga.
Sin embargo, esta forma de pensar puede llevar a cantidad de tareas inacabadas. Actividades que se quedan pendientes indefinidamente. Por eso, es tan importante tomar conciencia de cómo se comunican las tareas a los miembros del equipo. Y asegurarse de que se presta el apoyo necesario para el éxito desde el principio. Algunas preguntas que debes tener en cuenta:
¿Cuál es el «objetivo final» de la tarea?
¿Hay que cumplir algún plazo o meta?
¿Se necesitan recursos o herramientas adicionales para completar la tarea?
¿Sería útil o apropiado mantener una conversación de «control» a mitad de la tarea?
Trata la delegación como una oportunidad para el desarrollo profesional
En los últimos años, se ha repetido con frecuencia que las oportunidades de formación y desarrollo pueden influir decisivamente en la opinión que un empleado tiene de su empresa. De hecho, la falta de oportunidades de desarrollo sigue siendo uno de los principales factores que contribuyen a la insatisfacción de los empleados en España.
Tratar la delegación de tareas como una oportunidad de desarrollo profesional puede hacer que la redistribución de responsabilidades beneficie a todos los implicados. Identifica -mediante revisiones previas del desempeño, comentarios verbales o la simple observación diaria- las habilidades y los objetivos que los miembros del equipo ya poseen o pretenden desarrollar, y utilízalos para informar sobre el modo en el que se delegan las tareas.
Distribuir responsabilidades teniendo en cuenta los objetivos de aprendizaje y desarrollo garantiza dos cosas. En primer lugar, que el equipo de RR.HH. utiliza su tiempo en beneficio de la empresa. Y, en segundo lugar, que puede acelerar el desarrollo profesional del talento interno de la organización. Ten en cuenta, no obstante, que esto puede requerir cierto tiempo de adaptación.
