Nesta fase de emergência, como empresas que podem usar uma videoconferência como uma ferramenta de comunicação remota com seus colaboradores. Somente no mês de março, os aplicativos de videochamada, como o Zoom, registraram um aumento de mais de 500% nos downloads globais.
Mas o aumento no uso de videochamadas para o trabalho traz consigo melhorias e situações de constrangimento. A falta de familiaridade com a tecnologia de chamada de vídeo ou a falta de conhecimento das regras de bom uso podem levar alguns momentos muito embaraçosos.
Para ajudar sua equipe a evitar vídeos, aqui estão quatro atitudes que você deve evitar e três sugestões para chamadas de vídeo bem-sucedidas.
Oriente sua equipe quanto aos pontos abaixo:
Não ser multitarefa.
Com uma câmara ligada, todos podem observar quando sua atenção é desviada; notam quando está usando o telefone, controlando os e-mails ou falando com alguém da casa (enquanto o microfone é silencioso), etc. Estamos tão acostumados a multitarefa que aplaudimos a capacidade de realizar mais de uma atividade ao mesmo tempo. Mas, fazer outra coisa durante uma videochamada não é apenas negativa, como sugerir estudos, mas também é indelicado para outros usuários.
Momentos embaraçosos ocorrem com muita facilidade quando um membro da equipe não responde uma pergunta direta ao gerente, porque está com sua atenção desviada, mesmo que por alguns segundos. Portanto, embora não seja fácil manter o nível de atenção constante, incentive os colaboradores a deixar o lado como outras atividades durante as videochamadas e se concentrar na conversa em que está participando. E, inevitavelmente, eles podem responder a uma pergunta do parceiro, filhos ou qualquer outra pessoa que recomeça, lembre-se de silenciar o microfone!
Não olhe para você mesmo.
Como as pessoas da sua organização estão cansadas de videochamadas? Isso deve ser percebido durante as chamadas on-line. Vários psicólogos sugerem que as videochamadas são exaustivas, porque os monitores seguem uma maneira como aparecemos ou nos comportamos, ou que não executamos em reuniões presenciais. Ficar distraído com uma própria fisionomia não é positiva quando deve prestar atenção à discussão em andamento.
Desativar a visão de si mesmo é uma coisa que mais se aproxima de uma reunião presidencial. Dessa forma, não perdemos o foco no controle durante uma ligação e nos concentramos mais na conversa. Felizmente, a maioria dos aplicativos de videoconferência possui esse recurso.
Esforça-te.
A videoconferência é uma excelente ferramenta para recriar algumas das interações sociais perdidas durante o trabalho remoto. Mas para algumas pessoas, pode ser uma experiência embaraçante ou desconfortável. Olhar para telas de quem está falando pode ser uma distração, com algumas pessoas prestando mais atenção ao que está vendo (como exemplo de arrumação da casa, cachorro que passou,…) ao usar o que eles estão ouvindo. Se os interlocutores gesticularem muito com as mãos, uma ampla gama de movimentos pode desviar a atenção das pessoas do tópico em discussão.
Outros podem sentir-se mais confiantes ou pensar com mais clareza ao levantar-se ou mesmo caminhar próximo ao computador durante uma apresentação, ao tentar monitorar na frente da câmara. Portanto, como videochamadas podem sufocar-los.
Pergunte à sua equipe sobre suas experiências de uso de videochamadas, para garantir que a maioria dos seus funcionários recebe os benefícios da tecnologia e não está sobrecarregada:
- Em quais situações as videochamadas funcionam bem?
- Com que frequência como videochamadas devem ser mantidas?
- Quanto tempo eles devem durar?
- Quando elas são ineficazes?
- Quais formas alternativas de comunicação preferem?
Não compartilhe videochamadas de colegas nas Mídias Sociais.
Momentos embaraços ou divertidos são quase inevitáveis quando se trata de vídeo chamadas comerciais. Muitas vezes, isso causa uma boa movimentação da equipe, quebrando ou congelando e removendo uma atmosfera rígida e embaraçosa, como as reuniões virtuais podem criar.
Embora possa ser tentador para pessoas compartilhar esses momentos engraçados ou erros cometidos por colegas durante o contato, ou RH deve aconselhar seus funcionários a não fazerem. Não só pode ser desrespeito, mas também levanta importantes preocupações sobre privacidade e confidencialidade.
Todos nós já assistimos vídeos engraçados gravados durante uma reunião de negócios on-line, mas o que acontece quando uma reunião deve ocorrer nela.
O que uma equipe deve fazer.
Prepare seu espaço de trabalho com antecedência.
Com o trabalho remoto, você e sua equipe podem usar videochamadas com mais frequência. Para isso, cada membro da equipe deve garantir que seu espaço de trabalho e equipamentos estejam configurados corretamente para garantir que as chamadas sejam feitas da maneira mais tranquila possível. É recomendável verificar o funcionamento da Internet, se os dispositivos tiverem boas condições e estiverem conectados, se não houver telas inadequadas no segundo plano, etc. Perder 10 minutos no início de uma chamada, tentando configurar um espaço de trabalho ou dispositivo, não é produtivo e faz com que os colegas percam ou tempo.
Prepare o material necessário.
Estar no conforto de nossas casas não é desculpa para uma aparência desgrenhada durante uma chamada de vídeo. Além da importância da apresentação, se o conteúdo for mais relevante. Oriente sua equipe para preparar-se para videochamadas como se fosse uma reunião presencial. Antes de iniciar uma chamada, todos já devem estar familiarizados com uma agenda, concluídos qualquer pesquisa ou outras atividades solicitadas e prontas para contribuir com uma chamada.
Pontualidade
Chegar atrasado para uma festa pode estar na moda, mas uma equipe que não é esse o caso quando trata de reuniões públicas. Não é apenas quando alguém chega atrasado, como desrespeito com outras pessoas presentes e nada profissional.
Quando se trata de videoconferência, como pessoas cometem erros facilmente. O que pode parecer um grande erro para um membro da equipe não pode ser um grande problema para outros. Os recursos humanos devem estar prontos para o suporte de equipes dianteiras de gafes e definir regras básicas para quem e o que não é aceitável.
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