6 desafíos que el COVID-19 ha causado en los departamentos de Recursos Humanos

Desde que llegó el COVID-19 se ha pedido a recursos humanos que hiciera un esfuerzo adicional para superar los retos que implicaba la pandemia en la gestión de las personas. Desde apoyo para implementar el trabajo en remoto hasta la gestión de las bajas por enfermedad o el seguimiento del compromiso de los empleados, RRHH ha visto incrementar la carga de trabajo y la presión. Y, aunque muchas de estas actividades no son nuevas, las demandas sobre el área de gestión de personas se han multiplicado tanto en velocidad como en intensidad. Y, la cosa no queda ahí, porque previsiblemente, los desafíos seguirán en aumento.

La era de los procesos manuales de recursos humanos y las hojas de cálculo ya ha pasado. Los equipos de recursos humanos necesitan un software de recursos humanos SaaS confiable basado en la nube para gestionar las cargas de trabajo actuales y futuras, y para gestionar tanto a los empleados que trabajan en el lugar habitual como a los que en estos momentos operan en remoto. Por lo tanto, este es un buen momento para empezar a utilizar un software de recursos humanos como Cezanne HR para superar los desafíos que plantea la gestión de personas en la era COVID-19.

Si quieres gestionar mejor tus documentos de recursos humanos, estar al tanto sobre las ausencias, averiguar quién está y quién no en la oficina o enviar mensajes fácilmente a todos los miembros de tu equipo, sigue leyendo para descubrir cómo Cezanne HR puede ayudarte con esto y con mucho más:

  1. Gestión de documentos

Desde el inicio del COVID-19 los documentos que los equipos de RR.HH. han tenido que enviar a su fuerza de trabajo se han vuelto densos y demasiado frecuentes. Desde las políticas de teletrabajo hasta las bajas, la evaluación de riesgos o las actualizaciones de la gestión de ausencias , el «papeleo» de RR.HH. ciertamente no ha parado. Por lo general, además, no se trata solo de enviarlo y olvidarse: lo más probable es que necesita una firma electrónica para demostrar que se ha leído y comprendido el documento.

La gestión del proceso anterior será muy diferente si tienes un software de recursos humanos innovador y funcional en el que puedas confiar, o no ..

Sin un software de recursos humanos, la gestión de documentos probablemente comienza con preocupaciones sobre saber quién ha recibido el documento actualizado y quién no, o quién necesita ver qué según su función, ubicación, situación laboral, etc. Luego está la decisión de cómo enviar los documentos, y cómo hacerlo de forma segura si son confidenciales. Y enviarlo es solo la mitad de la historia; probablemente te preguntarás, ¿Cómo confirmo que se han leído?

Cezanne HR incluye un sofisticado sistema de gestión de documentos que facilita mucho esta tarea, así como la obtención de reconocimientos de firma electrónica. Cezanne HR puede enviar los documentos directamente a tu personal (eliminando las bandejas de entrada de Outlook llenas de mensajes de fuera de la oficina después de enviar comunicaciones masivas) y solicitar firmas electrónicas. El sistema mantiene un historial de lo que se ha emitido / firmado, por lo que si, por ejemplo, actualizaras los horarios de trabajo desde casa y solicitaras a los empleados que firmen para decir que lo han leído, el sistema también conservará la versión anterior . Las capacidades de generación de informes del software te mostrar quién ha firmado y quién no ha firmado electrónicamente los documentos para que puedas realizar un seguimiento según sea necesario.

  1. Gestión de ausencias

Uno de los desafíos clave que aterrizará en RR.HH. durante una pandemia es la gestión de ausencias. Durante los últimos meses, los líderes empresariales y los responsables de RR.HH. indudablemente habrán revisado sus políticas de gestión de ausencias para adaptarse al COVID-19. Esta es una tarea compleja, ya que puede necesitar incluir a personas que se enferman con el virus, así como a aquellos que necesitan tiempo libre para cuidar a familiares o amigos que no se encuentran bien, y quizás también solicitudes de ausencia debido a problemas mentales relacionados con COVID-19.

Para las empresas que no tienen un sistema de recursos humanos, simplemente informar a su fuerza laboral sobre la nueva política puede ser problemático. Pero informar a la gente sobre los cambios de política es solo el comienzo; administrar los nuevos tipos de permisos a través de hojas de cálculo y correos electrónicos se vuelve muy laborioso y propenso a errores.

Lo que necesitan las empresas es un módulo dedicado a la gestión de ausencias como el que ofrece Cezanne HR. RR.HH. puede simplemente agregar cualquier nuevo motivo de ausencia a un menú desplegable para que los empleados y gerentes solicitar y aprobar fácilmente las solicitudes de ausencia, respectivamente. RR.HH. y aquellos a quienes otorgan derechos de acceso pueden ver fácilmente qué tipos de licencias se toman y cuándo, desglosando la información por departamentos, etc. El software de gestión de ausencias es estratégico para ayudar a los gerentes a garantizar que tengan una cobertura adecuada en todo momento, al mismo tiempo que les da a sus equipos el tiempo libre que necesitan, y, por supuesto, el que legalmente les corresponde.

  1. Seguimiento de la fuerza laboral

Tanto si los empleados están trabajando desde casa como si lo están haciendo desde su entorno habitual o bajo un modelo híbrido, saber exactamente dónde se encuentra la gente puede que nunca haya sido tan importante como ahora. Si la dirección o la gerencia te preguntara ahora mismo cuántas personas están trabajando en la oficina, ¿podrías dar una respuesta rápida? Si alguien que trabaja en la oficina enferma con COVID-19, ¿podrías informar a sus compañeros?

Si confías en actualizar la información a través de una hoja de cálculo o, peor aún, si crees que los jefes de equipo mantendrán actualizadas sus propios registros de quién está en la oficina y cuándo, es poco probable que tengas una visión clara, precisa y actualizada del paradero de tu fuerza laboral.

Los empleados pueden utilizar el creador de formularios de Cezanne HR para solicitar autorización para trabajar en la oficina y para que los managers aprueben o rechacen esa solicitud (luego hay una búsqueda / informe disponible que muestra todos los formularios que han sido aprobados, etc.) . La función de calendario en Cezanne HR puede rastrear quién está dentro y fuera de la oficina. Si te preocupa que esta información se actualiza en el calendario, el módulo de gestión del tiempo de Cezanne HR con funciones de entrada / salida es una forma más, de solicitar datos sobre quién está en la oficina y quién trabaja en remoto.

  1. Mantener el contacto con la gente

A menos que sean muy grandes, es poco probable que las empresas inviertan en una solución independiente para las comunicaciones internas. Si no tienen un software de recursos humanos que pueda cubrir esto, entonces, el área de gestión de personas recurrirá, seguramente, a Outlook para las comunicaciones internas. De este modo, las comunicaciones de RR.HH. se encuentran en una serie de correos electrónicos que el personal puede o no conservar, la información no se almacena en un solo lugar para facilitar su consulta en el futuro, y cualquier respuesta o comentario termina en cadenas de emails dispersas, en lugar de en un lugar central.

Además de la funcionalidad de gestión de documentos, Cezanne HR se puede configurar para que actúe como un centro de información, lo que permita a cualquiera compartir noticias importantes o proporcionar comentarios a través de los «espacios de trabajo». Estos espacios de trabajo mantienen las comunicaciones entre RR.HH. y los empleados y permiten que estos puedan responder a los mensajes e interactuar entre sí. Los portales de incorporación (en el módulo de Onboarding de Cezanne HR) son otra gran herramienta de comunicación con la que RR.HH. puede almacenar toda la información clave que un empleado nuevo necesita, facilitando que la información esté actualizada y accesible en todo momento.

  1. Acceso a preguntas frecuentes

Crear una lista de preguntas frecuentes y sus respuestas es una de las formas más fáciles de ahorrar tiempo. Tanto si durante la pandemia se trabaja desde el lugar habitual, como si las personas se van reincorporando lentamente o si la compañía mantiene la modalidad de teletrabajo, es probable que la gente se haga muchas preguntas. Preguntas que se repetirán y se responderán varias veces a personas diferentes. Por eso, crear una lista de preguntas frecuentes y mantenerlas actualizadas periódicamente para evitar que responda las mismas consultas una vez y otra vez.

Si no tienes un software de recursos humanos, es posible que no tengas un lugar adecuado y seguro para almacenar estas preguntas frecuentes. Si las envías por correo electrónico correrás el riesgo de que no se lean, o se lean, pero no se guarden, o que alguien guarde una versión anterior que ahora no esté actualizada.

El almacenamiento de preguntas frecuentes dentro de Cezanne HR garantiza que toda la gente tenga un lugar central al que acudir para buscar preguntas frecuentes, manteniendo la privacidad de la información potencialmente confidencial. Además, puedes enviar una notificación cuando se actualicen las preguntas frecuentes. Alojar la información en Cezanne HR, es una excelente manera de llamar la atención sobre la información, pero también, una forma de mantener una fuente de verdad en caso de conflicto y / o necesidad.

  1. Mantenerse al tanto de las tareas esenciales con listas de verificación

Con todo lo que RR.HH. necesita para gestionar el impacto del COVID-19, es fundamental tener listas de verificación organizadas. Las listas de verificación permiten desglosar procesos, como evaluaciones de riesgos o verificaciones de referencias, en las tareas que deben completarse y quién es responsable de cada una.

Si las listas de verificación de recursos humanos no se formalizan y gestionan activamente, es demasiado fácil que las actividades clave, como los pasos de cumplimiento, se retrasen o incluso se pasen por alto.

La función de lista de verificación dentro de Cezanne HR permite a RR.HH. organizar todas las tareas asociadas con un proceso específico, notificar a las personas sobre lo que deben hacer dando a RR.HH. la capacidad de ver si se ha hecho o no.

Cezanne HR se ha diseñado para facilitar la gestión de recursos humanos, permitir el cumplimiento normativo y mantener las personas conectadas. Todas estas ventajas no deben asociarse al uso de un software caro. En el caso de Cezanne HR los costes son altamente competitivos al estar alineados con la plantilla. Es decir, los costes se calcularán en función de los empleados gestionados y los módulos empleados. Módulos que se pueden sumar o eliminar en función de las necesidades que plantee la organización. Si quieres más información, ponte en contacto con nosotros hoy mismo. Podrás reservar una demostración con nuestro equipo de expertos.

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