Come costruire una shortlist di software per la gestione risorse umane

Trovare il software giusto per le HR può essere un’impresa complicata. Ovviamente, i fornitori faranno di tutto per convincervi dei meriti dei loro prodotti e, con una miriade di sistemi tra cui scegliere, può essere veramente sfidante riuscire a trovare quello che meglio soddisfa le vostre esigenze.

Allora qual è il modo migliore per selezionare i fornitori potenziali e quali sono le insidie che dovete evitare? I suggerimenti che seguono vi aiuteranno a costruire una lista credibile di aziende e prodotti che meglio si adattano alla vostra realtà.

Ampliate la vostra ricerca

Avete appena inserito in Google la frase ‘Software HR’ e un elenco di fornitori appare di fronte a voi sullo schermo. Anzitutto, non date per scontato che le società che appaiano in testa alla lista sono lì perché sono le migliori. Quelle aziende possono essere lì perché hanno pagato per questo questo privilegio o perché sono molto bravi nelle tecniche di Search Engine Optimization (SEO). Assicuratevi di scorrere la lista verso il basso, onde evitare di non prendere in considerazione un fornitore promettente solo perché dovete andare alla pagina successiva dei risultati per trovarlo.

Confrontate con cautela

L’utilizzo di siti specializzati nel confronto tra soluzioni software può essere utile, ma occorre sapere che spesso sono sponsorizzati dagli stessi fornitori presenti nelle loro liste. Alcuni siti, come ad esempio HRcomparison.com, possono farvi risparmiare tempo, aiutando a ridurre le scelte sulla base di ciò che i fornitori hanno riferito loro su caratteristiche del prodotto o segmenti di mercato. Ma non accettate ciecamente quello che il sito di confronto vi dice. Entrate in contatto con le aziende stesse per approfondire cosa offrono, in modo da confrontare le caratteristiche e i costi delle loro soluzioni con quelle dei concorrenti.

Approfondite la ricerca

Vale la pena dare un’occhiata anche ad articoli di blog specializzati in software HR, che potreste incontrare nel corso della vostra ricerca. Vi sarà subito evidente quali sono ti tipo ‘redazionale’ e quali scritti in modo indipendente. Alcuni possono sembrare a prima vista non commerciali, ma se dedicate un po’ tempo ad approfondire i link presenti in questi articoli, troverete che essi indicano chiaramente una precisa soluzione. In generale, ogni volta che trovate articoli nelle prime posizioni delle vostre ricerche noterete che sono quasi certamente stati scritti tenendo ben presenti i principi di ottimizzazione del SEO. Tuttavia, anche gli articoli di orientamento commerciale possono dare informazioni utili e linee guida importanti per la vostra ricerca – quindi scorreteli velocemente, ma fate attenzione ai messaggi pubblcitari nascosti.

Chiedete consigli

Uno dei modi migliori per saperne di piu’ sui prodotti e servizi di una società è quello di parlare con persone che li stanno già utilizzando. Qualsiasi fornitore affidabile dovrebbe essere più che felice di darvi i nomi e numeri di telefono di alcuni clienti in modo da poter fare una chiacchierata su come stanno usando i prodotti e quali sono i loro pregi e i problemi stanno riscontrando. Anche chiedere consigli attraverso i social media può essere utile – ma occorre sapere che se si vede un riferimento su LinkedIn, per esempio, potrebbe non essere del tutto indipendente. Commenti su siti di social media non sono normalmente sottoposti a validazione – così come una recensione su Tripadvisor o una recensione del libro su Amazon – e la revisione potrebbe essere stato scritto da amici e familiari!

Non fatevi ingannare da siti web appariscenti

Un sito web sfavillante, molto animato, non è necessariamente una garanzia che si riferisce ad un produttore affidabile. Di questi tempi, praticamente chiunque può creare un sito web appariscente a costo minimo, quindi andate oltre la “prima pagina”, cercate notizie sulla società, leggete i comunicati stampa e tutte le informazione utili che possano aiutare a dimostrare che si tratta di un player serio.

L’importanza della tecnologia

Qualunque sia la dimensione della vostra organizzazione – o il vostro budget – è importante che voi prendiate una decisione informata circa la piattaforma tecnologica che state selezionando. Con così tanti cambiamenti in questo momento, è importante conoscere le implicazioni della scelta tra Cloud, hosting e on-premise. Alcuni analisti HR – come Naomi Bloom – hanno scritto articoli veramente utili che possono aiutarvi nella vostre decisione.

I suggerimenti di cui sopra dovrebbero aiutavi a costruire una lista credibile di soluzioni HR, ma ovviamente il vostro lavoro non si ferma qui. Una volta che avrete selezionato i nomi della shortlist, è necessario parlare direttamente con i fornitori, richiedre la demo dei prodotti e sottoporre loro un elenco di omande su questioni importanti come la flessibilità, scalabilità, sicurezza dei dati, assistenza clienti, ecc. E’ importante anche farsi un’idea delle persone che stanno dietro il prodotto. Volete un prodotto che sia adatto alle vostre esigenze, ma volete anche persone capaci che vi aiutino dandovi supporto quando ne avete bisogno e con cui è piacevole lavorare.

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