Los profesionales de RRHH son muy conscientes del valor que aporta un programa de Onboarding a la organización. Y no solo en los procesos de Incorporación.

Cuando se hace bien, la incorporación puede servir como punto de partida para una carrera exitosa y duradera. Los nuevos empleados no solo se beneficiarán de una presentación gratificante. La organización también cosechará las recompensas de tener una persona involucrada y motivada desde el principio. Así, todos ganan.

Sin embargo, esos primeros días y semanas críticas, también pueden ser agotadoras y estresantes para los nuevos empleados. Y, también, vemos que el esfuerzo que implica gestionar bien la incorporación de los nuevos empleados genera en las organizaciones, muchos conflictos, en lugar de disiparlos.

Procesos de incorporación

Muchos empleados encuentran estresante su experiencia de incorporación. Y esto es preocupante. Si bien los nervios al comienzo de un nuevo rol son completamente normales, el estrés puede ser una emoción extremadamente dañina. Ten en cuenta que esos primeros días y semanas son un punto crítico en la carrera profesional de un nuevo empleado.

De hecho,  según un estudio de Aberdeen Group, de altos ejecutivos dice que el 86% de los nuevos empleados deciden si permanecerán a largo plazo en una empresa dentro de los primeros seis meses.

ONBOARDING, MÁS ALLÁ DE LA INCORPORACIÓN

Si la emoción predominante de los nuevos empleados es una sensación de estrés o de estar abrumados, es muy poco probable que se queden en la empresa a largo plazo. Por lo tanto, tiene sentido que recursos humanos haga lo posible para que sus programas de incorporación sean fáciles y divertidos. Pero, sobre todo, efectivos.

Y, ¡ojo! porque un programa de Onboarding acompaña al empleado durante todo su ciclo de vida laboral. No es solo un sistema que impacta sobre la incorporación de nuevos talentos. Es una solución que facilita la gestión del empleado desde que se incorpora a la organización hasta que la abandona.

Pero, si nos centramos en la primera parte, es decir, en la incorporación, la pregunta es clara. ¿Qué puede hacer RRHH para que el proceso sea menos estresante para todos?

Hay algunas cosas sencillas, pero fundamentales, que RRHH puede hacer para reducir el estrés en los procesos de incorporación. Entre ellas:

GARANTIZAR QUE EL NEGOCIO ESTÁ LISTO PARA LAS NUEVAS INCORPORACIONES

Las primeras semanas son el momento perfecto para brillar. Eso es lo que piensan la mayoría de las personas que se incorporan a un nuevo puesto. Están deseando empezar. Y causar buena impresión. Demostrar que harán bien el trabajo para el que han sido contratados.

Sin embargo, ¡no podrán hacerlo si no tienen el equipo, el acceso o el espacio que necesitan! Si se ven cruzados de manos o no pueden completar sus tareas porque no tienen el acceso a las aplicaciones, o el equipo adecuado, aumentará su frustración. La ansiedad y el estrés se apoderarán de la situación.

Como profesional de recursos humanos, debes asegurarte de que, antes de que lleguen nuevos empleados, su equipo, el software o el acceso a TI y (cuando corresponda) espacios de trabajo estén configurados y listos para usar.

Software de Onboarding

Tu software de recursos humanos será el que más te puede ayudar. Si incluye una funcionalidad especifica para la gestión de las actividades propias de la incorporación, es una buena idea configurar varias «plantillas de actividad». De esta forma podrás elegir la que mejor funcione para cada empleado nuevo: por ejemplo, notificando automáticamente al responsable de las instalaciones para organizar el acceso, los escritorios y otros equipos. O para notificar al equipo de TI si se requiere un software especializado o un gestor del tiempo, si, por ejemplo, el negocio es internacional y se precisa un Registro de Jornada Laboral específico.

MANTENER ABIERTAS LAS LÍNEAS DE COMUNICACIÓN

El período entre la aceptación de la oferta y el comienzo del trabajo es un momento increíblemente sensible. Por eso, es importante animar a los responsables de la selección de tu organización para que se comuniquen regularmente con los nuevos empleados, antes, incluso, de su incorporación. Es importante confirmar con ellos, su función, sus actividades, su rol. Y, como será su primera semana de trabajo. Esto les ayudará a prepararse para ese primer día. Y también les ayudará a tener claro lo que se espera de ellos.

Además, el equipo de recursos humanos puede:

Enviar información a los nuevos empleados sobre dónde deben estar el primer día, incluida la dirección, la hora, el departamento y la persona a la que deben informar.

Indicar quién será la persona de contacto si, por lo que sea, llegan tarde en su primer día

Si el puesto es remoto, hay que asegurarse de que todos saben qué tipo de tecnología o equipo proporcionará la organización, cuándo y dónde se hará la entrega. Y, quién se encargará de la configuración.

OBTENER LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA CON ANTELACIÓN

Con los nuevos empleados ocupados aprendiendo su nuevo rol, atascarlos en grandes volúmenes de documentos iniciales o bombardearlos con correos electrónicos, solo aumentará su estrés.

Trata de completar toda la documentación formal antes de su llegada. Esto les ayudará a concentrarse únicamente en su adaptación al nuevo rol y al trabajo que realizarán. Si utilizas un software de recursos humanos con capacidades de incorporación todo este proceso administrativo será mucho más sencillo. Emplearás menos tiempo. Y, sobre todo, se evitarán situaciones de estrés tanto para los nuevos empleados como para las áreas de RRHH, generalmente ya, muy sobrecargadas.

OFRECER FORMACIÓN

Tener un programa de inducción bien diseñado que incluya un elemento de formación puede ayudar a los nuevos empleados a sentirse más seguros en su función. Si no puedes ofrecer formación específica, piensa en un sistema de mentoring. Esto también puede ayudar a reducir los niveles de estrés de tus nuevos empleados.  Si algo difícil les parece demasiado difícil o si se atascan con ciertos aspectos de su función, tienen la tranquilidad de tener a alguien de confianza a quien recurrir. Además, ayuda a los empleados a construir una nueva relación profesional de inmediato. Y les permite aprender cómo funcionan las cosas en su nueva empresa de manera mucho más eficiente.

REALIZAR CHECK-IN REGULAR

Si no saben cuál es la opinión que la empresa o sus responsables tienen de ellos, es posible que los nuevos empleados, sientan ansiedad.

Los controles regulares con los managers ayudar a evitar esto. También permite definir claramente las prioridades iniciales a corto plazo, y los objetivos a largo plazo. Y ayuda a construir una relación más sólida desde el principio entre managers y empleados. Es una oportunidad para poner sobre la mesa las dificultades que se pueden encontrar. Y, por supuesto, para solicitar u ofrecer el apoyo necesario para mejorar el desempeño laboral.

Funciones de autoservicio

HACER QUE EL PROCESO DE INCORPORACIÓN SEA INSPIRADOR Y DIVERTIDO

Finalmente, el proceso de incorporación de tu empresa debe ser un viaje inspirador y motivador para los nuevos empleados. Después de todo, si bien la perspectiva de comenzar un nuevo trabajo puede parecer aterradora, ¡también puede ser una experiencia emocionante! Entonces, ¿por qué no aprovechar esos sentimientos más positivos de entusiasmo, emoción y motivación? ¿por qué no hacer que perduren en el tiempo?

Las pequeñas cosas que puedes hacer para crear un programa de inducción más inspirador incluyen:

  • Animar a los managers a planificar un almuerzo de bienvenida o un evento social fuera del trabajo. Esto puede ayudar a los nuevos empleados a conocer e interactuar con sus nuevos colegas en un ambiente más relajado.
  • Utilizar tu software de recursos humanos para crear un portal de incorporación personalizado adaptado a ellos y a su función. También podrías incluir un video de bienvenida personalizado de su nuevo equipo.
  • Resaltar los valores, la propuesta de valor y la cultura de los empleados de tu organización. Esto no solo ayudará a crear un compromiso vital con los nuevos empleados, sino que también demostrará que la experiencia de los empleados es algo que la empresa se toma muy en serio.
  • Crear un kit de bienvenida con algunos de los gadgets de la marca.