¿Estás pensando en las vacaciones de Semana Santa?

Este año el calendario es muy generoso respecto a las vacaciones de Semana Santa. El tiempo parece que acompañará, por lo que, te entiendo si en estos momentos tienes tu cabeza en cualquier lugar paradisíaco lejos de la rutina del día a día. Entre las vacaciones de Semana Santa y los Puentes de mayo se dibuja un panorama más que alentador para las próximas semanas.

Es decir que, a poco que se junten unos días con otros, un día por aquí, otro por allá, es posible sumar un buen número de jornadas de descanso para poder desaparecer del entorno laboral, utilizando realmente pocos días laborables.  Por buscar un “pero”, diré que en estos períodos de vacaciones como puede ser Semana Santa o Navidad o, incluso, el mes de agosto, se duplican los precios de los vuelos y de los hoteles y que, vayas donde vayas, te encuentras con muchos otros turistas, disfrutando como tú, del merecido descanso.

Pero la oportunidad es tentadora: no hay colegio y el ritmo de los negocios se aminora ligeramente. Si, además, tienes la previsión suficiente como para dejar todo organizado en la oficina, podrás irte con la certeza de que a tu vuelta las cosas seguirán más o menos donde las dejaste. Para bien o para mal, claro.

¿Cómo gestionar los periodos de súper vacaciones en la empresa?

Teniendo en cuenta lo anterior, es muy probable que, dentro de cualquier equipo, más de la mitad de los empleados quieran aprovechar el período de vacaciones de Semana Santa para escaparse sin utilizar demasiadas vacaciones. Así, entre los que están perfectamente organizados y solicitan las vacaciones con mucha anticipación y los que compran un billete de última hora y deciden irse 3 días antes de Pascua, hacen que el departamento de Recursos Humanos y los managers se afanen por tratar de satisfacer a la mayor cantidad de empleados posible, sin perjudicar las necesidades comerciales, asegurándose de que el negocio no se detiene.

Si rondas los 50, ya sabes que hubo un tiempo en el que los procesos de gestión de ausencias y vacaciones se ejecutaban a mano, a través de formularios de solicitud en papel y calendarios de equipos colgados en la pared. Esto significa que cada empleado tenía que preguntarle al departamento de recursos humanos o consultar su nómina para saber cuántos días de vacaciones tenía pendientes aún por disfrutar. Los managers, por su parte, debían saber si era oportuno o no aprobar las peticiones solo con la ayuda del calendario. Eso sí, cruzando siempre los dedos para este estuviera actualizado correctamente. El riesgo que se corría era muy alto ya que, se perdía mucha información por el camino, el departamento de recursos humanos se olvidaba muchas veces de marcar todas las ausencias en el calendario y se producían situaciones caóticas que complicaban las cosas para todos.

Un poco más tarde, se modernizaron los procesos y, podríamos decir que avanzamos desde la prehistoria hasta la Edad Media. Fue un gran paso llegar hasta las solicitudes vía correo electrónico y el registro de las ausencias pertinentes en una hoja de cálculo. Pero, los problemas no se resolvieron con el famoso Excel ya que se olvidaban los correos electrónicos y los Excel no se actualizaban tampoco como se debía.

Coffee, table and a nice view

Pero también creo que, afortunadamente, hemos dejado atrás la Edad Media. Ahora nos encontramos ya, en la era moderna, en la que las innovaciones en el campo de los recursos humanos se suceden cada día a pasos agigantados y en la que la tecnología para facilitar la gestión de las personas se ha convertido en una herramienta de trabajo insustituible para aquellos que apuesten por una gestión de los recursos humanos rápida, flexible, eficiente y precisa.

De hecho, todas las empresas, independientemente de su sector y tamaño, reciben ayuda de un programa de recursos humanos en la gestión de sus vacaciones y ausencias.

Veamos cómo funcionan el lado del empleado y el lado del manager y el lado del departamento de recursos humanos, y sobre todo, cómo ayuda a optimizar la organización de esos días festivos llenos de vacaciones en las que a todos nos gustaría desconectar del trabajo.

empleado

Las soluciones de recursos humanos de última generación incluyen funciones de autoservicio que permiten a cada empleado acceder al sistema, verificar los datos que le conciernen y realizar ciertas tareas, entre otras solicitar días de vacaciones y horas libres. Antes de hacerlo, tiene la posibilidad de consultar sus vacaciones pendientes, ya que el sistema las calcula automáticamente.

Si el empleado está en casa, planificando sus vacaciones con su pareja o con sus amigos puede también acceder al software de gestión de ausencias, incluso desde una aplicación instalada en su smartphone y enviar inmediatamente una solicitud de vacaciones.  El sistema calcula las horas reales de ausencia o vacaciones ya que en su cálculo también tiene en cuenta todos los días festivos que no se deben contabilizar.

aprobador

Cada solicitud de un empleado activa un workflow de autorización que notifica automáticamente la petición por correo electrónico al administrador. Este,  si ya tiene claro que puede aprobar la solicitud recibida, porque ni entra en conflicto con otras solicitudes ni compromete las necesidades comerciales, puede aprobarla directamente desde el correo electrónico de notificación, sin ni siquiera tener que  acceder al software.

En caso de que, por el contrario, la aprobación requiera una profundización o un análisis más detallado puede acceder al software de Recursos Humanos en cualquier momento y en cualquier lugar. A partir de ahí, consultará el calendario de la empresa para verificar la cobertura de los días solicitados. En el calendario, de hecho, no solo aparecen las vacaciones de los miembros del equipo, sino todos los tipos de ausencias (maternidad, licencia parental, enfermedad …). Además de otros eventos corporativos como transferencias, formación, trabajo a distancia …

Para tener toda la información que necesita con el fin de aprobar o no aprobar la solicitud, podrá acceder al perfil específico del empleado para verificar si hay problemas de absentismo .

En algunos casos, será necesario que más de una persona autorice la solicitud de ausencia; esto sucede cuando, por ejemplo, un colaborador trabaja en varios equipos o en diferentes proyectos. En estos casos, el workflow implica una aprobación múltiple para recibir la aprobación de todas las personas involucradas.

¿Y si el manager está de vacaciones?

Sí, ¡los managers también se van de vacaciones! Y sería justo que, durante el período de ausencia de la oficina, pudieran desconectarse completamente, para volver al trabajo con energía y sin estrés. Por esta razón, en el software de administración de vacaciones y ausencias, es posible configurar sistemas de delegación de workflows: si un aprobador designado está fuera de la oficina, la aprobación se delegará en sus sustitutos.

Pero le conocemos y sabemos que difícilmente podrá irse de vacaciones e ignorar por completo los mails y las llamadas de negocios. Para esto es útil usar un software HR en Cloud que, como se anticipó anteriormente, es accesible las 24h del día, dondequiera que esté y desde cualquier dispositivo que use .

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