A produtividade dos funcionários é uma das maiores preocupações dos gestores e quando eles começam a entregar trabalho fora do prazo, ter dificuldade com o cumprimento de metas, ter assuntos urgentes para resolver quase todos os dias, isso pode significar que eles estão sobrecarregados.
Quando uma pessoa está sobrecarregada, a equipe inteira é prejudicada e o líder precisa entender quando deve intervir e como resolver essa questão. Muitos gestores não têm conhecimento sobre o processo e os métodos de trabalho, por isso eles não conseguem resolver a questão nem mensurar quanto de trabalho é possível realizar.
O acúmulo de funções também tem uma relação direta com o tamanho da empresa. Por incrível que pareça, quanto maior for o negócio, mais nítida é a distribuição de tarefas, enquanto nas menores sempre existem os funcionários “faz tudo”, que têm várias responsabilidades.
Como melhorar
Antes de tudo, é necessário que o gestor identifique todos os processos de trabalho no empreendimento, mapeando-os. Dessa forma, é possível saber quem faz o que e qual funcionário consegue cumprir com todas as suas obrigações.
Feito isso, o próximo passo é entender a rotina diária de cada profissional. O líder precisa se reunir com os trabalhadores, individualmente, e perguntar sobre os processos em que eles estão envolvidos e orientar qual atividade deverão priorizar, porque na maioria das vezes eles não sabem o que é mais importante e o que pode deixar um pouco de lado.
Sempre ressaltar que a maior motivação da equipe deve ser o foco no trabalho e nas questões mais urgentes. Além disso, o acompanhamento dos gestores precisa ser regular para garantir que ninguém está sobrecarregado.
Remanejamentos e contratações
O remanejamento pode acontecer em alguns casos, mas, novamente, é necessário que se conheça minimamente os colaboradores para que essa mudança não represente nenhum tipo de prejuízo para a empresa e para o funcionário transferido.
Pode acontecer de o problema ser uma demanda de trabalho muito grande para um número de funcionários desproporcional, então a contratação de novos profissionais se faz necessária. De qualquer forma, isso não deve considerado como um gasto, pois se o acúmulo e a sobrecarga são amenizados a produtividade aumenta e isso se reflete nos resultados.
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Sue Lingard
Sue studied Personnel Management at the London School of Economics before taking on management roles in the travel, recruitment and finally HR software industry. She's particularly interested in how technologies enable HR teams - and the people they support - to work better together.
