Um dos maiores desafios de um novo sistema de RH é fazer com que os funcionários realmente o utilizem. As pessoas geralmente não gostam de mudanças e muitas vezes, reclamam que “a maneira antiga funcionou perfeitamente bem” ou que “não têm tempo” para lidar com a nova abordagem automatizada.
A rota do problema geralmente é que os funcionários sentem que um novo software de RH está sendo forçado a eles – com pouca ou nenhuma consideração por suas próprias necessidades.
Um relatório da Comissão de Trabalhadores e Tecnologia descobriu que os funcionários geralmente sentem-se excluídos quando trata-se de discussões sobre a digitalização no trabalho e acreditam que eles não estão sendo ouvidos sobre como a tecnologia emergente está sendo usada.
Então, se um novo sistema de RH está no horizonte da vossa empresa, qual é a melhor maneira de envolver os funcionários na conversa e envolvê-los ativamente no sucesso de vosso novo sistema?
Comece a conversa cedo
As pessoas que usarão o sistema geralmente estão em melhor posição para ajudar-vos a descobrir o que é necessário, o que funcionará bem e o que provavelmente causará problemas. Fazer com que os usuários finais envolvam-se o mais cedo possível economizará muito tempo e evitará o desperdício de energia. Pergunte a opinião dos gerentes de linha sobre quais processos de gerenciamento de pessoas estão demorando muito tempo e o que eles achariam útil automatizar.
Funcionários individuais também poderão fornecer orientações sobre o que consideram mais frustrante sobre os processos atuais e como a digitalização pode melhorar a experiência. A criação de um fórum de funcionários em um estágio inicial também significa que tens um grupo piloto pronto para ajudar a testar o sistema e eliminar as dúvidas antes que tudo seja lançado em toda a empresa.
Feedback sobre o progresso
Não há nada mais frustrante do que ser solicitado a fornecer seus pensamentos e ideias em um novo sistema e depois nunca mais ouvir nada. Se fores consultar pessoas, precisará mantê-las atualizadas com os planos mais recentes do sistema e explicar como vossas ideias foram integradas. Se não foi possível levar adiante sugestões com as quais as pessoas claramente sentiram-se muito motivadas, você precisa explicar o motivo. Caso contrário, vossos funcionários sentirão que estás apenas a fingir que eles estão envolvidos.
Identifique early adopters e quick wins
Cada equipa terá seus entusiastas digitais, assim como seus dinossauros digitais. Uma vez que o sistema esteja pronto para rodar, identifique as pessoas que são amigas da tecnologia e as transforma em prioridade interna para o novo sistema.
Faça com que eles sejam treinados e estejam em primeiro lugar para que possam resolver problemas em suas próprias equipas, ajudar a envolver os usuários relutantes, fornecendo apoio e incentivo para aqueles que podem estar com dificuldades.
Concentrar-se em vitórias rápidas é outra boa maneira de criar suporte em um estágio inicial. Um dos maiores erros que as pessoas têm no trabalho é não conseguir obter respostas rápidas sobre quanto tempo de folga eles ainda têm e quando poderão levá-lo. Se puderes concentrar-se em fazer com que as pessoas usem primeiro o módulo de ausência, elas verão como é simples – e quão útil – é e será mais receptivo a abraçar as capacidades mais amplas do sistema.
Concentre-se no QHPM (o que há para mim)
Embora os benefícios de uma abordagem nova, mais integrada e automatizada possam ser óbvios para o RH, para os funcionários, é necessário explicá-lo. Identifique alguns recursos que sabes que os funcionários e seus gerentes apreciarão – e explore isto. Se tiveres uma equipa interna de comunicação, envolva-os para ajudar a planejar uma campanha de comunicação que aumentará a conscientização sobre o sistema e incentivará a aceitação.
Construa um vínculo
É difícil relacionar-se com um “sistema”, então, por que não escolher um nome que o faça parecer mais “humano” e uma extensão da vossa equipa de RH? É uma abordagem que tornou-se popular entre os clientes de RH da Cezanne, com nomes frequentemente selecionados após uma votação interna.
Também vale a pena planejar a primeira interação que os funcionários terão com seu novo sistema. Você pode usá-lo para enviar uma mensagem que promova o engajamento dos funcionários, como uma mensagem de boas-vindas ou um lembrete sobre uma atividade social futura. Dessa forma, os funcionários reconhecem desde o início que o novo sistema não é apenas sobre preenchimento de formulários e administração de dados.
Comece simples
Tente não sobrecarregar os funcionários durante os primeiros dias ou semanas usando o novo sistema. Talvez seja possível definir algumas tarefas simples, como carregar sua foto ou criar uma pequena biografia, para que elas familiarizem-se com o novo software e passem a apropriar-se de seus próprios dados.
Forneça dicas de onde ir e o que fazer para que eles não sintam-se preocupados com a possibilidade de não “conseguir” e sempre solicite feedback. Dessa forma, vai identificar cedo se algo estiver atrapalhando seu sucesso
Compartilhe histórias de sucesso
Se os funcionários ainda estiverem tendo dificuldade, identifique os departamentos em que a ocupação é alta e incentive-os a divulgarem seus sucessos. Os gerentes de linha podem compartilhar histórias, por exemplo, sobre quanto tempo o novo sistema salvou ou como foi útil ter uma visão de calendário de equipa quando trata-se de planejar projetos e alocar recursos.
O pessoal pode ser incentivado a falar sobre os benefícios de poder acessar e gerenciar seus dados pessoais em um único lugar, enquanto desloca-se ou trabalha remotamente. Histórias de dia a dia como essas também são ideais para lançamentos globais ou para o aumento do uso do sistema para empresas que você adquiriu ou incorporou.
Seja forte
Às vezes tens que ser cruel para ser gentil. Os gerentes de linha virão batendo à vossa porta, implorando para que forneças informações que eles possam acessar facilmente, porque eles estão “muito ocupados”. Colaboradores podem alegar que “não lhe disseram” como usar o sistema e precisam que você atualize os detalhes pessoais deles. Você precisa ter uma postura dura e bater esses pedidos de volta. Seja simpático e solícito em mostrar às pessoas como usar o sistema por si mesmas (mesmo que já as tenha mostrado) e não caia na armadilha de fazer isso por elas. Se fores persistente, eles eventualmente receberão a mensagem.
