¿Cómo garantizar una gestión justa de las solicitudes de vacaciones?

Está claro que la planificación de las vacaciones no es un asunto que deba tratarse en el mes de julio. Sin embargo, estos días invitan a pensar en el descanso y en la desconexión, pero no nos damos cuenta del trabajo inmenso que supone para la organización y, más concretamente, para el entorno de los recursos humanos, tratar de cuadrar todas las necesidades y preferencias de unos y otros.  Este trabajo, casi siempre aumenta las tensiones y las dificultades organizativas.

De hecho, una de las principales causas que generan disputas y ciertos enfrentamientos entre colegas de trabajo es la reserva de las vacaciones. Tan es así, que muchos empleados prefieren evitar los continuos choques que provocan estas “peleas” y deciden planificar sus vacaciones teniendo más en cuenta las necesidades de otros que sus propias preferencias, pensando que con eso reducirán el malestar y los resentimientos dentro del equipo. Es un gesto generoso, pero, acabará pasando también factura por lo que es importante reflexionar sobre el tema dentro de la compañía.

 

Quizá sean, precisamente estos meses, los más propicios para tratar de comprender de qué manera se pueden manejar mejor y de una manera más justa las solicitudes de vacaciones, sin desagradar a nadie y asegurando la continuidad del negocio. Es la manera de hacer que el siguiente verano, las vacaciones sean de verdad, un momento de relax para todos.

Entonces, se me ocurren algunas cosas que creo que pueden ser interesantes:

Definir una política clara.

El primer paso es asegurarse de que el procedimiento a seguir para las solicitudes de vacaciones y ausencias sea ​​claro para todos los empleados. Aclarar los períodos del año o los días en los que es preferible evitar las ausencias (por ejemplo, durante un pico de producción o en coincidencia con eventos particulares), asegurándose de que todos puedan verificar fácilmente sus vacaciones pendientes, y, desde luego, organizándose para reducir el número de discusiones.

Se necesita la mayor claridad posible: ¿hay reglas sobre la cantidad de personas en el mismo equipo que pueden estar ausentes al mismo tiempo? ¿Qué posiciones no pueden permanecer descubiertas?

Si todos tienen políticas corporativas claras desde el principio, aceptarán más fácilmente la posibilidad de tener que cambiar su plan de vacaciones, teniendo en cuenta las necesidades de la empresa y sus colegas.

Las tecnologías para la gestión de vacaciones y ausencias hacen que sea más fácil para las personas tener sus vacaciones de montaña bajo control. Un software como Cezanne HR permite a cada colaborador acceder a la plataforma con un perfil de autoservicio y tener una visión general clara de los días de vacaciones que ya han utilizado y de los que todavía están disponibles, para que puedan planificar con anticipación sus días de permiso, sin tener que  recurrir continuamente a Recursos Humanos o administración para obtener una actualización de su estado.

Planificar con suficiente antelación

Como digo, la planificación de las vacaciones puede ser un momento estresante para todos: unir solicitudes conflictivas y asegurar la presencia de los recursos necesarios para la continuidad del negocio puede convertirse en una pesadilla logística.

La introducción en la empresa del uso de un software para la planificación de vacaciones y ausencias puede reducir significativamente el compromiso y el tiempo perdido en la realización de tareas administrativas con poco valor agregado. Un sistema de recursos humanos con funcionalidad de gestión de vacaciones permite a todos vigilar el calendario de la empresa para que sepan en todo momento quiénes están fuera de la oficina, tanto dentro de su propio equipo, como en los demás departamentos. Además, permite planificar con mucha antelación para organizar las actividades del equipo, evitando cuellos de botella o interrupciones en los períodos vacacionales.

Animar a la gente a planificar

La planificación anticipada de las vacaciones y la formulación de solicitudes a tiempo ayudarán a evitar períodos de ausencia superpuestos que podrían ser problemáticos, garantizando a todos un descanso bien merecido. Mirar hacia adelante, con la esperanza de que no todos se apiñen para pedir vacaciones en el momento más inapropiado, no es un enfoque efectivo. Si, por otro lado, dejas claro a todos los términos de la solicitud de vacaciones, nadie podrá quejarse si las fechas preferidas ya han sido ocupadas por otros. Al mismo tiempo, cuando se te haga una solicitud, asegúrate de responder con prontitud, especialmente si la deniegas, para que tus empleados puedan reservar sus vacaciones o reorganizar sus planes si fuera necesario.

Explicar claramente por qué se rechaza una solicitud.

Incluso con una planificación cuidadosa y políticas claras, desafortunadamente a veces habrá  que rechazar una petición de vacaciones; en estos casos, es importante proporcionar una explicación detallada de las necesidades que llevaron a esta decisión. Será más fácil para los empleados comprender que no todos pueden estar ausentes al mismo tiempo porque las actividades comerciales deben permanecer tripuladas y los clientes aún deben recibir una respuesta a sus solicitudes.

Si has pedido que se planifiquen y envíen las solicitudes a tiempo, habrás contribuido a la creación de una mentalidad de colaboración que podría llevar al equipo a organizarse de forma independiente para encontrar un acuerdo en la definición del calendario de días festivos. Si esto no sucede, muéstrate firme para evitar la creación de descontento y tensión.

Ser firme pero leal

Si surgieran disputas entre colegas, asegúrate de actuar de manera transparente y justa en cualquier circunstancia. Si se diera la impresión de que hay favoritismos, por ejemplo, para los empleados que tienen hijos a quienes siempre se les garantiza vacaciones durante el cierre de la escuela, el resentimiento y la desmotivación podrían propagarse rápidamente.

Sin embargo, esto no significa dejar de lado el factor humano: ¡siempre habrá circunstancias especiales a tener en cuenta! Llama la atención sobre estas situaciones con claridad y sobre el  compromiso de la organización de cumplir con una solicitud especial, tal vez pasando entre diferentes tareas y turnos o buscando a alguien que pueda cubrir esa posición temporalmente.

Incluso, si después de todos los esfuerzos, todavía tienes que rechazar la solicitud, las personas apreciarán el intento.

¿La planificación de vacaciones es un problema para tu equipo? Dino cómo puedes manejar las solicitudes sin problemas y … ¡No olvides organizar también las tuyas!