Como dar um feedback difícil?

Homem e mulher sentados mesa

O dia a dia de um profissional de RH é repleto de tarefas de organização, planilhas, informações importantes, software de RH e tratamento direto com o capital humano da empresa. Muitas vezes, o gerenciamento de funcionários e a avaliação de desempenho incluem a tarefa de saber como dar um feedback difícil a um colaborador.

É uma tarefa complicada, ninguém gosta de receber críticas, mas existem situações que não podem ser ignoradas, principalmente se alguém estiver cometendo erros, comprometendo resultados, tendo comportamento inadequado e prejudicando a empresa e os colegas.

A avaliação de desempenho e o gerenciamento de funcionários, processos que vão além do software do RH, podem ser realizadas pelo gerente encarregado pelo funcionário ou pelo profissional de Recursos Humanos, que pode fazer isso diretamente ou orientar o superior sobre como dar um feedback difícil de maneira eficiente.

Prepara-te com antecedência

É necessário pensar com muito cuidado na mensagem que pretende passar, escolher as palavras que transmitam a informação sem ofender e magoar. Por isso, a melhor maneira é citar exemplos, mostrar os erros da pessoa em questão, evidenciar as falhas.

Por exemplo: percebemos que, neste último mês, atrasou-se nas respostas aos clientes. Uma mensagem simples e direta, sem margem para dupla interpretação ou considerações pessoais, faz mais sentido quando é preciso saber como dar um feedback difícil a um funcionário.

Seja justo e coerente em seu ponto de vista

Para apresentar um feedback negativo a um funcionário, é muito importante estar esclarecido, ser muito justo e coerente em suas observações. Busque sempre a verdade por si mesmo, sem basear-se em informações passadas por alguém, mesmo que seja de confiança.

É preciso checar pessoalmente os fatos, conversar com todos os envolvidos no fato e direcionar sua análise sobre o desempenho de quem está sendo avaliado, e não sobre suas características pessoais. Não prepare um feedback negativo para um funcionário pelo fato de não gostar muito dele.

Tenha essa conversa em um ambiente adequado

Para saber como dar um feedback difícil sem criar desentendimentos, é necessário criar um ambiente adequado para uma conversa franca, honesta e aberta. Para isso, é preciso completa privacidade, para nunca “chamar a atenção” de alguém na frente de outras pessoas. Criar o ambiente adequado significa ouvir também o outro lado, escutar com atenção o que o colaborador em questão tem a dizer.

Organize sua mensagem

Suas declarações devem ser bem formuladas e é importante prestar atenção à sua linguagem corporal. Preste atenção à sua forma de falar, não seja áspero ou brusco demais, esteja calmo e seja bastante objetivo.

O ideal é iniciar sempre com itens positivos, para depois elaborar um discurso mais crítico e tratar do problema de fato. Controle a conversa para ela não ficar acalorada ou resultar em uma discussão.

Esteja preparado para emoções mais intensas

Em conversas mais francas e quando o assunto é o desempenho insatisfatório de alguém, as emoções podem surpreender. O colaborador que está sendo criticado pode reagir de maneira imprevisível, pode recusar-se a aceitar o problema, explodir de forma intempestiva, entender o problema e prometer uma mudança ou até mesmo começar a chorar. O seu papel é controlar suas emoções e manter-se equilibrado, tentando ser racional e fazer anotações a respeito das reações do funcionário para análise posterior.

Esteja pronto para o imprevisível

Muitas vezes, planeja todos os detalhes desse diálogo e tudo sai bem diferente do que imaginou. Isso acontece se o indivíduo que está sendo indagado utilizar um argumento que não esperava e que, acima de tudo, é contundente. Normalmente, isso pode ser o bom desempenho que ele teve em um projeto específico ou os resultados positivos maiores do que os de outro funcionário, que nem faz parte da questão.

Esteja preparado para respostas fundamentadas, principalmente em problemas de relacionamento, doenças e bullying. Estas questões devem ser muito comuns para a rotina do profissional de RH que quer saber como dar um feedback difícil e fazer a avaliação de desempenho com eficiência.

A conclusão deve conter um plano de ação

Conversar por conversar não adianta nada, não é mesmo? Após o feedback, é importante finalizar com um plano de ação que contenha mudanças, metas, propostas e tarefas. Para isso, deixe claro ao sujeito que o cronograma deve ser realizado e que o progresso é esperado, e mais, será cobrado. Mostre sempre o lado positivo que essas alterações podem trazer e como todos, inclusive o colaborador, podem ganhar com isso.

Para atuar de forma clara e eficaz, conte com as soluções da Cezanne HR. O software é capaz de mostrar com precisão quais são os funcionários em situação mais crítica, conforme os resultados da avaliação de desempenho, que pode ser realizada no próprio programa. Entre em contato e saiba mais!

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