Como garantir a gestão justa de pedidos de férias

O planejamento das férias na empresa traz quase sempre tensões e dificuldades organizacionais. Uma pesquisa realizada pela hotels.com revela um facto interessante: entre os colegas de trabalho, uma das principais causas das disputas é a reserva de férias; muitos trabalhadores, a fim de evitar confrontos contínuos com colegas, preferem planejar as férias com base nas necessidades dos outros, reduzindo assim o mal-estar e o ressentimento dentro da equipa.

É o momento certo para que os recursos humanos e o gerenciamento da empresa reflitam e tentem entender como lidar com pedidos de licenças de forma justa, sem desagradar ninguém, mas garantindo a continuidade dos negócios. Desta forma, no próximo verão, as férias podem ser um momento de descontração para todos! O que fazer então?

Definir uma política clara

O primeiro passo é garantir que o procedimento a seguir para solicitações de férias e ausência seja claro para todos os funcionários da empresa. Esclarecer todos os períodos do ano ou dias em que é preferível evitar a ausência (por exemplo, durante um pico de produção ou em coincidência com determinados eventos), certificando-se de que todos possam facilmente verificar suas férias residuais, fará com que o organização reduzindo o número de discussões.

A maior clareza é necessária: existem regras sobre o número de pessoas na mesma equipa que podem estar ausentes ao mesmo tempo? Quais posições não podem ser descobertas?

Se todos tiverem políticas claras desde o início, aceitarão mais facilmente a possibilidade de mudar o plano de férias, levando em conta as necessidades da empresa e dos colegas.

As tecnologias para a gestão de férias e ausências facilitam as pessoas a terem a sua montanha de férias sob controlo. Os softwares de rh como o Cezanne HR permitem que cada colaborador acesse a plataforma com um perfil de autoatendimento e tenha uma visão geral clara de quantos dias de folga já usaram e quantos ainda estão disponíveis para eles, para que possam planejar as próprias férias e não ter que recorrer continuamente ao RH ou à administração para uma atualização sobre seu status.

Planeja com antecedência

Como já mencionado, o planejamento de férias pode ser um momento estressante para todos: juntar solicitações conflitantes e garantir a presença dos recursos necessários para a continuidade dos negócios pode se tornar um pesadelo logístico.

Introduzir na empresa o uso de um software de rh para planejamento de afastamentos e ausências, pode reduzir significativamente o comprometimento e o tempo perdido na realização de tarefas administrativas com pouco valor agregado. Implantar um sistema de rh com funcionalidade de gerenciamento de férias permite que todos fiquem de olho no calendário da empresa para que eles saibam em todos os momentos quem eles são fora do escritório, tanto dentro de sua própria equipa quanto nos outros departamentos. Além disso, permite que você planeje com antecedência para organizar as atividades da equipa de concertos, evitando gargalos ou interrupções de risco nos períodos de férias quentes.

Incentiva as pessoas a planejar

Planejar as férias com antecedência e formular solicitações a tempo ajudará a evitar períodos de ausência sobrepostos que podem ser problemáticos, garantindo a todos um relaxamento bem merecido. Olhando para o futuro, esperando que nem toda a gente esteja se aglomerando para pedir férias no período mais movimentado, não é uma abordagem eficaz. Se, por outro lado, você esclarecer a todos quais são os termos para a solicitação de férias, ninguém poderá reclamar se as datas preferidas já tiverem sido ocupadas por outras pessoas. Ao mesmo tempo, quando uma solicitação é feita, certifique-se de responder prontamente, especialmente se você recusar, para que vossos funcionários possam reservar suas férias ou reorganizar seus planos, caso seja necessário.

Explica claramente porque o pedido é recusado

Mesmo com um planejamento cuidadoso e políticas claras, infelizmente é necessário recusar uma solicitação de férias; Nesses casos, é importante fornecer uma explicação detalhada das necessidades que levaram a esta decisão. Será mais fácil para os funcionários entenderem que nem todos podem estar ausentes ao mesmo tempo, porque as atividades de negócios devem permanecer mantidas e os clientes ainda devem receber uma resposta às suas solicitações.

Se você solicitou um bom planejamento e enviou solicitações em tempo hábil, terá contribuído para a criação de uma mentalidade colaborativa que poderia levar a equipa, ao longo do tempo, a se organizar independentemente para encontrar um acordo na definição do calendário de feriados. Se isso não acontecer, mostre-se firme ao evitar a criação de descontentamento e tensão.

Ser firme mas leal

Caso haja disputas entre colegas, certifique-se de agir de forma transparente e justa em todas as circunstâncias. Se a impressão se espalhar de que há favoritismos, por exemplo, para funcionários que têm filhos que sempre têm garantia de férias durante o fechamento da escola, o ressentimento e a desmotivação podem se espalhar rapidamente.

No entanto, isso não significa colocar o fator humano de lado: sempre haverá circunstâncias especiais a serem levadas em conta! Faça com que sua atenção a essas situações surja com clareza e comprometa-se a atender a solicitação especial, talvez passando por diferentes tarefas e turnos ou procurando alguém que possa cobrir temporariamente esta posição. Depois de todos os vossos esforços, mesmo se ainda tiveres que negar o pedido, as pessoas irão apreciar vossas tentativas.

As férias planejam um problema para vossa equipa? Deixe-nos saber como você pode lidar com solicitações sem problemas e … não se esqueça de organizar as suas férias também!

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