Consejos para automatizar las tareas esenciales durante la COVID-19

La profesión de recursos humanos nunca ha sido tan esencial para la continuidad del negocio, ni ha estado tan sobrecargada como ahora. Los equipos de RR.HH. en todo el mundo ya han asumido el desafío de permitir el trabajo en remoto, acelerar el cambio hacia el mundo digital primero y a organizar licencias, lidiar con la reducción de personal, apoyar a los managers o mantener conversaciones sobre el desempeño, entre otras muchas cosas más.

Para muchos, ahora hay un nuevo conjunto de prioridades para garantizar un proceso seguro, fluido y sostenible que facilite la vuelta a la oficina de todo el personal.

El problema no es solo la planificación, por desafiante que esta sea. Hay recursos expertos disponibles para ayudar a identificar los requisitos y determinar las soluciones. La clave está en la ejecución para garantizar que todos los involucrados sepan lo que deben hacer y lo hagan.

Asegurarse de que todos desempeñen su papel es uno de los grandes desafíos a los que se enfrenta habitualmente cualquier profesional de los Recursos Humanos. Y, es en la consecución de este reto donde la automatización de la lista de tareas marca una gran diferencia.

Utilizando un software de gestión de recursos humanos como Cezanne HR, por ejemplo, los equipos de recursos humanos pueden crear múltiples plantillas de tareas, cada una con su propio conjunto de actividades, participantes y cronogramas. Comenzar un nuevo evento, como es traer de vuelta a la oficina a un grupo de empleados, activa la automatización y notifica a los involucrados sus responsabilidades y plazos específicos. Esto significa que:

  • cada empleado reciba un mensaje de «bienvenida» con enlaces a documentos para leer y firmar electrónicamente, si es necesario
  • los responsables de operaciones y TI obtengan una lista de actividades definidas en el tiempo que deben completar, y
  • los managers y jefes de equipo reserven tiempo para mantener conversaciones individuales antes y después de que cada uno de los miembros de su equipo regrese a la oficina.

Teniendo en cuenta que todas las tareas se mantienen en un único sistema centralizado, es fácil hacer un seguimiento del progreso de cada una de ellas y perseguir su cumplimiento, si es necesario. Y es menos probable que se pasen por alto los pasos clave, la comunicación esencial es más sencilla y todos ahorran tiempo.

Cinco listas de tareas esenciales de COVID-19 para automatizar

Con tanta presión alrededor y un volumen de trabajo, a veces, descomunal, lo último que necesita RR.HH. o los managers es perder el tiempo persiguiendo a los empleados para asegurarse de que se hayan completado las actividades críticas. Aquí hay cinco listas de tareas que recomendamos para su automatización.

Evaluación de riesgos de regreso al trabajo

El primer paso para que el personal vuelva a la oficina es una evaluación de riesgos. Junto con el lugar de trabajo físico, esto debe tener en cuenta las circunstancias específicas de la fuerza laboral más amplia, incluidos los empleados, los trabajadores temporales y los contratistas, los empleados de la limpieza o el personal de mantenimiento. ¿Pueden los empleados acudir al trabajo de manera segura? ¿Tienen ellos o sus dependientes circunstancias especiales que deben considerarse? ¿Hay empleados en grupos ‘en riesgo’?

En este sentido, es esencial disponer de una plantilla de lista de tareas que se pueda adaptar y volver a aplicar, tal vez para reflejar una actualización de las directrices estatales, un cambio en las circunstancias específicas de un empleado o la necesidad de incorporar personal. Además, hay que pensar en cómo recopilar la información, cómo garantizar su seguridad y confiabilidad y cómo mantenerla actualizado.

Traer de vuelta al trabajo a los empleados

Otra área donde las listas de tareas de recursos humanos pueden ser de gran ayuda es en la coordinación del trabajo de vuelta seguro para los empleados. Esto podría abarcar desde la activación de una comunicación general sobre qué pasos se han tomado para garantizar su seguridad, hasta la información específica para empleados seleccionados, como horarios de inicio escalonados y, por supuesto, notificaciones automáticas a otros equipos, como TI o administración de instalaciones a los que es necesario involucrar.

Personal que informa de síntomas de COVID-19

También es importante contar con un plan de acción en caso de que un empleado, o cualquier otra persona presente en el área de trabajo, muestre un informe en el que se especifique que ellos, o alguien de su entorno con quien hayan tenido contacto, tienen síntomas del virus o hayan dado positivo. Las listas de tareas deben cubrir a quién hay que notificar y qué acciones deben tomarse. Por ejemplo, ¿se necesita organizar una limpieza adicional, hay que implementar medidas de autoaislamiento personal, se notifica a los managers? ¿Puede el personal trabajar desde casa durante el autoaislamiento y, de ser así, a quién hay que informar?

Incorporación de nuevos empleados

Es posible que los empleados que se unan a la organización por primera vez necesiten más tranquilidad, y posiblemente más papeleo, que antes. Por ejemplo, junto con la organización de los controles habituales, como la confirmación del permiso de trabajo, por ejemplo, o la toma de referencias, habrá que tener también en cuenta en qué momento se deberá proporcionar a los nuevos empleados, la formación necesaria sobre seguridad, suscribir políticas destinadas a salvaguardar el conjunto de la fuerza laboral o hacer las presentaciones oportunas de los equipos para empezar a generar confianza.

Además de garantizar que el papeleo se procese en el momento adecuado, y que las instalaciones y los equipos estén disponibles y en orden, las listas de tareas automatizadas también pueden ayudar a garantizar que RR.HH., managers o jefes de equipo y mentores se comuniquen regularmente con los nuevos empleados. Esto es, sin duda, crítico no solo durante el período previo a la incorporación, sino también más adelante. Es algo que ayudará a calmar la ansiedad y creará una primera impresión excelente y duradera, algo que ya se ha demostrado que aumenta el compromiso y la productividad. El administrador de tareas integrado en el módulo Onboarding y gestión de vida laboral de Cezanne HR se presenta como una herramienta de gran utilidad para apoyar estos procesos.

Gestionar redundancias

Para muchas organizaciones, la desaceleración económica significa que no habrá más remedio que hacer despidos. Para algunos, el proceso ya ha comenzado. Por supuesto, despedir a los empleados nunca debe ser un ejercicio incluido en una lista de control. La amabilidad y la empatía son esenciales. Pero, cuando los despidos deben llevarse a cabo, tener un proceso bien definido ayudará a asegurar que se sigan los pasos apropiados, y que se notifique a las personas pertinentes.

Cuando un empleado se marcha voluntariamente, las listas de tareas son igualmente valiosas. Se pueden usar, por ejemplo, para recordarles a los compañeros que organicen las entrevistas de salida, calculen el pago final, garanticen la devolución de los activos de la empresa, reenvíen los correos electrónicos y cierren las credenciales de seguridad.

Dónde trabajamos y cómo trabajamos es absolutamente diferente a cómo lo hacíamos hace apenas unos meses. Esta situación aún continuará durante algún tiempo más. En este sentido, son esenciales y muy valiosas las herramientas digitales que ayudan a los equipos de recursos humanos a gestionar mejor a sus equipos.

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