Para quem trabalha no ambiente de recursos humanos, nem sempre é fácil adotar tecnologias inovadoras. Trata-se de aprofundar processos e mentalidades profundamente enraizados durante muitos anos de atividade e envolver todos os membros da organização. Muitas vezes, não é apenas o instrumento que muda, mas a maneira pela qual os recursos humanos são gerenciados, em busca de modelos de gestão mais estruturados e eficientes.
Mas a transformação digital é um fato. E as empresas que desejam permanecer competitivas não podem ignorá-lo, mesmo que a mudança encontre resistência. Quem nunca ouviu o clássico “sempre fizemos dessa maneira”? É isso que atrasa a inovação. Uma das tarefas dos recursos humanos é mostrar as vantagens de um gerenciamento que depende de tecnologia. Boa comunicação, transparência nos prós e contras, clareza nos objetivos esperados dos funcionários e sessões de treinamento para quem mais precisa podem fazer a diferença entre um projeto voltado para o fracasso e uma iniciativa com resultados excelentes.
Mas em que aspectos da vida cotidiana um funcionário pode realmente obter vantagens se a área de Recursos Humanos escolher um sistema de gerenciamento inovador?
Informações e documentos
Usando um software de recursos humanos na empresa, todos têm acesso independente às informações que lhes interessam ou que precisam. Além disso, cada funcionário pode atualizar seus dados pessoais, bancos, etc., sem precisar solicitar a intervenção da área administrativa ou de recursos humanos.
Através do software de RH, é possível monitorar melhor a criação e distribuição de documentos comerciais e / ou corporativos. O uso de modelos pré-estabelecidos economiza, além disso, muito tempo na redação do documento, seja uma política da empresa ou uma carta de boas-vindas, e oferece a tranqüilidade de que ele é enviado com segurança pelo sistema. Além de permitir que você solicite uma assinatura eletrônica.
É fácil compartilhar informações entre todas as pessoas interessadas através dos portais dos funcionários, onde notícias e documentos podem ser publicados ou trabalhar juntos em projetos específicos.
Notificações e prazos
Um sistema de gerenciamento de pessoas permite que todos sejam notificados por meio de alertas e lembretes automáticos quando documentos ou tarefas estão prestes a expirar. Dessa forma, garantimos que nada de importante seja esquecido.
Feriados e ausências
Como cada funcionário tem acesso ao autoatendimento do sistema, todos podem verificar autonomamente suas férias pendentes, enviar uma solicitação de ausência ou anexar um certificado de doença. Receberá um alerta automático para notificá-lo se vossa solicitação foi aprovada ou não pelo vosso gerente.
Da mesma forma, simplifica o planejamento de férias, pois permite que todos consultem o calendário compartilhado, para ver se há outras pessoas na equipa que também estão ausentes no mesmo período.
Notas de despesas
Por que forçar os funcionários que precisam viajar a salvar e registrar todos os recibos para solicitar reembolso de despesas no retorno? É um modelo desatualizado no qual se pode facilmente cometer muitos erros – recibos perdidos, notas esquecidas, … – para resolver esse problema, basta tirar proveito da tecnologia que temos ao seu alcance, em nosso próprio smartphone.
Graças aos recursos nativos dos telefones celulares, como câmera e microfone, um inovador software de gerenciamento de relatórios de despesas permite gravar, mais rapidamente, notas e documentos de despesas.
Por meio da tecnologia OCR, basta fotografar o recibo para que o sistema registre automaticamente os itens de despesa necessários para compilar a nota.
Da mesma forma, é possível usar o microfone para determinar as despesas incorridas pelo software de gestão de RH para gravá-lo, enquanto um assistente de voz solicita ao funcionário mais informações, se necessário.
Em resumo, esses são apenas alguns exemplos da quantidade de vantagens que o software de recursos humanos traz para os funcionários. Será que compartilha conosco algumas outras contribuições que são relevantes para si?
