Lidar com um desempenho ruim ou ineficiente é provavelmente um dos maiores desafios que enfrentará como gerente. Também estou ciente de que, com muitas tarefas urgentes em vossa lista, é bastante tentador “estacionar” o problema e deixá-lo desaparecer sem mais delongas.
No entanto, evitar essas conversas difíceis tem efeitos muito negativos para todos. O funcionário continuará fazendo as coisas como ele faz, cometendo os mesmos erros e excedendo os prazos. Os clientes começarão a reclamar e outros membros da equipa sofrerão as consequências de ter de cobrir continuamente as ineficiências ou erros de seus parceiros.
Uma das melhores maneiras de lidar com o baixo desempenho é sentar com o funcionário e desenvolver um plano claro para a melhoria do desempenho. Mas o que esse plano deve incluir e qual é a melhor maneira de fazê-lo?
1. Identifique qualquer problema subjacente
Antes de começar a montar o plano, verifique se está ciente de quaisquer problemas que possam estar por trás do mau desempenho. Os funcionários têm dificuldades porque não receberam o treinamento necessário para realizar o trabalho? Os colegas de equipa são desagradáveis ou não cooperam? Existem problemas pessoais ou familiares em sua capacidade de concentração? Lembre-se de que os funcionários nem sempre são francos sobre quaisquer problemas ou deficiências de saúde com os quais possam estar lidando, por medo de perder o emprego. Certifique-se de ter alcançado a raiz real do problema: se não descobrir o que realmente acontece, não poderá fornecer ao funcionário o suporte necessário ou fazer os ajustes necessários em sua função e nada poderá mudar.
2. Envolva o funcionário
É muito mais provável que as pessoas aceitem entusiasticamente qualquer plano de melhoria se tiverem desempenhado um papel ativo em seu desenvolvimento; portanto, sente-se com o funcionário e tenha uma conversa sincera e honesta sobre suas preocupações e o que deve mudar. Que seja um diálogo, não um discurso. Precisa oferecer a oportunidade de adicionar vossa perspectiva e estar aberto a quaisquer ideias que possa ter sobre o que precisa para elevar seu desempenho a um nível aceitável. Há que ser firme, mas amigável no tom, um equilíbrio difícil de alcançar.
As pessoas devem saber que a empresa está ciente de que o trabalho ou a atitude deles foi ruim. Mas eles também precisam sentir que realmente deseja ajudá-los a melhorar, apoiando-os da maneira que for necessária. Pense se é hora ou não de envolver o RH nesta fase, talvez, através de um software de gestão de RH. Obter recursos humanos para participar dessa conversa inicial pode parecer difícil e pode inibir uma discussão aberta. No entanto, é sempre uma boa ideia informá-los de que está tendo essa conversa e do que se trata, para que eles possam ajudá-lo a identificar sinais que possam indicar possíveis problemas.
3. Estabeleça objetivos claros
No centro de qualquer plano de melhoria de desempenho deve haver um conjunto de objetivos claros. O funcionário deve ter clareza sobre o que se espera que faça de maneira diferente, quando e como suas realizações serão revisadas ou medidas. Certifique-se de que os objetivos e metas estabelecidos sejam realistas e sejam alcançados dentro de um prazo apropriado. As pessoas se sentirão derrotadas antes de começar se o que propõe for praticamente inatingível.
Tente dividir os objetivos em pequenos passos ou fragmentos e realize verificações informais regularmente. Estas verificações podem ser metas controladas através de uma plataforma de gestão de recursos humanos. Dessa forma, as pessoas podem ver seu próprio progresso e terão a oportunidade de discutir quaisquer dificuldades ou obstáculos que possam encontrar ao longo do caminho. Certifique-se de manter um registro completo de todas as conversas em vosso sistema de gerenciamento de recursos humanos, para que, se o problema se intensificar mais tarde, possa provar que deu ao funcionário a oportunidade certa de melhorar.
4. Concordar com treinamento e suporte
A falta de habilidades apropriadas pode ser a raiz do mau desempenho. Às vezes, “jogamos” pessoas no fundo de um trabalho para o qual não estão adequadamente equipadas. Ou, talvez, seu papel ou função tenha mudado dentro da equipa e eles precisam ter novos poderes ou operar em outras áreas com as quais não estão familiarizados.
Nessas situações, o treinamento e o desenvolvimento devem ser parte integrante do plano de melhoria de desempenho. Depois que as lacunas de habilidades ou conhecimentos forem identificadas, poderá pensar na melhor maneira de cobri-las. Isso nem sempre envolve o envio de pessoas para um curso de treinamento formal, embora haja momentos em que isso é exatamente o que elas precisam. Às vezes, seguir um colega de trabalho pode ser uma maneira mais eficaz de desenvolver a compreensão e a capacidade necessárias.
Talvez também considere designar um mentor que possa orientar o funcionário sobre a melhor maneira de lidar com tarefas ou situações específicas. Qualquer treinamento acordado deve ser claramente documentado no Plano. Mas também é essencial garantir que o treinamento esteja sendo realizado e que não esteja apenas em uma proposta. As pessoas não podem ser repreendidas por seu fraco desempenho se não forem ajudadas a desenvolver as habilidades necessárias para realizar seu trabalho adequadamente.
5. Verifique o progresso regularmente
Estabeleça datas regulares nas quais tu e o funcionário possam sentar-se para revisar e documentar o progresso. Nesta fase, a manutenção de registros é essencial. Se o desempenho não melhorar e decidir, por exemplo, tomar medidas disciplinares, será importante ter um rastro claro do que foi discutido e acordado. Isso dá ao indivíduo um objetivo claro de trabalhar e nos dá a oportunidade de garantir que o que foi acordado esteja realmente acontecendo. Que tudo corre do jeito certo. Sistemas de recursos humanos, como o Cezanne HR, que fornecem registros on-line, facilitam o acompanhamento das conversas e garantem que a documentação importante não seja perdida.
Na maioria dos casos, ter objetivos claros e um plano de ação concreto resultará em melhor desempenho: as pessoas geralmente querem fazer um bom trabalho. Mas, se, afinal, nada melhorar, talvez seja hora de levar as coisas para o próximo nível. Verifique se está bastante claro o processo disciplinar da vossa empresa e as etapas que deve seguir. Verifique se para o funcionário também está claro que está passando por um processo formal. Procure o suporte de RH e verifique se todas as políticas, processos e notas relevantes das reuniões estão disponíveis para todos os envolvidos. Isso significa que tudo está visível, que não há lugar para mal-entendidos e que, se o funcionário registrar uma reclamação formal, poderá mostrar que lidou com o problema da maneira mais apropriada e justa.
Sue Lingard
Sue studied Personnel Management at the London School of Economics before taking on management roles in the travel, recruitment and finally HR software industry. She's particularly interested in how technologies enable HR teams - and the people they support - to work better together.
