La mayor parte de los profesionales de Recursos Humanos reconocen que utilizar un software para la gestión de personas ha sido determinante en el desempeño diario de su trabajo y que ha marcado una diferencia sustancial en su vida profesional.
Han conseguido dejar atrás las interminables horas dedicadas a responder preguntas de los empleados sobre el tiempo que les quedaba de vacaciones, o la cantidad de tiempo destinado a la generación manual de Informes sobre la plantilla para el Consejo o de perseguir a los managers por todo el edificio para completar las evaluaciones del desempeño.
Sin embargo, aunque los sistemas automatizados han eliminado gran parte de la carga administrativa con la que tenían que lidiar los equipos de Recursos Humanos, muchos de ellos, siguen todavía sin aprovechar al máximo el gran potencial que encierra el software HR y, en particular, sin explotar su capacidad para abordar los aspectos más estratégicos de su trabajo.
Los sistemas HR actuales son un auténtico tesoro de información que los responsables de Recursos Humanos pueden utilizar para descubrir riesgos ocultos, para optimizar la planificación de la fuerza laboral o para apoyar la toma de decisiones estratégicas. Los datos que contienen estos sistemas permiten a Recursos Humanos aumentar su influencia en el Consejo y generar un impacto real en el conjunto del negocio, desde el compromiso hasta la productividad de toda la organización.
¿Cuáles son algunas de las preguntas clave que tu sistema HR podría ayudarte a responder?
¿Está a la altura de las expectativas el proceso de evaluación del desempeño?
El módulo de gestión del rendimiento incluido en el software HR te puede proporcionar una visión completa sobre cómo están gestionando los managers a sus equipos. ¿Qué objetivos han establecido? ¿Con qué frecuencia se revisan y ajustan en función de la evolución de los profesionales en la empresa y de las prioridades cambiantes del negocio? ¿Qué apoyo ofrecen los managers para ayudar a sus colaboradores a alcanzar sus objetivos y a desarrollar todo su potencial?
Dedicar un poco de tiempo a analizar cómo están utilizando los managers las evaluaciones y qué tipo de información están registrando puede ayudarte mucho a identificar y difundir buenas prácticas, pero también, a intervenir si los managers subestiman el proceso de evaluación del rendimiento o lo consideran una pérdida de tiempo.
¿Hay algún gap en tus competencias críticas?
Un buen sistema de recursos humanos puede proporcionarte una visión completa de las habilidades disponibles en cada departamento de la empresa: el marco que crea a veces puede ser sorprendente. Tal vez pensaste que tenías varios colaboradores que eran expertos en una rama de TI específica, y luego descubriste que muchos de ellos abandonaron la empresa. O tal vez la organización se está expandiendo en el extranjero y tienes pocos empleados con buen conocimiento lingüístico. De la misma manera, en el lado positivo, puedes encontrar que hay colaboradores disponibles con habilidades “ocultas” y que no están utilizando en su rol actual, pero que podrían ser muy interesantes para el crecimiento del negocio.
El mapeo de habilidades en relación con las prioridades comerciales ayuda a tomar decisiones más informadas sobre, por ejemplo, el presupuesto que se debe invertir en formación, evitando probablemente en un futuro próximo, la contratación de más personal, con el elevado coste que eso implica, ya que dispondrá de habilidades concretas dentro de la propia organización.
¿Están involucrados los empleados?
La encuesta anual sobre el compromiso de los empleados proporciona solo una imagen parcial: las personas no siempre responden con la verdad y, además, la tasa de participación suele ser bastante baja. Sin embargo, ocultas en tu sistema HR puedes encontrar muchas pistas que pueden darte una idea mucho más clara sobre cómo se sienten realmente las personas respecto a la organización en general y a su trabajo en particular. ¿Han aumentado las bajas por enfermedad respecto a las del año pasado? Eso puede indicar un problema de sobrecarga y estrés. ¿Se están convirtiendo las ausencias a corto plazo en un verdadero problema en un departamento concreto? Esto podría mostrar una desvinculación cada vez mayor de los colaboradores respecto a su trabajo o a su manager. ¿Qué te dicen las tasas de rotación del personal sobre el negocio o sobre un área concreta?
Observar de cerca y analizar los datos que almacena tu sistema HR puede ayudarte a detectar señales de alarma respecto a lo que puede estar pasando en tu organización y, por supuesto, a intervenir con mayor celeridad, impulsando iniciativas para mejorar la motivación y el compromiso.
¿Son sólidos los planes de sucesión?
A menudo, las organizaciones piensan que tienen bien establecido su plan de sucesión. Todo el mundo sabe -aunque no se haya dicho abiertamente- quién está en la lista de talentos para el desempeño de los puestos clave y los planes de desarrollo que se han establecido.
Pero mirando un poco más en profundidad, puedes darte cuenta de que quizá no todo sea tan perfecto como parece: tal vez la persona que hayas identificado para hacerse cargo de un puesto importante está pensando en retirarse antes de lo esperado, mientras que el colaborador elegido para gestionar el nuevo área de operaciones internacionales podría estar pensando en despedirse para montar su propio negocio o, simplemente, no querría cambiar de país o actividad. No es difícil encontrarnos con que un plan de sucesión identifica siempre a las mismas 3 o 4 personas de siempre para asumir
despedir porque no está realmente dispuesto a transferir. No es raro descubrir un plan de sucesión en el que se han identificado a las mismas dos o tres personas para cubrir varios puestos críticos, lo que supone un verdadero riesgo para el negocio.
Comprobar los datos registrados en el módulo de planificación de la sucesión te ayudará a comprender quién está realmente preparado para asumir un rol específico, y si es necesario acelerar algún desarrollo formativo concreto, pero también aportará información sobre si existes roles vulnerables para la empresa bien por el riesgo de fuga o la falta de conocimiento sobre las aspiraciones de un determinado empleado.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
