Incorporación efectiva: qué, cómo, cuándo,…

Como profesional de recursos humanos, la incorporación efectiva de los nuevos empleados es uno de los aspectos más importantes de tu trabajo. El Onboarding es un punto crítico. Si lo haces mal, corres el riesgo de dañar la moral del nuevo empleado. Y, también su confianza. Los efectos de un recibimiento defectuoso son inmediatos. Pueden hacerse evidentes, incluso, antes de que la persona ocupe su escritorio. Entonces, el tiempo y los recursos empleados en su selección y formación se pierden por completo.

Las organizaciones que no practican un buen Onboarding son más propensas a sufrir el «síndrome de no arrancar». Sabemos que casi un tercio de los empleados que ni siquiera se presentaron a su puesto de trabajo el primer día, tuvieron una experiencia nefasta con la organización tras recibir su oferta laboral. Por otro lado, según un estudio de Aberdeen, el 86% de los encuestados tomaron la decisión de permanecer en la empresa a largo plazo, durante sus primeros 6 meses de trabajo.

Incorporación efectiva

Una mala experiencia en la incorporación de nuevos empleados puede tener otros efectos negativos a mayor escala. Efectos relacionados, por ejemplo, con una baja productividad, más ineficiencias o índices de rotación mayores. Sin embargo, una integración efectiva ayuda a comprometer al talento incluso antes de su incorporación.

Incorporación efectiva: lo que hay que hacer y lo que no 

Está claro que RRHH se juega mucho a la hora de crear una estrategia de incorporación efectiva. Pero no hay que obsesionarse: hay algunas cosas sencillas, pero estratégicas, que puedes hacer para mejorar los procesos de incorporación de tu organización…

HACER: Comunicarte regularmente con los nuevos empleados

Teniendo en cuenta que se trata de una etapa tan delicada del viaje de un empleado, es vital mantener un contacto regular con el nuevo empleado. La comunicación debe ser siempre fluida. Pero, especialmente, entre el momento en que el que acepta la propuesta laboral y empieza a trabajar.

Envíales información sobre dónde deben estar el primer día. Incluye la dirección de la oficina o del lugar de trabajo. La hora. El departamento y la persona a la que deben presentarse. Si tus instalaciones están alejadas o son difíciles de encontrar, dales instrucciones específicas para que puedan planificar su ruta.

Si el Onboarding es remoto, deberás poner más foco en conseguir una incorporación efectiva. Asegúrate de que el nuevo empleado conoce bien las aplicaciones o el equipo que va a utilizar. Explica claramente, cuándo llegarán los dispositivos. Y quién se pondrá en contacto con ellos para las instalaciones pertinentes. Acuérdate de tratar también los temas relacionados con la salud y la seguridad laboral. Asegúrate de que tienen todos los elementos adecuados para proteger su ergonomía -silla, escritorio, salvapantallas, …- Y si no es así, proporciónaselos.

Te preparados todos los detalles formales de su puesto. Estarán deseando saber más, sobre los retos que les esperan. Anima a sus responsables a ponerse en contacto con ellos. Y a darles detalles sobre sus funciones. O sobre cómo será su primera semana de trabajo. Esto les ayudará a prepararse para su primer día en la empresa. Y a empezar de la mejor manera posible.

Además, una vez que se hayan incorporado, pide a tus nuevos empleados su opinión sobre el proceso de selección e incorporación. Es una buena manera de reforzar su impresión sobre el tipo de empresa a la que se incorporan. Y puede ayudarte, también a ti, a evaluar las áreas de mejora.

NO HACER: Dejar a los nuevos empleados sin las herramientas adecuadas para trabajar

Los recién llegados estarán ansiosos por empezar a trabajar. Pero no podrán hacerlo si no tienen el equipo, el acceso o el espacio necesario. Por lo tanto, asegúrate siempre de que, antes de que lleguen los nuevos empleados, su equipo, el software o el acceso a TI (si procede) y los espacios de trabajo estén configurados y listos para funcionar.

Si tu software de RRHH incluye la gestión de tareas, podrías configurar «plantillas de tareas» relacionadas con la incorporación. Y elegir la que mejor se adapte en cada caso. Por ejemplo, para notificar automáticamente al gestor de instalaciones correspondiente para que pueda organizar el acceso, los escritorios y otros equipos. Al equipo de TI cuando se requiera un software especializado. O a un gestor de nóminas local si tu empresa es internacional. De este modo, te aseguras de que no se pierda ningún paso importante. Y pierdes mucho menos tiempo persiguiendo a todo el mundo.

HACER: Personalizar la experiencia

Dado que el objetivo de una incorporación eficaz es hacer que cada empleado se sienta bienvenido e integrarlo en la empresa, estará bien que adaptes los procesos para que reflejen sus diferentes demandas y expectativas.

Tu software de RRHH puede desempeñar un papel crucial en la creación de una experiencia de incorporación más personalizada. Por ejemplo, el módulo de Onboarding de Cezanne HR permite crear fácilmente portales de bienvenida personalizados para los nuevos empleados. Estos portales se pueden configurar para incluir comunicaciones personalizadas, información clave sobre su papel, y las tareas que deben completar. Incluso puedes incluir un vídeo de bienvenida de la compañía, biografías del equipo y detalles de contacto relevantes. También es una manera de poner al alcance del nuevo empleado información interesante sobre los miembros del equipo con los que trabajarán.

HACER: Mantener controles regulares

A nadie le gusta sentirse a ciegas sobre su rendimiento laboral. Sobre todo, cuando eres nuevo. Las reuniones periódicas con los empleados más noveles pueden ayudarles a establecer una mejor relación con sus superiores jerárquicos. También les permitirá aclarar las prioridades iniciales a corto plazo. Y los objetivos a largo plazo. Además, es una oportunidad perfecta para que los nuevos empleados planteen cualquier dificultad que puedan tener. Y para solicitar el apoyo que les gustaría recibir.

Si los nuevos empleados trabajan a distancia, no hay que subestimar el poder de las reuniones periódicas. Un estudio realizado por Gallup sobre los trabajadores a distancia antes del COVID reveló que cuanto más frecuentemente recibían información de sus jefes, más comprometidos estaban con su trabajo. Por lo tanto, tiene sentido asegurarse de que los directivos se reúnen con regularidad, tanto con los recién llegados, como con los miembros del equipo más consolidados.

NO HACER: Pensar que la incorporación es sólo para los nuevos empleados

Además de un programa de bienvenida bien estructurado, también hay que pensar en la incorporación más allá de los primeros días. Para conseguir una incorporación efectiva hay que pensar en un proceso centrado en la retención del talento. Incluso, del talento existente y no solo en las nuevas contrataciones. Por eso, los objetivos del Onboarding deben apuntar también en mejorar la satisfacción laboral y el rendimiento. Y, a la vez, tratar de reducir la rotación de los empleados.

Un consejo: Diseña un programa de Onboarding continuo y haz que los empleados más veteranos se comprometan y participen en él. Esto reducirá el riesgo de fuga, tanto de los nuevos, como de los que llevan más tiempo en la organización.

HACER. Poner el foco en las personas

Para conseguir una incorporación efectiva, es mejor centrarse en las personas y en los procesos. Y, evitar que el “papeleo” o las funciones más administrativas, ocupen toda tu atención. Centrar el Onboarding en formularios, manuales, políticas, requerimientos, etc. dinamita su esencia de integrar al nuevo empleado en la cultura corporativa.

Si te centras en el papeleo y te olvidas de la integración cultural, estarás contribuyendo a generar una brecha significativa entre las prioridades y la actividad real. Por otro lado, ten en cuenta que una incorporación eficaz no va solo de formalismos y procesos. Va de comunicar valores culturales. De integrar y cohesionar equipos a través de actividades de desarrollo común. Y de garantizar que los nuevos empleados entiendan lo que les hará triunfar en su nuevo rol. Es decir, que va más de personas que de tareas.

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