Um dos maiores desafios de um novo sistema de RH é fazer com que os funcionários realmente o utilizem. As pessoas geralmente não gostam de mudanças e muitas vezes, reclamam que “a maneira antiga funcionou perfeitamente bem” ou que “não têm tempo” para lidar com a nova abordagem automatizada.
A rota do problema geralmente é que os funcionários sentem que um novo software de RH está sendo forçado a eles – com pouca ou nenhuma consideração por suas próprias necessidades.
Um relatório da Comissão de Trabalhadores e Tecnologia descobriu que os funcionários geralmente sentem-se excluídos quando trata-se de discussões sobre a digitalização no trabalho e acreditam que eles não estão sendo ouvidos sobre como a tecnologia emergente está sendo usada.
Então, se um novo sistema de RH está no horizonte da vossa empresa, qual é a melhor maneira de envolver os funcionários na conversa e envolvê-los ativamente no sucesso de vosso novo sistema?
Comece a conversa cedo
As pessoas que usarão o sistema geralmente estão em melhor posição para ajudar-vos a descobrir o que é necessário, o que funcionará bem e o que provavelmente causará problemas. Fazer com que os usuários finais envolvam-se o mais cedo possível economizará muito tempo e evitará o desperdício de energia. Pergunte a opinião dos gerentes de linha sobre quais processos de gerenciamento de pessoas estão demorando muito tempo e o que eles achariam útil automatizar.
Funcionários individuais também poderão fornecer orientações sobre o que consideram mais frustrante sobre os processos atuais e como a digitalização pode melhorar a experiência. A criação de um fórum de funcionários em um estágio inicial também significa que tens um grupo piloto pronto para ajudar a testar o sistema e eliminar as dúvidas antes que tudo seja lançado em toda a empresa.
Feedback sobre o progresso
Não há nada mais frustrante do que ser solicitado a fornecer seus pensamentos e ideias em um novo sistema e depois nunca mais ouvir nada. Se fores consultar pessoas, precisará mantê-las atualizadas com os planos mais recentes do sistema e explicar como vossas ideias foram integradas. Se não foi possível levar adiante sugestões com as quais as pessoas claramente sentiram-se muito motivadas, você precisa explicar o motivo. Caso contrário, vossos funcionários sentirão que estás apenas a fingir que eles estão envolvidos.
Identifique early adopters e quick wins
Cada equipa terá seus entusiastas digitais, assim como seus dinossauros digitais. Uma vez que o sistema esteja pronto para rodar, identifique as pessoas que são amigas da tecnologia e as transforma em prioridade interna para o novo sistema.
Faça com que eles sejam treinados e estejam em primeiro lugar para que possam resolver problemas em suas próprias equipas, ajudar a envolver os usuários relutantes, fornecendo apoio e incentivo para aqueles que podem estar com dificuldades.
Concentrar-se em vitórias rápidas é outra boa maneira de criar suporte em um estágio inicial. Um dos maiores erros que as pessoas têm no trabalho é não conseguir obter respostas rápidas sobre quanto tempo de folga eles ainda têm e quando poderão levá-lo. Se puderes concentrar-se em fazer com que as pessoas usem primeiro o módulo de ausência, elas verão como é simples – e quão útil – é e será mais receptivo a abraçar as capacidades mais amplas do sistema.
Concentre-se no QHPM (o que há para mim)
Embora os benefícios de uma abordagem nova, mais integrada e automatizada possam ser óbvios para o RH, para os funcionários, é necessário explicá-lo. Identifique alguns recursos que sabes que os funcionários e seus gerentes apreciarão – e explore isto. Se tiveres uma equipa interna de comunicação, envolva-os para ajudar a planejar uma campanha de comunicação que aumentará a conscientização sobre o sistema e incentivará a aceitação.
Construa um vínculo
É difícil relacionar-se com um “sistema”, então, por que não escolher um nome que o faça parecer mais “humano” e uma extensão da vossa equipa de RH? É uma abordagem que tornou-se popular entre os clientes de RH da Cezanne, com nomes frequentemente selecionados após uma votação interna.
Também vale a pena planejar a primeira interação que os funcionários terão com seu novo sistema. Você pode usá-lo para enviar uma mensagem que promova o engajamento dos funcionários, como uma mensagem de boas-vindas ou um lembrete sobre uma atividade social futura. Dessa forma, os funcionários reconhecem desde o início que o novo sistema não é apenas sobre preenchimento de formulários e administração de dados.
Comece simples
Tente não sobrecarregar os funcionários durante os primeiros dias ou semanas usando o novo sistema. Talvez seja possível definir algumas tarefas simples, como carregar sua foto ou criar uma pequena biografia, para que elas familiarizem-se com o novo software e passem a apropriar-se de seus próprios dados.
Forneça dicas de onde ir e o que fazer para que eles não sintam-se preocupados com a possibilidade de não “conseguir” e sempre solicite feedback. Dessa forma, vai identificar cedo se algo estiver atrapalhando seu sucesso
Compartilhe histórias de sucesso
Se os funcionários ainda estiverem tendo dificuldade, identifique os departamentos em que a ocupação é alta e incentive-os a divulgarem seus sucessos. Os gerentes de linha podem compartilhar histórias, por exemplo, sobre quanto tempo o novo sistema salvou ou como foi útil ter uma visão de calendário de equipa quando trata-se de planejar projetos e alocar recursos.
O pessoal pode ser incentivado a falar sobre os benefícios de poder acessar e gerenciar seus dados pessoais em um único lugar, enquanto desloca-se ou trabalha remotamente. Histórias de dia a dia como essas também são ideais para lançamentos globais ou para o aumento do uso do sistema para empresas que você adquiriu ou incorporou.
Seja forte
Às vezes tens que ser cruel para ser gentil. Os gerentes de linha virão batendo à vossa porta, implorando para que forneças informações que eles possam acessar facilmente, porque eles estão “muito ocupados”. Colaboradores podem alegar que “não lhe disseram” como usar o sistema e precisam que você atualize os detalhes pessoais deles. Você precisa ter uma postura dura e bater esses pedidos de volta. Seja simpático e solícito em mostrar às pessoas como usar o sistema por si mesmas (mesmo que já as tenha mostrado) e não caia na armadilha de fazer isso por elas. Se fores persistente, eles eventualmente receberão a mensagem.
Sue Lingard
Sue studied Personnel Management at the London School of Economics before taking on management roles in the travel, recruitment and finally HR software industry. She's particularly interested in how technologies enable HR teams - and the people they support - to work better together.
