Conoscere la propria organizzazione ed i propri collaboratori è il punto di partenza imprescindibile per qualunque impresa per mantenersi sempre competitiva sul mercato.
Per farlo è necessario avere a disposizione dati certi e privi di errori da analizzare per comprendere nel profondo dinamiche e problemi dell’azienda.
Dal punto di vista delle risorse umane, uno degli ambiti in cui è più importante poter contare su informazioni certe è quello della tracciabilità del tempo di lavoro dei dipendenti. Si tratta di un contesto in cui ormai è impossibile fare a meno di supporti tecnologici che riducano le incombenze amministrative per le HR. Utilizzare un software per la tracciatura di presenze ed assenze in azienda consente di lavorare su informazioni certificate e sempre a disposizione.
Un sistema moderno per la gestione di presenze ed assenze permette a ciascun collaboratore di consultare il proprio piano ferie ed il residuo, così come il calendario di team; ognuno può inviare le proprie richieste di ferie e permessi ed i manager possono approvarle o meno in base alle altre richieste pervenute per la stessa data.
Allo stesso modo la rilevazione delle presenze risulta snella e semplice: la timbratura può avvenire attraverso degli smartphone su cui gira il software, trasformati in veri e propri timbratori, ma senza i costi di installazione e mantenimento di terminali tradizionali. Esiste inoltre la possibilità, particolarmente utile per tutto quel personale che opera sul territorio fuori sede, di timbrare la presenza tramite app geolocalizzata con GPS installata sul proprio smartphone. Qualora il device fosse offline è possibile comunque effettuare la timbratura che, in questo caso, viene inviata al line manager per l’approvazione.
Tutte le informazioni raccolte in questa maniera vengono quadrate tra loro, anomalie ed errori vengono notificati immediatamente nel caso in cui, per esempio, venga effettuata una timbratura in un orario in cui risultava invece per quel dipendente una richiesta di assenza.
Una volta che i dati sono stati raccolti è semplice procedere ad elaborazioni che consentano statistiche e report in merito ad assenze e presenze distribuite per dipartimenti o giorni della settimana; in questo modo è possibile individuare trend emergenti su cui intervenire tempestivamente prima che insorgano problematiche (es: livelli di assenza anomali all’interno di un team specifico).
Scegliere di dotarsi di un software per la gestione assenze e la rilevazione presenze permette di semplificare tutte le analisi relative all’andamento dell’azienda, di evitare ritardi ed errori agendo anche real-time (es: sostituire subito un dipendente che non si è presentato da un cliente), riportare con agilità ai clienti le attività svolte su ciascuna commessa, ed impiegare un minor tempo per inviare dati alle paghe per l’elaborazione dei cedolini.
