Comincia il 2016, e senza dubbio gli HR più lungimiranti si sono sistemati già l’anno scorso per partire con un sistema di Gestione delle risorse umane innovativo che ottimizzi processi ed archiviazione delle informazioni HR.
Nella scelta di un fornitore di software HR vi sono alcune domande imprescindibili da porre per assicurarsi che si riescano a coprire con efficacia le proprie esigenze. Se sei tra coloro che solo ora si accorgono quanto un gestionale potrebbe semplificare la vita al team HR, non dimenticarti di porre questi 9 quesiti fondamentali:
1- Cosa vuoi ottenere?
Chiarire fin dal principio quale risultato si vuole ottenere è un punto di partenza imprescindibile: volete ridurre gli sprechi di tempo unificando in un unico spazio centralizzato i dati che avete su diversi fogli di calcolo? O volete sostituire un sistema in uso vecchio e che non è più in grado di coprire le vostre esigenze? Volte aprire il sistema a tutti i dipendenti in modo che possano aggiornare alcuni dei propri dati in autonomia? Volete gestire le presenze con un software veloce e snello?
Identificare i punti critici nella vostra organizzazione vi aiuterà a comprendere quale sistema può aiutarvi al meglio.
2- Cosa ti aspetti da un sistema HR?
Tu sai come opera la tua organizzazione, cosa serve per stimolare la crescita e cosa per permetterti di lavorare al meglio, tu sai quali risorse hai a disposizione. Prima di contattare i fornitori stila una lista delle funzionalità che deve avere per te un gestionale risorse umane: ora da questa lista crea due sottogruppi, le caratteristiche desiderate e quelle imprescindibili. E quando il sistema non fornisce ciò che hai richiesto, il supporto è in grado di suggerirti soluzioni alternative?
3- Vuoi un sistema in-house o Cloud?
Preferisci che il nuovo sistema sia installato presso la vostra sede e gestito dal team IT aziendale, o vuoi invece un software nel Cloud con il quale il fornitore si occupa della manutenzione, dei server e degli aggiornamenti? Se scegli il Cloud (ed è la direzione in cui il mondo si sta muovendo a grandi falcate) non sottovalutare la sicurezza dei tuoi dati: chi è l’hosting provider? Ed a quale legislazione in merito alla protezione dei dati è sottoposto?
4- Tutto subito od a piccoli passi?
Entrambi gli approcci hanno i loro pro ed i loro contro, tutto dipende dalle tue esigenze.
Con un avviamento rapido in cui implementare tutto subito, dovrai dedicare grande parte delle tue giornate a questa attività, ma fornirai allo staff un sistema completo fin da subito, senza l’esigenza di dover ciclicamente introdurre l’uso di funzionalità nuove. Allo stesso tempo però rischi di sovraccaricare te ed il team di incombenze difficili da affiancare ai compiti quotidiani, soprattutto se sono vicine scadenze.
Un approccio invece a fasi consente di prendere confidenza senza fretta con la novità, e di configurare il sistema anche secondo i feedback ricevuti in itinere. Tieni presente però che in questo modo si crea una lunga fase in cui l’azienda è costretta a lavorare su diversi fronti (nuovo sistema HR, vecchio sistema HR, fogli di calcolo…) con il rischio di creare confusione, errori e di rallentare il processo.
Lasciati suggerire dal fornitore la prassi migliore, soprattutto se hanno esperienza passate con aziende simili alla tua. Chiedigli che problematiche hanno incontrato ed a seguire domandati se la tua organizzazione è in grado di governarle.
5- Il fornitore ci assomiglia?
È importante affidarsi ad un fornitore di cui abbiamo fiducia e che comprenda le nostre esigenze: vogliamo un sistema che ci consenta di lavorare senza dover chiamare ogni minuto il venditore, ma allo stesso tempo vogliamo la sicurezza di un team di supporto preparato e disponibile in caso di necessità.
6- Posso vederlo?
Non accontentarti dell’assicurazione da parte del fornitore in merito alla copertura delle tue esigenze: pretendi di vedere il sistema in azione. Cerca di essere il più chiaro possibile in merito all’organizzazione dei processi della tua azienda, (come è fatta la scheda di valutazione del personale? Chi approva le ferie?) in modo che possano essere creati sul software dei casi che riflettano al tua organizzazione così da testarne l’effettiva aderenza alle vostre esigenze.
7- Quanto costa?
Non è la prima domanda da porre, ma è quella fondamentale per la scelta: ovviamente non sarà necessariamente il software meno costoso quello giusto da acquistare, ma quello che ha il miglior rapporto tra prezzo e copertura delle esigenze aziendali. Chiedi chiarezza in merito a tutte le voci di costo: gli aggiornamenti sono gratuiti od a pagamento? Quanto mi costa implementare un nuovo modulo? L’avviamento ed il supporto sono compresi nel canone o no?
8- Che tipo di supporto mi viene offerto?
Per quanto semplice da utilizzare, qualunque sistema HR richiederà un minimo di introduzione e di training. Un buon fornitore avrà delle modalità di avviamento standard da proporti, che possono poi essere modulate sulle specificità della vostra organizzazione. E come funziona il supporto? Informati bene sulle modalità e gli orari in cui è disponibile l’help center, o se vi sia un helpdesk online in cui consultare della documentazione di prodotto, od inviare feedback e suggerimenti per i futuri aggiornamenti.
9- Il mio investimento si svaluta?
Confidando nella crescita della tua azienda, è ovvio che tu scelga un sistema che sia in grado di seguirne la crescita, perciò devi domandare su quali tecnologie si basi il sistema, se c’è il rischio che diventi in fretta obsoleto (e magari non fruibile da nuovi device) e quali sviluppi sono a piano per il futuro. Supporta il single sign-on? Supporta lo smart working (è accessibile da qualunque device ed in qualunque momento)?
Ma la decima domanda è sicuramente la più importante: Mi rende la vita più semplice?
