Lidar com um desempenho ruim ou ineficiente é provavelmente um dos maiores desafios que enfrentará como gerente. Também estou ciente de que, com muitas tarefas urgentes em vossa lista, é bastante tentador “estacionar” o problema e deixá-lo desaparecer sem mais delongas.
No entanto, evitar essas conversas difíceis tem efeitos muito negativos para todos. O funcionário continuará fazendo as coisas como ele faz, cometendo os mesmos erros e excedendo os prazos. Os clientes começarão a reclamar e outros membros da equipa sofrerão as consequências de ter de cobrir continuamente as ineficiências ou erros de seus parceiros.
Uma das melhores maneiras de lidar com o baixo desempenho é sentar com o funcionário e desenvolver um plano claro para a melhoria do desempenho. Mas o que esse plano deve incluir e qual é a melhor maneira de fazê-lo?
1. Identifique qualquer problema subjacente
Antes de começar a montar o plano, verifique se está ciente de quaisquer problemas que possam estar por trás do mau desempenho. Os funcionários têm dificuldades porque não receberam o treinamento necessário para realizar o trabalho? Os colegas de equipa são desagradáveis ou não cooperam? Existem problemas pessoais ou familiares em sua capacidade de concentração? Lembre-se de que os funcionários nem sempre são francos sobre quaisquer problemas ou deficiências de saúde com os quais possam estar lidando, por medo de perder o emprego. Certifique-se de ter alcançado a raiz real do problema: se não descobrir o que realmente acontece, não poderá fornecer ao funcionário o suporte necessário ou fazer os ajustes necessários em sua função e nada poderá mudar.
2. Envolva o funcionário
É muito mais provável que as pessoas aceitem entusiasticamente qualquer plano de melhoria se tiverem desempenhado um papel ativo em seu desenvolvimento; portanto, sente-se com o funcionário e tenha uma conversa sincera e honesta sobre suas preocupações e o que deve mudar. Que seja um diálogo, não um discurso. Precisa oferecer a oportunidade de adicionar vossa perspectiva e estar aberto a quaisquer ideias que possa ter sobre o que precisa para elevar seu desempenho a um nível aceitável. Há que ser firme, mas amigável no tom, um equilíbrio difícil de alcançar.
As pessoas devem saber que a empresa está ciente de que o trabalho ou a atitude deles foi ruim. Mas eles também precisam sentir que realmente deseja ajudá-los a melhorar, apoiando-os da maneira que for necessária. Pense se é hora ou não de envolver o RH nesta fase, talvez, através de um software de gestão de RH. Obter recursos humanos para participar dessa conversa inicial pode parecer difícil e pode inibir uma discussão aberta. No entanto, é sempre uma boa ideia informá-los de que está tendo essa conversa e do que se trata, para que eles possam ajudá-lo a identificar sinais que possam indicar possíveis problemas.
3. Estabeleça objetivos claros
No centro de qualquer plano de melhoria de desempenho deve haver um conjunto de objetivos claros. O funcionário deve ter clareza sobre o que se espera que faça de maneira diferente, quando e como suas realizações serão revisadas ou medidas. Certifique-se de que os objetivos e metas estabelecidos sejam realistas e sejam alcançados dentro de um prazo apropriado. As pessoas se sentirão derrotadas antes de começar se o que propõe for praticamente inatingível.
Tente dividir os objetivos em pequenos passos ou fragmentos e realize verificações informais regularmente. Estas verificações podem ser metas controladas através de uma plataforma de gestão de recursos humanos. Dessa forma, as pessoas podem ver seu próprio progresso e terão a oportunidade de discutir quaisquer dificuldades ou obstáculos que possam encontrar ao longo do caminho. Certifique-se de manter um registro completo de todas as conversas em vosso sistema de gerenciamento de recursos humanos, para que, se o problema se intensificar mais tarde, possa provar que deu ao funcionário a oportunidade certa de melhorar.
4. Concordar com treinamento e suporte
A falta de habilidades apropriadas pode ser a raiz do mau desempenho. Às vezes, “jogamos” pessoas no fundo de um trabalho para o qual não estão adequadamente equipadas. Ou, talvez, seu papel ou função tenha mudado dentro da equipa e eles precisam ter novos poderes ou operar em outras áreas com as quais não estão familiarizados.
Nessas situações, o treinamento e o desenvolvimento devem ser parte integrante do plano de melhoria de desempenho. Depois que as lacunas de habilidades ou conhecimentos forem identificadas, poderá pensar na melhor maneira de cobri-las. Isso nem sempre envolve o envio de pessoas para um curso de treinamento formal, embora haja momentos em que isso é exatamente o que elas precisam. Às vezes, seguir um colega de trabalho pode ser uma maneira mais eficaz de desenvolver a compreensão e a capacidade necessárias.
Talvez também considere designar um mentor que possa orientar o funcionário sobre a melhor maneira de lidar com tarefas ou situações específicas. Qualquer treinamento acordado deve ser claramente documentado no Plano. Mas também é essencial garantir que o treinamento esteja sendo realizado e que não esteja apenas em uma proposta. As pessoas não podem ser repreendidas por seu fraco desempenho se não forem ajudadas a desenvolver as habilidades necessárias para realizar seu trabalho adequadamente.
5. Verifique o progresso regularmente
Estabeleça datas regulares nas quais tu e o funcionário possam sentar-se para revisar e documentar o progresso. Nesta fase, a manutenção de registros é essencial. Se o desempenho não melhorar e decidir, por exemplo, tomar medidas disciplinares, será importante ter um rastro claro do que foi discutido e acordado. Isso dá ao indivíduo um objetivo claro de trabalhar e nos dá a oportunidade de garantir que o que foi acordado esteja realmente acontecendo. Que tudo corre do jeito certo. Sistemas de recursos humanos, como o Cezanne HR, que fornecem registros on-line, facilitam o acompanhamento das conversas e garantem que a documentação importante não seja perdida.
Na maioria dos casos, ter objetivos claros e um plano de ação concreto resultará em melhor desempenho: as pessoas geralmente querem fazer um bom trabalho. Mas, se, afinal, nada melhorar, talvez seja hora de levar as coisas para o próximo nível. Verifique se está bastante claro o processo disciplinar da vossa empresa e as etapas que deve seguir. Verifique se para o funcionário também está claro que está passando por um processo formal. Procure o suporte de RH e verifique se todas as políticas, processos e notas relevantes das reuniões estão disponíveis para todos os envolvidos. Isso significa que tudo está visível, que não há lugar para mal-entendidos e que, se o funcionário registrar uma reclamação formal, poderá mostrar que lidou com o problema da maneira mais apropriada e justa.
