Entre todas as mudanças que enfrentámos no último ano, há uma em particular que afeta fortemente aqueles que lidam com os recursos humanos: as formas, os tempos e os espaços de trabalho mudaram radicalmente para uma percentagem muito elevada de empresas e colaboradores. Alguém chegou naturalmente preparado para a mudança, alguém se adaptou a ela sem muita dificuldade, Alguém ainda está a reorganizar-se nesse sentido. (Em que categoria se reconhece?)
Há um aspeto que certamente tem facilitado a adaptação de algumas empresas ao “novo mundo do trabalho”: já terem adotado e aprendido a utilizar ferramentas tecnológicas adequadas, suficientemente em sintonia com os tempos para simplificar a transição para o trabalho remoto e flexível.
Vejamos um exemplo: uma empresa habituada a acompanhar a presença de seus funcionários através de um software instalado na empresa, à medida que o trabalho realizado de casa aumenta, terá percebido que esse sistema não era adequado e não lhes permitia manter controlo sobre as horas trabalhadas. Uma empresa com o mesmo problema, mas que utilizou um sistema Cloud que permite a detecção de presença mesmo remotamente, terá sido capaz de continuar a gerir as presenças e ausências da sua equipa sem dificuldades adicionais.
Sabemos bem que a gestão das ausências e presença dos funcionários e todos os dados a eles associados para o processamento de pagamentos é um grande compromisso para quem se ocupa da gestão do pessoal na empresa. A quantidade de informações a gerir corretamente é muito onerosa: férias, doenças, horas extras, horário de trabalho, marcações… Realizá-los remotamente sem uma tecnologia adequada é impossível.
Eis alguns motivos para automatizar a gestão de presenças e ausências da empresa: reduzir os erros, possibilitar ao RH mais tempo para outras atividades, e recolher os dados das presenças mesmo à distância.
Coleta remota dos dados
Ter um sistema de gestão in Cloud permitirá o acesso a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, um aspeto essencial neste último ano em que o trabalho a distância foi tão difundido. Isso permite recolher as marcações de presença e os dados de ausências inclusive de quem estiver trabalhando de casa: cada funcionário poderá de fato aceder ao sistema através de diferentes dispositivos (smartphome, tablet, pc, …) e solicitar uma ausência ou marcar o horário de início e fim da atividade de trabalho, também através de aplicativos móveis. Desde modo poderá rastrear facilmente as atividades de qualquer colaborador, gerenciar as solicitações de ausência com poucos clicks e coletar com facilidade as informações de presença da equipa.
Envio de informações para processamento da folha de pagamento
Todos os dados das presenças e faltas dos colaboradores são incluídos, em conjunto com os demais, num pacote informativo que cada empresa usa mensalmente para processamento dos contracheques. Como você coleta e envia essas informações em sua empresa? Quer você use documentos em papel, arquivos do Excel e e-mails, em cada um desses casos, você não está a usar a metodologia mais eficiente e muito menos segura. O uso de um sistema de gestão de presença e ausências cloud permitirá que você colete todas as informações necessárias para processar os pagamentos em um único espaço centralizado e seguro; a transição, tanto para o sistema de pagamentos como para os colaboradores para distribuição dos recibos processados, ocorre de forma segura e monitorizada, de acordo com a LGPD.
Análise dos dados
Todo gerente sabe como os dados de ausência e presença são essenciais para entender o bem-estar da equipa e a capacidade de suportar cargas de trabalho. Mas analisar informações gerenciadas de forma fragmentada é muito difícil.
Um software de gestão de presenças e ausências simplifica a criação de relatórios específicos para compreender, por exemplo, a evolução dos afastamentos por doença em determinadas épocas do ano, ou o aumento dos atrasos nas marcações matinais numa determinada equipa. Poder acessar relatórios periódicos deste tipo permite que tenha sempre os dados necessários sob controle para entender se há algum problema não notado e para tomada de decisões. Por exemplo, entender que as licenças médicas ou solicitações de férias aumentam em um determinado mês permite organizar melhor as atividades levando em consideração esses aspetos; esta é uma vantagem significativa em termos de competitividade e eficiência empresarial.
Como gerencia a presença e ausência de funcionários na empresa? Acha que há algo para melhorar? Agende uma call sem compromisso com um dos nossos consultores, vamos entender juntos qual a solução certa para você.
