Es hora de hacer balance y planificar

Apenas acabamos de empezar el año y ya nos hemos enfrentado al Blue Monday y a la famosa cuesta de enero. Pareciera que este mes tuviera el doble de días que el resto. Demasiadas cosas para intentar llegar hasta el día 31 de una pieza. Si formas parte de un equipo de gestión de Recursos Humanos, sabrás de lo que hablo. Revisiones, análisis, reportes, presupuestos, planificaciones, selección, etc, etc, etc.

Si. Hemos terminado la matriz de mérito, hemos realizado con éxito la evaluación del desempeño y buscamos nuevas fórmulas para incentivar y motivar a nuestros empleados. Parece lo de siempre, ¿verdad? En realidad, lo es. Lo que sucede es que hay determinadas épocas del año en las que se acumulan tareas que llenan nuestras agendas. Ya sabes: los famosos picos de trabajo. Pues sí. Estamos de lleno en uno de esos momentos en los que a los días les faltan horas.

Pero no te desesperes, hay fórmulas no solo para sobrellevar estas cargas extra de trabajo, sino incluso para salir reforzados de ellas. Eso sí. Deberás disponer de las herramientas adecuadas para hacerlo. Recuerda que también en estos casos, la tecnología será tu mejor aliado para hacer más cosas en menos tiempo. O lo que es lo mismo: para ser más eficiente.

Disponer de un software avanzado para la gestión de los recursos humanos te ayudará a implementar un management mucho más moderno y eficiente porque te aportará la información que necesites de un modo sencillo y rápido, en cualquier momento, y porque pondrá a tu disposición potentes funcionalidades para que, en un abrir y cerrar de ojos, puedas poner en marcha tus procesos de evaluación, por ejemplo, o iniciar un procedimiento de selección, o ver qué necesidades de formación y cualificación tiene tu plantilla e, iniciar las acciones que consideres oportunas.

Sí. Es tiempo de revisar y de analizar lo que hemos hecho. ¿Crees que sería posible encajar todo el trabajo que implican los informes anuales en la operativa del día a día, si no contaras con una solución capaz de poner en tus manos la información que necesitas en un solo clic?  ¿Crees que podrías sacar conclusiones y planificar nuevas estrategias si tuvieras que extraer los datos de una hoja de cálculo? ¿Crees que serías capaz de ver qué huecos hay o habrá en un futuro próximo en tu equipo? -ya sabes, gente que se marcha de la empresa, que promociona a otros puestos, empleados que terminan su carrera profesional, todos dejarán un hueco que deberá reemplazarse en tiempo y forma si no queremos que la sobrecarga de trabajo se reparta entre el resto de empleados o peor aún, que las tareas se queden sin hacer, repercutiendo en el servicio que se presta a los clientes.

Hace solo unas semanas estábamos como locos intentando ajustar las vacaciones de Navidad, las ausencias, las vacantes, … y, hoy, lo que nos ocupa son proyectos más, a largo plazo, ¿qué haremos durante el año en el entorno de la gestión de nuestros equipos para que estos sean más eficientes, para que estén más motivados? ¿qué presupuesto tengo para invertir en formación y desarrollo? ¿qué recursos necesitaré para abordar los nuevos proyectos corporativos? ¿cómo puedo alinear los objetivos individuales con los objetivos de la compañía?

A final de mes tenemos nuestra reunión de empresa. Está previsto que acudan nuestros responsables a nivel europeo y querrán ver qué es lo que hemos conseguido en 2017 y, por supuesto, analizar los resultados y planificar las estrategias y los objetivos para 2018. Todos tenemos claro que la información que tenemos que aportar deberá ser clara y concisa, pero al mismo tiempo consistente y completa. Lo suficiente para que proporcione una visión 360º de lo que hemos hecho y de lo que haremos. En el entorno de los Recursos Humanos el propósito debe ser el mismo. Es decir, proporcionar información sobre los objetivos establecidos a principios de año y los resultados obtenidos. Y, a partir de ahí, poder analizar las desviaciones y elaborar estrategias que permitan afrontar el curso con garantías y, por supuesto, con la capacidad necesaria, incluso para adelantarnos a posibles situaciones potencialmente comprometidas (la marcha de un líder de referencia en la compañía, la sobrecarga de trabajo en un área concreta de la organización y que demande la reubicación de recursos, la convergencia inesperada de ausencias en un mismo equipo ya sea por bajas por enfermedad, por paternidad/maternidad o por cualquier otra circunstancia imprevista…)

Un software HR te permitirá llevar a la práctica muchas tareas que son repetitivas y de escaso valor, en apenas pocos minutos, liberando un tiempo precioso para que puedas abordar otro tipo de trabajos mucho más cualificados y valiosos para tu equipo y, por ende, para tu organización. Si, además utilizas un software HR en cloud, multiplicas las ventajas porque además de tiempo, ganas flexibilidad y ahorras costes. Y, si todavía no utilizas este tipo de aplicativos, quizá sea el momento de pensar en ello. Ups!!!! Otra tarea más para el mes de enero.

Artículo de José Manuel Villaneñor, partner de Cezanne HR en España, publicado por RRHH Digital el 18 de enero de 2018

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