Como evitar conflitos de férias de Natal: dicas para gerenciar folgas

Os confrontos de férias são uma das maiores causas de problema entre colegas em qualquer época do ano, mas o Natal pode ser particularmente complicado. Os pais querem terminar quando a escola termina, as pessoas cujas famílias moram no outro lado do país querem evitar viajar nos horários de pico e quase ninguém quer trabalhar na véspera de Natal. Depois, há o período de “mortos” entre o Natal e Ano Novo, quando realmente não parece valer a pena entrar no trabalho, já que nada está acontecendo.

É claro que seria ótimo se todos pudéssemos vestir nossos chapéus de Papai Noel no dia anterior à véspera de Natal e seguir com entusiasmo festivo para não voltar até o Ano Novo. Mas a realidade é que muitas empresas precisam manter as rodas girando durante o período de férias – e, de fato, para alguns, pode ser a época mais movimentada do ano.

Então, qual é a melhor maneira de gerenciar solicitações de licença para que todos fiquem felizes e, ao mesmo tempo, garantam que as necessidades da empresa sejam atendidas?

Seja claro sobre acordos comerciais

Certifique-se de que todos estejam cientes sobre quando e como a empresa estará operando durante o período de Natal. Vai terminar cedo na véspera de Natal ou todos deverão trabalhar um dia inteiro? Serão os negócios como de costume no período intermediário ou apenas um serviço de esqueleto? Se estiver encerrando completamente durante o Natal e o Ano Novo, esses dias serão concedidos como dias de férias adicionais aos direitos usuais das pessoas ou elas deverão retirá-las das férias anuais? Se todo mundo conhece os seus direitos, há menos potencial para confusão ou sentimentos ruins.

Verifique as regras

Recusar solicitações de férias, alterar licenças já aprovadas ou insistir que os funcionários tirem férias em um momento adequado à vossa organização pode criar facilmente tensões e só o pintariam, a si e à organização, de maneira negativa. Obviamente, uma boa comunicação antecipada e o manuseio de solicitações de férias, com sensibilidade, podem ajudar a evitar possíveis problemas. Mas, como profissional de RH, deve garantir que vossa organização siga as regras. Por exemplo, se vossa empresa decidir encerrar o Natal e precisar que seus funcionários tirem uma folga, informe-os com pelo menos duas vezes mais dias de antecedência do número de dias que deseja que tirem. O mesmo se aplica se deseja que os funcionários usem qualquer direito restante de férias como parte do período de aviso prévio.

Calcular direitos de tempo limite

No período que antecede o Natal, é ainda mais crítico do que o habitual que se saiba quanto tempo de folga os funcionários acumularam e talvez precise gastar antes do final do seu ano de férias. Se os departamentos já tiverem poucos funcionários, mesmo perdendo um par de mãos extra, porque precisam tirar férias por motivos estatutários ou porque opera-se uma política de ‘use ou perca’, não ficará muito bem com a gerência sênior, ou aqueles que têm que fazer um trabalho extra para cobrir colegas ausentes. Saiba mais como controlar as férias dos funcionários.

Incentive as pessoas a planejar cedo

Equipado com informações atualizadas sobre direitos a férias pendentes, é muito mais fácil garantir que os planos adequados estejam em vigor. Se possui níveis mínimos de equipa ou colegas específicos que não podem sair ao mesmo tempo, verifique se todos estão cientes disso. Use as reuniões da equipe para lembrar as pessoas sobre o processo de reserva de férias anuais – e se alguns funcionários tiverem folgas demais no banco, incentive-os a não deixarem o restante do direito de férias até a décima primeira hora. Se as pessoas são claras sobre a política e o processo, é menos provável que fiquem chateadas se não puderem tirar férias quando quiserem.

Dê uma razão clara para recusas

Se tiver que recusar uma solicitação de férias, não deixe de explicar claramente o vosso raciocínio. A maioria das pessoas entende que nem todos podem tirar uma folga simultaneamente e que alguém precisa estar lá para atender ao telefone, entregar a mercadoria ou lidar com quaisquer problemas que possam surgir. Certifique-se de que as pessoas percebam que é importante que elas tenham tempo com a família e os amigos durante o feriado e que se fez o possível para acomodar as necessidades delas. Esteja aberto a todas as sugestões que eles possam fazer sobre como o trabalho pode ser manipulado ou coberto – alguém pode estar “de plantão” durante o período de férias, por exemplo, sem realmente entrar no escritório? Mesmo se tiver que dizer não no final, eles apreciarão o fato de se ter tentado ajudar.

Lidar com disputas com calma

Se surgirem disputas, certifique-se de lidar com elas de maneira justa e tratar todos os funcionários da mesma forma. Consulte os funcionários de volta à política da empresa ou aponte-os para sites como o ACAS ou o Citizens Advice, que explicam as regras. É muito fácil o ressentimento surgir se as pessoas sentirem que está mostrando favoritismo a um funcionário em particular ou se perceberem que colegas com crianças estão tendo prioridade sobre os outros. Não deixe a equipa brigar entre si durante confrontos de férias. Isso só levará à tensão e ao mau pressentimento da equipe – e como gerente, precisa tomar a decisão final.

Deixe a tecnologia se esforçar

Garantir que tenha pessoas suficientes para cobrir a carga de trabalho durante o período de férias pode ser um pesadelo, principalmente se houver solicitações conflitantes ou pessoas que passam dias esquisitos aqui e ali na véspera do Natal. Os sistemas de software de RH mais recentes pode ajudá-lo a racionalizar os pedidos e evitar o caos

Por exemplo, um bom sistema pode calcular automaticamente os direitos de férias com base nos padrões de horário de trabalho, calendários locais, legislações e regras da vossa empresa, economizando horas e garantindo que os subsídios de férias estejam sempre atualizados. Eles permitem que os funcionários verifiquem direitos e solicitem folgas on-line, sempre que quiserem – de um pc, tablet ou celular. Os gerentes de aprovação se beneficiam dos calendários da equipa on-line e confirmam ou negam solicitações rapidamente, diminuindo a burocracia desnecessária e garantindo que as pessoas obtenham uma resposta rápida ao aplicativo para tirar uma folga.

Siga estas práticas recomendadas para prepará-lo para a corrida de férias que se aproxima e o gerenciamento de solicitações de férias será fácil.

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