O que é um software de onboarding e quais as funcionalidades que deve ter?

Um software de onboarding de colaboradores proporciona uma experiência envolvente para as novas contratações, de forma que desde o início possam conectar-se facilmente com a nova organização e colegas. Os sistemas de onboarding também são projetados para automatizar e dinamizar tarefas administrativas mais demoradas de recursos humanos que resultam da entrada de novos colaboradores numa organização.

Sistemas modernos e abrangentes de RH, oferecem estas funcionalidades de onboarding como parte da sua suíte de software RH. Fácil de configurar, acessível 24 horas por dia a partir de um PC, tablet ou dispositivo móvel, o software rastreia e gere os registos dos colaboradores de forma eficiente, mesmo antes do seu primeiro dia de trabalho.

Quais são as principais funcionalidades que o seu software de onboarding (ou módulo de onboarding dentro de um sistema de RH) deve ter?

Portais de boas-vindas

Os empregadores devem estar em contacto com o novo trabalhador desde o início; o portal de boas-vindas dos colaboradores é uma característica comum do software de onboarding e fazem exatamente isso: atuam como um hub de informações. O portal de onboarding permite uma comunicação fácil com os novos funcionários e oferece uma plataforma com todos os detalhes que precisam saber antes de começar (data de início, localização do escritório, direções, principais detalhes de contacto etc.).

Uma vez que o conteúdo visual é uma das formas mais eficazes de interagir com as pessoas, a possibilidade de adicionar fotos e incorporar vídeos num portal é essencial, seja uma mensagem rápida de boas-vindas do CEO da empresa, ou um vídeo que mostre a cultura da sua empresa (entrevistas de pessoal, a rotina no escritório etc.) ou para destacar os valores e objetivos da sua marca.

O seu portal deve facilitar o acesso a documentos ou incluir conteúdos que contenham informações essenciais, como o que se esperar no primeiro dia ou nas primeiras semanas. Ninguém quer ficar sem saber como agir e sem saber o que se esperar do seu novo emprego; por isso o portal de boas-vindas é uma forma eficaz de tranquilizar os colaboradores antes e depois do início.

Gestão de tarefas

Nem todas as responsabilidades de onboarding recaem exclusivamente sobre os recursos humanos. As tarefas geralmente são distribuídas por vários departamentos:

O TI configurou o laptop e o e-mail do novo funcionário?
A folha de pagamento já foi atualizada?
O gerente de linha organizou reuniões de apresentação e check-in?

Sem um software de onboarding, principalmente quando se trata de contratação remota, é mais difícil para os recursos humanos saber quem fez o quê e o que precisa ser solicitado. As tarefas e ações necessárias de si, seus colegas, e novas contratações podem ser geridas usando as notificações, o que significa que processos importantes não serão esquecidos. Além disso, obtém uma visão geral do que foi e ainda não foi concluído, para que se possa ter a certeza de que todos saibam o que precisam fazer e dessa forma poder solicitar caso não tenham sido realizadas tarefas importantes.

Integração

Se escolher uma solução de onboarding autónoma, tem de andar de mãos dadas com o seu software de RH principal. O seu novo colaborador tornar-se-á, muito em breve, um funcionário para todos os efeitos, portanto todas as informações que recolhe através do seu novo portal de colaboradores devem fluir diretamente para o seu sistema de RH. Os perfis de equipa presentes no seu sistema de RH devem aparecer automaticamente para novas contratações, e o seu sistema de onboarding deve utilizar os relatórios presentes no seu sistema de RH primário para alocar tarefas e enviar notificações. Ter um sistema de onboarding que pode facilmente integrar-se com os dados de RH existentes é uma grande economia de tempo.

Interessado em saber mais sobre o módulo Cezanne HR para a gestão de onboarding e tarefas? Contacte-nos para uma demonstração.

Inscreva-se na nossa newsletter