A base da gestão de tempo nas empresas consiste na definição de prioridades, em unidades definidas de tempo. Quanto mais “fatiada” for a distribuição das suas tarefas, mais você vai perceber que aquelas outrora insuficientes 24 horas diárias podem render muito mais.
Tudo começa em estabelecer com clareza o que demanda urgência, o que pode ser feito depois e o que não tem prazo para conclusão. Ou seja, podemos dividir inicialmente nossas prioridades em altas, médias ou baixas, conforme a necessidade de tempo disponível para suas respectivas realizações.
Segundo o executivo e escritor Gerald Michaelson, autor de extensa obra sobre Sun Tzu, “tempo de decisão poupado, é tempo de ação ganho”, portanto, fica evidente que, quando sabemos o que fazer e quando fazer, damos um passo à frente no sentido de aumentar a produtividade. Quando não controlamos nosso tempo ou postergamos tarefas sem critérios definidos, podemos amargar sérios prejuízos, já que corre-se o risco de tornar algo que não era urgente em prioritário, apenas pela negligência em traçar metas por dias e horários.
Como gerenciar e organizar as tarefas hierarquicamente
O primeiro passo para organizar as atividades para que se ajustem ao longo do dia é saber precisamente o que vem em primeiro lugar. Faça uma lista de tarefas por ordem de urgência, delimite o tempo que precisar para a realização de cada uma delas, e não deixe por nada de seguir o cronograma estabelecido. Uma boa forma de manter a disciplina e não desviar o foco é cortar, ou pelo menos reduzir, o tempo gasto com tarefas pessoais, como responder emails ou mensagens no Whatsapp.
Não menos importante, entretanto, é saber que existe o tempo contado apenas cronologicamente, que é diferente do tempo biológico e do tempo da psique humana. Existem pessoas que produzem mais quanto mais cedo estiver, já outras são consideradas notívagas, por apresentarem-se mais atentas e dispostas durante a noite ou mesmo na madrugada.
É importante detectar também quais são as atividades que fazem perder tempo. Será que o horário do almoço não está sendo extrapolado? Ou quem sabe o celular esteja tomando muita atenção, sem que você perceba?
E se surgir algum imprevisto ou tarefa inesperada?
Uma dúvida comum entre as pessoas que têm dificuldade em gerenciar seu tempo é o que fazer quando surge alguma atividade imprevista. O estabelecimento de prioridades tem como objetivo justamente colocar em primeiro plano as atividades que precisam ser entregues em prazos curtos ou que demandarão mais tempo para ser concluídas. Desta forma, ao surgir um imprevisto, você terá a certeza de que tratou primeiro do que era realmente importante.
Mantendo-se focado, com um plano de atividades definido com exatidão e fazendo disso uma rotina, você poderá repassar seu modelo para equipes e funcionários sob sua responsabilidade. Avalie a eficácia do método, faça reavaliações periódicas e mude as prioridades conforme elas se imponham.
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