La mayoría de las organizaciones que llevan a cabo un proceso estructurado para la evaluación del desempeño para los colaboradores, han pasado ya al siguiente nivel, el que tiene que ver con una evaluación periódica y no tanto, anual. Esto implica que en el transcurso de un año se lleven a cabo varias entrevistas entre managers y empleados. Muy a menudo, estos encuentros suelen ser más bien informales y se discute abiertamente sobre el progreso de las actividades que se llevan a cabo y la evolución de los objetivos establecidos.
Los beneficios que reporta este nuevo modelo de evaluación del desempeño, frente a los obtenidos a través de una única reunión anual son considerablemente mayores, más si hablamos en términos concretos como puede ser el crecimiento empresarial y, por supuesto, el nivel de satisfacción, motivación y compromiso de los empleados respecto a la organización: reportar periódicamente sobre el avance en el trabajo, proporciona muchas veces, la tranquilidad y la perspectiva que se necesita para alcanzar las metas establecidas.
Imaginando que queremos avanzar hacia este tipo de enfoque, hay algunas reglas clave que se deben tener en cuenta al planificar la entrevista y las preguntas que haremos al empleado:
- Recuerda el propósito de la entrevistay asegúrate de que las preguntas sean relevantes.
- Elige preguntas abiertas que fomenten el diálogo. Las preguntas que requieren solo un sí o un no como respuesta no facilitan la conversación.
- Asegúrate de que las preguntas sean claras y concisas: las preguntas ambiguas te darán respuestas igualmente ambiguas.
Una entrevista de evaluación será efectiva dependiendo de las preguntas que se formulen, la forma en la que se hagan, las reacciones que muestres frente a las respuestas que obtienes e incluso, la manera en la que organizas la reunión. Todo este conjunto de “detalles” o de factores, marcan la diferencia entre un verdadero líder y un manager castrante.
Por supuesto, cada entrevista y, por lo tanto, las preguntas que deben formularse deben establecerse en función del colaborador con el que se está tratando, sus responsabilidades y su posición dentro de la organización. Pero hay algunas preguntas típicas que siempre se deberían incluir y que hacen referencia a tres aspectos clave: construcción de relaciones, prioridades a corto plazo y objetivos a largo plazo.
Construcción de la relación
Incluso si es parte de un proceso estructurado de evaluación del desempeño, las entrevistas de registro funcionan mejor si el tono utilizado es informal y de apoyo; los empleados no deben sentirse juzgados, son momentos que ofrecen a los managers la oportunidad de construir y mantener una relación productiva con el equipo. Por eso es útil hacer algunas preguntas que no están estrictamente relacionadas con el trabajo o el desempeño, pero que ayudan a relajar el tono de la conversación.
- ¿Como está?
- ¿Has tenido un buen fin de semana?
- Entonces fuiste / fuiste entonces …? (Lo ideal es referirse a algún programa de tiempo libre que se le contó en la entrevista anterior)
Prioridades a corto plazo
Estas preguntas se centran en el aquí y el ahora; precisamente porque las entrevistas se realizan con frecuencia (semanal o mensual), es importante verificar qué ha sucedido desde la última reunión y si han surgido nuevos problemas.
- ¿En qué has estado trabajando desde nuestra última conversación?
- ¿Has logrado tus objetivos?
- ¿Has encontrado dificultades?
- ¿Hay algo que pueda hacer para ayudarte?
- ¿Cuáles son tus objetivos desde aquí hasta la próxima reunión?
- ¿Son metas que crees que son factibless?
- ¿Crees que necesitas más apoyo o capacitación?
- ¿Hay algo que te genere problemas o te preocupe?
Objetivos a largo plazo
La planificación a largo plazo es esencial para el futuro de la organización, el compromiso de fidelización y la motivación de los empleados. Por eso es importante que los managers entiendan las motivaciones y ambiciones de las personas que trabajan con ellos, y cómo encajan en la estrategia de crecimiento empresarial. Aunque no harás estas preguntas en cada registro con los empleados, es importante que estos temas se discutan regularmente y que la información se comparta a nivel interno para influir en las discusiones sobre desarrollos y planes de carrera.
- Según los planes comerciales, ¿qué futuro ves para tu carrera?
- ¿Hay objetivos específicos que te gustaría alcanzar en los próximos años?
- ¿Qué haces para lograr tus objetivos?
- ¿Cómo crees que la empresa puede ayudarte a alcanzar tus objetivos?
- ¿Qué puedo hacer para apoyarte en tu desarrollo profesional?
El progreso positivo de estas entrevistas dependerá de las preguntas que hagas, de la calidad de las conversaciones que mantengas y de cómo hagas el seguimiento de lo acordado. Con controles frecuentes, objetivos definidos y decisiones compartidas, es esencial estar equipado con las herramientas necesarias para realizar un seguimiento de todos los datos recopilados. Sin ella, es prácticamente imposible hacer un seguimiento de lo que se ha discutido y compartido.
Unsoftware de evaluación del desempeño como Cezanne HR tiene características flexibles y fáciles de usar que te ayudarán a aprovechar al máximo las entrevistas de evaluación. Flexible desde su concepción, para adaptarse a las necesidades de cada empresa, proporciona un foro de colaboración online en el que los empleados y managers pueden solicitar comentarios de manera fácil y segura, registrar lo acordado durante la entrevista, proponer objetivos y realizar un seguimiento del progreso.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
