10 cosas para incluir en el portal de recursos humanos

Las redes sociales han revolucionado la manera de comunicarnos y de colaborar en el trabajo. Cada vez son más las empresas que están recurriendo a portales internos para ayudar a sus empleados a estar al tanto del día a día sobre aspectos importantes de la organización y a fomentar el trabajo colaborativo. Es una manera interesante de entender e impulsar la comunicación, favoreciendo a la par, aspectos tan importantes, como la innovación, la motivación, o la implicación del empleado.

Los aplicativos de gestión de recursos humanos más avanzados, generalmente incluyen entre sus funcionalidades los portales sociales integrados, para que los empleados puedan acceder a todas las informaciones que necesitan.

¿Cuáles son las 10 cosas más importantes que se podrían publicar en el portal del empleado?

Pack de Bienvenida

Lo que los anglosajones denominan Welcome Pack es, a menudo, lo primero que reciben los nuevos empleados. Sin embargo, en la confusión de los primeros días de trabajo, puede que no sea tan sencillo, asimilar la cantidad de información que se incluyen en estos materiales. Poner los Packs de Bienvenida en el portal de recursos humanos permitirá a los empleados fijarse en algunos detalles que hayan podido pasar inadvertidos y, por supuesto, será un recordatorio práctico para que no se olviden determinadas cosas a tener en cuenta y que tienen que ver con cuestiones básicas como derechos y obligaciones, políticas de calidad, normas de vestuario, horarios, etc.

Políticas y procedimientos

El Portal de Recursos Humanos puede convertirse en un verdadero repositorio donde albergar y compartir documentos importantes de la empresa. Las personas tienen fácil acceso a toda la información relevante que puedan necesitar en algún momento para desempeñar su trabajo y eso hará que el responsable de recursos humanos reciba menos demandas de información diarias. Por ejemplo, en el Portal se puede publicar la Política de Gestión de Permisos, Vacaciones y otras Ausencias o el Manual de Seguridad en el Trabajo, o las Medidas de Reclamación para empleados. Se podría publicar también el código de ética corporativo, o las normas de uso de Internet y las Redes Sociales en la oficina.

Quién es Quién

Si el software de recursos humanos que utiliza su empresa no permite generar automáticamente los organigramas actualizados, o una lista de contactos destacados, puede plantearse la posibilidad de hacerlo a través de su portal de recursos humanos con directorios completos que incluyen fotografías e información personal, roles, tareas y datos de contacto. Los empleados recién llegados podrían utilizar esta herramienta para identificar a las personas a las que tienen que reportar (o aquellas que se encuentran por los pasillos habitualmente y que, no consiguen recordar su nombre) y es también, una buena manera de facilitar la comunicacón entre las personas que conforman la organización, además de servir como apoyo para encontrar compañeros con los que colaborar en proyectos puntuales.

Valores corporativos

El portal de recursos humanos es un lugar apropiado para publicar aquellos valores corporativos que considere importante destacar haciéndolos más visibles y reforzando los comportamientos más ejemplares. No debe ser un simple listado aburrido de condiciones sino que debe convertirse en un lugar interactivo por lo que será importante animar a todos los empleados a que compartan sus experiencias con ejemplos sobre los valores que encuentran en el transcurso de su jornada laboral. Es una manera de compartir casos de éxito y transmitir una verdadera sensación de bienestar entre la plantilla.

Novedades

Puede mantener a todo el mundo informado sobre la actualidad de la empresa en la sección “noticias” de su portal. Desde ahí, podría compartir todo tipo de noticias relacionadas con el entorno de los recursos humanos como promociones, premios y reconocimientos para el personal o cambios en el paquete de beneficios sociales, por ejemplo. Pero, además, podría ser el lugar perfecto para publicar noticias sobre la organización en general, como la captación de nuevos clientes o la consecución de los objetivos establecidos en las estrategias de crecimiento, la apertura de nuevos mercados, etc. La gente se animará a utilizar el portal con regularidad si perciben que es el lugar desde el que ponerse al día de lo que sucede en la empresa.

Puestos de promoción interna

Antes de gastar una fortuna en encontrar nuevos candidatos para cubrir las vacantes que vayan surgiendo en su organización, asegúrese de que no tiene las capacidades que busca delante de usted. Publique las ofertas de empleo en el portal. Puede ser que alguno de los miembros del mismo se encuentre en búsqueda activa o, simplemente, disponga de las habilidades que usted busca para el nuevo puesto. Podrían empezar a hablar sobre el tema. También podría animar a los empleados a buscar candidatos en su propia red personal de contactos. Algunas empresas ofrecen incluso, alguna recompensa, por recomendar a candidatos que posteriormente hayan sido seleccionados.

Responsabilidad Social

El portal de recursos humanos es también un medio muy útil para promover su compromiso respecto a la responsabilidad social corporativa. Puede compartir la política empresarial en materia de reciclaje, por ejemplo, o de ahorro energético, o alentar a sus empleados a crear algún grupo de trabajo que impulse la búsqueda de nuevas formas de operar menos contaminantes. También es un escaparate para mostrar aquellos proyectos comunitarios con los que la compañía se sienta más comprometida y buscar la recogida de firmas para sacarlos adelante. Transmitir la importancia de la RSE es especialmente importante si la plantilla de la organización está compuesta mayoritariamente por miembros de la generación Y. Diversos estudios han revelado que “restituir” a la sociedad es un factor motivacional clave para este grupo de personas.

Actividades de ocio y tiempo libre

En el portal de recursos humanos también debe haber cabida para las noticias relacionadas con el ocio. Por ejemplo, se podrían publicar las noticias sobre fiestas de empresas, salidas o encuentros corporativos, y otros eventos locales. Se debería impulsar un uso interactivo de esta herramienta para animar a los empleados, si están interesados, por ejemplo, en organizar grupos para realizar actividades fuera del trabajo. Alguien podría, por ejemplo, proponer la creación de un club de lectura, o jugar en algún equipo después del trabajo y organizar una sesión de yoga o cualquier otra actividad deportiva durante el descanso. Perder el sentimiento de “familia”, de pertenencia a un grupo, que caracteriza los primeros momentos de una empresa joven, puede poner en riesgo el crecimiento de una pyme. Por eso, crear un espacio para impulsar la vida social dentro del trabajo, contribuye a mantener ese espíritu de comunidad que caracteriza el nacimiento de un negocio.

Enlaces útiles

La mayoría de las empresas utilizan proveedores externos para prestar ciertos servicios. Por ejemplo, servicios médicos, acuerdos con algún gimnasio o descuentos para compras en determinados establecimientos. Publicar los enlaces a estos servicios en el portal de recursos humanos puede ser también de gran utilidad porque los empleados olvidan muchas veces que tienen derecho a este tipo de servicios o los procedimientos a seguir para acceder a ellos. Es una buena manera de recordarle a la gente qué beneficios o servicios adicionales le ofrece la empresa y animarles al mismo tiempo a hacer uso de ellos.

Preguntas frecuentes

Hay muchas cuestiones sobre la gestión de los recursos humanos que son recurrentes y que pueden introducirse en el portal de recursos humanos para que todo el mundo las tenga a mano. Se podrá recopilar una lista de preguntas más frecuentes y publicarlas en el portal, actualizándola cada vez que fuera necesario. O bien, se podría desarrollar una función más interactiva para alentar a los empleados a enviar sus preguntas a través de un chat que facilite una comunicación más fluida. Si se decanta por esta última opción, deberá asegurar su disponibilidad para responder con rapidez a las demandas que se le planteen porque de lo contrario podría perder credibilidad.

Éstas sólo algunas sugerencias sobre cómo utilizar el portal de recursos humanos. Sin embargo, cada organización tendrá sus propios objetivos. Lo mejor de los medios sociales es que son una herramienta que se pueden personalizar. La clave para obtener lo mejor de la tecnología es pensar más allá de lo evidente para buscar fórmulas más creativas de involucrar a los empleados para fomentar su lealtad a la compañía y favorecer su contribución en momentos estratégicos.

¿Qué información publica usted en su portal de recursos humanos?