6 dicas úteis para que os colaboradores usem as funcionalidades de self-service do software RH

Então, inscreveu-se no seu novo software de RH, verificou que está tudo bem configurado, e está pronto para começar a usar o seu novo sistema RH self-service automático… fantástico!
Investir num sistema RH self-service é uma das formas mais eficazes de tornar o seu departamento de RH mais eficiente, produtivo e legalmente conforme. Além também de facilitar a vida de todos os seus colaboradores: podem obter de forma independente a informação de que necessitam e gerir os seus próprios dados. Deixará de ser bombardeado com pedidos intermináveis, tais como atualização das informações pessoais, controle dos resíduos de férias… O seu sistema de gestão de RH só se tornará um valioso recurso para o seu negócio se as pessoas realmente o usarem!

Medo da mudança?

Embora cada vez mais empresas estejam a tomar consciência do valor de um bom software de RH com capacidades de self-service, convencer os colaboradores a ver os benefícios pode ser difícil: especialmente se uma empresa tiver conceitos arraigados ou uma abordagem “sempre o fizemos desta forma!”.

Os seus colaboradores podem estar relutantes em mudar ou ter dificuldade em adaptar-se à utilização de um novo sistema de self-service pelas seguintes razões:

Medo do novo

Os sistemas de RH online poderiam intimidar os colaboradores menos direcionados ao digital, e com os novos sistemas, surgem novos processos e procedimentos, o que pode frustrar ou desencorajar alguns funcionários.

Falta de preparação

Esperar que os colaboradores se adaptem simplesmente a um novo sistema sem aviso prévio também pode contribuir para um baixo uso. Afinal, se não souberem o que está a chegar e não entenderem o conteúdo que está dentro, podem recusar-se a usá-lo.

Desconfiança dos sistemas automatizados

Os seus colaboradores podem preferir contactar uma pessoa real porque acreditam que um sistema automatizado não é confiável ou não oferece facilidade no uso.

Uma vez que a implementação de um novo sistema de software self-service de Recursos Humanos pode ser um grande investimento, é fundamental garantir que os colaboradores compreendam as mudanças e estejam prontos para torna-las possíveis.

Estas são as nossas 6 dicas para ajudar os seus colaboradores na transição rápida e perfeita para o seu novo sistema de RH self-service:

Planeie o seu lançamento

A mudança para um sistema de RH self-service pode ser um choque cultural para uma organização onde os processos de RH são manuais ou baseados em papel. Então, pense com cuidado sobre como vai comunicar a mudança aos funcionários. Publique o calendário da introdução com bastante antecedência para que as pessoas estejam preparadas e não haja surpresas.

Forneça uma razão para os funcionários usá-lo

Agora, sejamos honestos, os empregados provavelmente não ficam muito animados com novos processos de RH. Mas haverá definitivamente algumas atividades de RH em que eles definitivamente estarão interessados, como marcar férias ou verificar as últimas notícias sobre a empresa.

Explique as principais razões pelas quais está a mudar para um sistema automatizado e destaque como isso irá ajudar tanto a empresa quanto a eles pessoalmente. Mostre como o novo sistema pode tornar a experiência de trabalho deles um pouco mais satisfatória e envolvente, provavelmente assim terá uma maior aceitação.

Executar um piloto

Vale a pena considerar a execução de um pequeno piloto do seu novo sistema de self-service, talvez em apenas uma equipa ou departamento. É uma boa maneira de verificar se tudo está configurado para funcionar da maneira desejada, mas também para mostrar às pessoas o quão mais eficientes e simplificados serão os processos.

Aqueles que participaram do projeto piloto poderão tranquilizar os demais da equipa, que muitas vezes demonstram preocupação com as mudanças, além de  atuarem como defensores da sua nova abordagem de self-service. A propósito…

Identifique os influenciadores no seu negócio

Uma das formas mais eficazes de fazer com que as pessoas utilizem o software de RH self-service é desfrutar do poder dos influenciadores.

Pergunte a si mesmo: Quem são as pessoas-chave dentro da organização que irão encorajar os outros a abraçar rapidamente o novo sistema? Tente identificar os principais influenciadores do seu negócio que podem ajudar a espalhar o entusiasmo sobre o seu novo sistema de self-service: mas lembre-se, eles podem nem sempre ser as pessoas que ocupam cargos de autoridade.

Certifique-se de que estas pessoas-chave entendam de imediato os benefícios da nova abordagem para que possam falar com as outras e serem capazes de responder a perguntas sobre o funcionamento do sistema. Inclua-os em todas as fases da implementação: desta forma, estarão completamente atualizadas com o sistema e se sentirão confiantes em ajudar os outros a tirar o máximo proveito dele.

Forneça formação no seu sistema de RH self-service

As soluções de software de RH como Cezanne HR são intuitivas e muito fáceis de usar, mas as pessoas geralmente ficam ansiosas com as novidades, e nem todos os seus funcionários podem se sentir confortáveis com a tecnologia.
Considere realizar sessões de formação para pequenos grupos a fim de ajudar a todos a familiarizarem-se com o sistema e certificar-se de que a informação está prontamente disponível para caso precisem refrescar a memória (um simples e-mail com instruções passo a passo pode ser suficiente). Além disso, tente partilhar guias ou vídeos instrutivos em seus espaços de trabalho partilhados ou portais de RH para que todos os seus colaboradores tenham recursos para consultar.

Não se apresse.

No geral, as pessoas gostam de fazer coisas que são familiares e que se sintam confortáveis. Isto significa que romper com rotinas ou processos de longa data pode levar tempo. Uma forma de incentivá-los é mostrá-los por exemplo, como é fácil obter uma atualização sobre suas férias ou ter seus pedidos aprovados rapidamente entre outros tantos processos.

Essas são apenas algumas das ideias que apresentamos para incentivar os funcionários a usar os recursos de self-service do seu software de RH. Mas, temos muitos mais. Contacte-nos e lhe diremos como tirar o máximo proveito da sua solução.

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