¿Cómo impulsar la gestión operativa de los recursos humanos mientras se trabaja en remoto?

Los responsables de la gestión de personas se enfrentan en estos momentos, inevitablemente, a nuevas formas de trabajo. En algunos casos -muchos- el trabajo en remoto no entraba dentro de los planes corporativos por lo que, la reducción de los tiempos disponibles para preparar la organización y la falta de hábito y estructura, han provocado momentos de grandes tensiones. Implementar el teletrabajo, de la noche a la mañana, si nunca antes había tenido éxito, poner de manifiesto las preocupaciones y dificultades que permanecían ocultas. En este momento, la situación actual ha dejado claro que la capacidad de adaptación y la velocidad de respuesta es estratégica para mantener el nivel de competitividad necesario y evitar inconvenientes entre los miembros del equipo.

En este sentido, disponer de las soluciones adecuadas, herramientas desarrolladas con tecnología moderna y teniendo en cuenta los modelos de gestión más innovadores puede simplificar enormemente la transición al teletrabajo y facilitar el  intercambio de datos y la comunicación interna , incluso de forma remota.

¿A qué debemos prestar atención cuando nos acercamos al trabajo en remoto y qué herramientas son óptimas para implementarlo?

Accesibilidad y privacidad.

Tanto si se trabaja desde casa como si se hace desde la oficina, es necesario tener acceso sencillo a toda la información que se necesita para trabajar. Si trabajas con documentos en papel o con archivos de Excel guardados localmente en una PC, seguro que sabes que no puedes llevártelos a casa o compartirlos con colegas. Además, mantener archivos guardados en tu dispositivo personal es arriesgado: si trabajas con datos confidenciales, no cumplirás con el GDPR. ¿Qué pasa si es un archivo en el que tienen que trabajar varias personas? ¿Lo envías por correo electrónico cada vez que hay modificaciones hasta que todos trabajen en archivos diferentes y, por lo tanto, con información desalineada? Por otro lado, si guardas los datos en la nube, deberás estar seguro de que eliges bien el proveedor en el que quieres confiar:

Tecnología

Elegir las herramientas de la  nube  sigue siendo la única forma de trabajar fácilmente en cualquier lugar: permite que todos  accedan a los datos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo  y, por lo tanto, que trabajen juntos en la misma versión de un documento, para necesita de la información siempre se actualiza en tiempo real.

Por seguridad, es funcional no utilizar servidores locales instalados en la empresa (si algo sale mal, deberás enviar físicamente a alguien de TI para verificar el fallo) y, como ya se mencionó, elegir un proveedor certificado y confiable cuyos servidores estén ubicados en la UE. Por ejemplo, Cezanne HR ha confiado en Amazon Web Service, el mejor proveedor de su categoría en rendimiento y seguridad. Una excelente manera también de eliminar los costes de hardware. Para saber más >>

Personas

Como decíamos antes, la tecnología que elijas debe permitir a todos los colaboradores acceder a la información que necesitan, pero solo a la información para la que están autorizados; lo ideal es utilizar herramientas que te permitan establecer diferentes roles de seguridad, para que todos tengan visibilidad de los datos que necesitan, pero no accedan a la información para la que no tienen permisos. Tomemos un ejemplo: quien accede al sistema como empleado ve el calendario de los compañeros, pero no sus nóminas. En cambio, el responsable de recursos humanos tendrá una visibilidad total de los datos de todos.

Pero ¿por qué los empleados y managers necesitan acceso a un sistema de gestión de recursos humanos?

Para simplificar la comunicación entre todos los miembros del equipo y realizar actividades, incluso cuando no es posible reunirse físicamente. Hablamos tanto de la gestión administrativa como de los aspectos más estratégicos.

Vamos a verlos juntos en detalle.

Ausencias

Actualmente el gran problema en la gestión de los recursos humanos es la gestión de las ausencias.

Ahora que estamos a distancia, ¿cómo gestionar las solicitudes de vacaciones y ausencias? ¿Cómo tener los días pendientes bajo control y, por lo tanto, entender cómo organizar el cierre eventual de la empresa durante este período? Y de nuevo, ¿cómo registrar las bajas de enfermedad?

Cezanne HR te permite gestionar de forma remota todos estos aspectos que pueden consultarse tanto por parte de los empleados como de los managers, un calendario compartido para verificar las ausencias de los otros miembros del equipo, un flujo de trabajo de solicitud de vacaciones que permite al empleado enviar la solicitud online directamente al manager (o managers si hay más de uno) que puede aprobarlo o no. Una vez que se aprueba la ausencia, el sistema actualiza automáticamente el remanente de los días pendientes del empleado. Los certificados también se pueden adjuntar a las ausencias registradas por enfermedad para que permanezcan archivados en un espacio seguro y no se pierdan. En esta fase, también puede ser funcional insertar nuevos tipos de ausencia útiles para tu realidad específica a nivel de gestión interna, para garantizar que un solo dato te proporciona rápidamente toda la información que necesitas para seguir siendo productivo.

A partir de esta información, es fácil extrapolar los datos en el formato necesario para el consultor de nóminas al final de mes. Por otro lado, una vez que se hayan procesado las nóminas solo se necesitarán unos pocos clics para cargarlas al sistema y distribuirlas a los empleados, siempre a través de un proceso trazado y seguro.

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Presencia

Incluso a distancia puede ser útil registrar las horas trabajadas por cada empleado, especialmente si están acostumbrados a ello en la empresa. Hay dos maneras de hacerlo: cada empleado puede rellenar su propia hoja de horas semanales en la que registra las horas trabajadas y en qué actividades. Integrado con las ausencias, permite identificar inmediatamente las incoherencias y proporciona la información que el manager necesita sobre las actividades realizadas.

Si, por otro lado, no pensamos en los objetivos, sino en las horas de trabajo, ¿cómo marcamos la presencia si no estamos en la oficina y no tenemos una insignia o un sello disponibles? A través de un estampado en la nube a través de tu PC o la aplicación instalada en el smatphone, este último equipado con geolocalización que permite verificar dónde está realmente dónde está el empleado cuando dice que va a empezar a trabajar.

Documentos
Un sistema innovador permite generar documentos de forma masiva a través de plantillas pre-configuradas. De esta manera, el proceso de creación de documentos (por ejemplo, la carta de cierre de la empresa) es mucho más rápido, gracias a los campos rellenados automáticamente por el sistema. Estos documentos entran luego en un proceso que los envía a las personas interesadas; es posible solicitar confirmación de descarga y lectura además de la firma electrónica del empleado. Esta es una característica muy útil, por ejemplo, para la transmisión del recibo, que se envía al área de autoservicio de forma segura, garantizando que ha llegado y permitiendo que se mantenga archivado, con la certeza de que no se pierde ningún documento.

Planificación de la actividad

Es posible crear listas de verificación en las que se indiquen las actividades que realizará cada colaborador, por ejemplo, semanalmente o en relación con un proyecto específico. Esto permite asignar una tarea a cada uno; el sistema notifica a la persona la asignación de la tarea y su fecha límite. Entonces, será el propio colaborador quien, siempre en el sistema, declare haber completado la actividad asignada. Los managers ya no están obligados a tener en cuenta los plazos y las tareas y a recordarlos por correo electrónico a los empleados, porque es el propio sistema el que envía recordatorios automáticos. Esto aligera la gestión diaria de los managers y responsables de recursos humanos, al tiempo que se asegura de que nada importante se pase por alto o incluso se olvide. La comunicación es transparente y continua.

Feedback a los empleados

Una vez realizada las actividades, puede ser útil comparar sus progresos y los resultados obtenidos ; esto es posible gracias a un sistema de retroinformación continua que mejora la relación entre colaboradores y gerentes . Se trata de entrevistas periódicas (por ejemplo, semanales) para examinar los objetivos a corto plazo , sus variaciones y las dificultades encontradas para alcanzar, un fin de hacer un seguimiento de todo lo que se discute y mantener una comunicación fluida y transparente entre todos los miembros del equipo.

¿Crees que estas características pueden ser útiles para tu organización? Contáctanos y hablemos juntos >>