A maioria das organizações que realizam um processo estruturado de avaliação para colaboradores passou de um sistema de avaliação anual para uma abordagem mais periódica, que envolve várias entrevistas entre gerentes e funcionários durante o decorrer do ano. Muitas vezes, trata-se de check-ins informais, para discutir abertamente o progresso das atividades e o andamento dos objetivos estabelecidos. Os benefícios comparados a uma única reunião anual são significativos, tanto em termos de bem-estar dos funcionários quanto de crescimento do negócio: os colaboradores tornam-se mais motivados e envolvidos, sabendo que poderão lidar periodicamente com a gerência em seu trabalho.
Imaginando que você deseja avançar para esse tipo de abordagem, há algumas regras básicas a serem lembradas ao planejar a entrevista e perguntas a serem feitas ao funcionário:
- Lembre-se do objetivo da entrevista e verifique se as perguntas são relevantes.
- Prefira perguntas abertas que incentivem o diálogo. Perguntas que exigem apenas um sim ou não como resposta não facilitam a conversa.
- Certifique-se que as perguntas sejam claras e concisas: perguntas ambíguas fornecerão respostas igualmente ambíguas.
A qualidade das entrevistas de avaliação depende das perguntas que você faz, da forma que as pergunta, de suas reações às respostas recebidas e do modo como você organiza a reunião. Isso faz a diferença entre um verdadeiro líder e um gerente frustrante.
Obviamente, cada entrevista e, portanto, as perguntas a serem feitas, devem ser configuradas com base no colaborador à sua frente, em suas responsabilidades e em sua posição na organização. Mas existem algumas perguntas específicas que você deve incluir em suas reuniões, pertinentes a três áreas principais: construção de relacionamentos, prioridades a curto prazo e metas a longo prazo.
Construção do relacionamento
Mesmo que faça parte de um processo estruturado de avaliação de desempenho, as entrevistas de check-in funcionam melhor se o tom usado for informal e de apoio; os funcionários não devem sentir-se julgados, pois são momentos que oferecem aos gerentes a oportunidade de construir e manter um relacionamento produtivo com a equipa. Por esse motivo, é proveitoso fazer algumas perguntas que não estão estritamente relacionadas ao trabalho ou ao desempenho, mas que ajudam a relaxar o tom da conversa.
- Como você está?
- Passou bem o final de semana?
- Você foi / você fez …? (O ideal é referir-se a algum programa de lazer que lhe foi dito na entrevista anterior).
Prioridades a curto prazo
Essas perguntas concentram-se no aqui e agora; como as entrevistas ocorrem com frequência (semanal ou mensal), é importante verificar o que aconteceu desde a última reunião e se novos problemas surgiram.
- No que você está trabalhando desde a nossa última conversa?
- Você alcançou seus objetivos?
- Você encontrou alguma dificuldade?
- Existe algo que eu possa fazer para ajudá-lo?
- Quais são seus objetivos entre agora e a próxima reunião?
- Você acha que esses objetivos são apropriados?
- Você acha que precisa de mais suporte ou treinamento?
- Existe algo que o coloca em problemas ou causa preocupação?
Objetivos a longo prazo
O planejamento a longo prazo é essencial para o futuro bem-estar da organização, a retenção e envolvimento dos funcionários. Por isso a importância dos gerentes captarem as motivações e ambições das pessoas que trabalham com eles e como se encaixam na estratégia de crescimento corporativo. Embora você não faça essas perguntas a cada check-in com os funcionários, é importante que essas questões sejam discutidas regularmente e que as informações sejam compartilhadas internamente, de modo a influenciar as discussões sobre planos e desenvolvimentos de carreira.
- Com base em seus planos de negócios, que futuro você vê para sua carreira?
- Existem objetivos específicos que você gostaria de alcançar nos próximos anos?
- O que você está fazendo para alcançar seus objetivos?
- Como você acha que a empresa pode ajudá-lo a alcançar seus objetivos?
- O que posso fazer para apoiá-lo no seu desenvolvimento profissional?
O bom andamento de suas entrevistas depende das perguntas que você fizer, da qualidade das conversas e de como acompanhará o que foi acordado. Com check-ins frequentes, metas definidas e decisões compartilhadas, é essencial estar equipado com as ferramentas necessárias para administrar todos os dados coletados. Sem uma ferramenta apropriada, é praticamente impossível acompanhar o que é discutido e compartilhado.
Software de avaliação de desempenho, como o Cezanne HR, possui recursos flexíveis e fáceis de usar que ajudarão você a tirar o máximo proveito das entrevistas de avaliação. Flexível desde sua criação para adaptar-se às necessidades de cada empresa; fornece um fórum de colaboração on-line, onde funcionários e gerentes podem solicitar feedback com facilidade e segurança, registar o que foi acordado durante a fase da entrevista, propor objetivos e acompanhar seu progresso.
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