Diseña un plan de acogida para nuevos empleados y tu índice de fidelización crecerá

Según datos de Gallup solo el 12% de los empleados piensa que su empresa hizo buen trabajo en su incorporación. El 76% de los ejecutivos de RRHH afirmó que sus organizaciones infrautilizan las prácticas de incorporación. Y, el 68% de los empleados considera que la formación y el desarrollo son la base de la política laboral. Esta radiografía rápida muestra la importancia que tiene el diseño de un buen plan de acogida para nuevos empleados. Y la repercusión que tiene en la fidelización posterior del talento a largo plazo.

Plan de acogida, una inversión inteligente

Ahora bien, estamos en un momento de cambios disruptivos. Facilitar la acogida de nuevos empleados cuando estos se incorporan, a veces en remoto, no es tarea sencilla. El Onboarding digital es complejo. Pero, bien planteado, y con un workflow preciso será una inversión inteligente para los empleadores. Porque, como decía antes, aumentará la lealtad de los empleados hacia la empresa desde el primer día.

Lo primero que hay que conseguir cuando un nuevo empleado se incorpora es que sienta que acertó en su elección. Que vea su nueva organización como una oportunidad. Un reto. Y no, como algo caótico y ajeno. Otra encuesta de Havard Business Review “el 33% de los recién contratados busca nuevo empleo en los seis primeros meses”. En contraposición a esto, encontramos el análisis de la consultora The Wynhurst Group. Este análisis destaca lo siguiente: “quienes participan en un plan de acogida de nuevos empleados bien ejecutado tienen un 58% más de probabilidad de permanecer en la empresa tres años después”.

Entonces, ante estos datos veo algo muy claro. Y es que, no se puede tirar por tierra el esfuerzo y el trabajo realizado en la fase de selección. Tampoco la inversión que supone iniciar nuevos procesos de búsqueda. Si ya has encontrado al candidato adecuado para el puesto, debes prestar atención a su incorporación e integración. Diseñar un plan de acogida para nuevos empleados es clave porque las primeras semanas en la empresa son siempre críticas. No hay que perder ni un solo día para generar esos compromisos que tanto se demandan por ambas partes.

Un buen recibimiento predispone en positivo

Después de haber transcurrido varios meses entre la elaboración y publicación de las ofertas de empleo, el contacto con los candidatos, las entrevistas, y todo lo que implica la selección, no hay que dar por concluido el proceso tras la contratación de la persona seleccionada. Más bien al contrario. El proceso termina una vez que esa persona se incorpora. Y se integra en la organización. Es decir, cuando conoce a sus compañeros y a las personas a las que deberá reportar. Entiende los procedimientos y metodologías relacionadas con sus funciones. Cuando tiene clara la política y la cultura corporativa.

Y, en definitiva, cuando conoce la esencia de la organización de la que acaba de entrar a formar parte. Dedicar tiempo y recursos al “recibimiento” de los nuevos empleados, si estos acaban marchándose al poco tiempo, no parece rentable. Y, además, genera mucha frustración.

Cuando un empleado con poco tiempo en la empresa se va, hay quien piensa en una selección mal enfocada. Es decir, una oferta confusa o, simplemente, la elección del candidato equivocado. Pero, no tiene por qué ser así. Los problemas pueden surgir más tarde. Y pueden hacerse latentes el primer día o las semanas siguientes. Algunos de los problemas más comunes pueden ser los siguientes:

  • Indefinición de tareas
  • Desconocimiento de los mandos a los que reportar
  • Falta de empatía con algunos compañeros
  • Mala ubicación dentro de la oficina
  • Políticas corporativas ajenas o alejadas de la ética personal…

Para evitar o neutralizar el efecto de estos problemas es importante elaborar un buen plan de acogida para nuevos empleados. Lo que los británicos llaman Onboarding, un término cuyo uso está ya bastante generalizado también en nuestro país.

onboarding software screenshot cezanne hr system

Lo esencial y lo emocional en un mismo Plan

Un plan de acogida para nuevos empleados bien estructurado se compone de dos partes. La primera tiene que ver con los aspectos meramente prácticos del trabajo. Y, la segunda, está más ligada a la emoción del nuevo empleado.

Los aspectos prácticos pueden parecer triviales, pero no lo son tanto. Algunos ejemplos que se me ocurren:

  • ¿Cuántas personas y/o departamentos están implicados (TI, RH, administración, gerencia, …)

  • ¿Qué dispositivos se deben preparar para que estén operativos el primer día del nuevo empleado?

  • Quién y cómo se encargará de su formación? 

Algunos aspectos relacionados con la incorporación son bastante parecidos para todos. Por lo tanto, se puede hacer un proceso eficiente, generando una lista de tareas pre-elaboradas -modificable, eso sí, en función de las circunstancias y necesidades de cada uno- y compartida con todos los actores implicados. Esto permite tener bajo control todos los aspectos prácticos del plan de acogida para nuevos empleados.

Una vez abordados estos aspectos habrá que encarar una nueva fase, igualmente delicada. Esta nueva fase está más ligada a la satisfacción y socialización del nuevo empleado. Todos sabemos cuáles suelen ser las sensaciones que tenemos los primeros días en una empresa nueva. Desorientación, timidez, ganas de causar buena impresión, de agradar, … Y, todos estos aspectos conducen a la formulación de preguntas tales como: 

  • ¿Estaré a la altura?

  • ¿Este trabajo me conviene?

  • ¿Tendré buena relación con mis colegas y acceso fácil a los managers o la dirección?

Para responder en positivo a todas estas cuestiones prepara un plan de acogida para nuevos empleados. Este plan deberá tener en cuenta las dificultades naturales a las que se enfrentará el nuevo empleado. Preséntale a todas las personas con las que trabajará y deja claro quien deberá ser su referente para cada tema. Muéstrele la oficina y los hábitos establecidos (el comedor, las compras compartidas, el área de descanso, si la hay,…). Asegúrate de que la política y cultura corporativa son suficientemente claras. Ayudará a que el recién llegado vea si la organización cumple o cumplirá con sus expectativas personales y profesionales.  Explica todas las políticas e involucra al recién llegado en el plan de formación. Todo ello, te ayudará a evitar problemas a la hora de explicar situaciones que puedan provocar incertidumbre o preocupación.

Software de incorporación para “aterrizar” el plan de acogida de nuevos empleados

El software de Onboarding, o los módulos de incorporación de empleados, describen el software de recursos humanos que ayuda a proporcionar una experiencia atractiva a los nuevos empleados. Permiten conectar con la organización y los compañeros desde el momento en el que se hace la oferta de trabajo. Los sistemas de Onboarding también automatizan y agilizan muchas tareas administrativas asociadas al plan de acogida para nuevos empleados.

 

Un sistema de RRHH innovador e inteligente, como Cezanne HR, proporciona estas funcionalidades de Onboarding como parte de su suite. Es, además, fácil de configurar y de utilizar y accesible 24X7 desde un PC, Tablet o Smartphone. Y agiliza el seguimiento y la gestión eficiente del registro de empleados, incluso, antes de su incorporación. Para que todo funcione a la perfección desde el primer día.

Se me ocurren algunas funcionalidades clave que debe tener el módulo de Onboarding de un buen software de RRHH:

Portales de Bienvenida

Los empleadores deben interactuar con los nuevos empleados desde el mismo momento en el que son contratados. Los portales de bienvenida para empleados son una funcionalidad común del software de incorporación porque hacen precisamente eso. Actuando como un centro de información, el portal de bienvenida facilita la comunicación con el nuevo empleado. Y ofrece una plataforma en la que se incluyen todos los detalles relevantes. Fecha de inicio, ubicación de la oficina, direcciones, detalles de contacto, claves de acceso, etc.

El contenido visual es una de las formas más poderosas de interactuar con las personas. Por eso, la opción de agregar fotos e incrustar videos en el portal es esencial. Puede ser un breve mensaje de bienvenida del CEO de la empresa. O quizá un video que muestre la cultura de la empresa. Incluso, entrevistas hechas a otros miembros de la organización, hablando sobre valores y objetivos de la marca.  Recuerda que, en este caso, todo suma.

El portal de bienvenida debe facilitar la vinculación a documentos. O incluir otro tipo de información también esencial. Nadie quiere sentirse ignorado en su nuevo trabajo. Por eso, los portales de bienvenida pueden ser una buena opción para hacer que los empleados se sientan cómodos antes y después de iniciar su aventura.

Administración de tareas

No todas las responsabilidades de incorporación recaen únicamente en RR.HH. A menudo, las tareas se reparten entre diferentes departamentos:

  • ¿Ha configurado TI el portátil y el correo electrónico del empleado nuevo?
  • ¿Ya se ha organizado la nómina?
  • ¿Su superior directo ha organizado las sesiones de inducción y las reuniones de

Sin un software de incorporación, es difícil aterrizar a la realidad un plan de acogida para nuevos empleados. Por muy bien diseñado que esté. RRHH tendrá dificultad para saber quién ha hecho qué y qué queda por hacer. Especialmente, si las incorporaciones se hacen en remoto. Un software de Onboarding con gestor de tareas y listas de verificación facilitan la ejecución y seguimiento de funciones. Evita que se pasen por alto procesos importantes gracias al envío automático de notificaciones. Además, proporciona información sobre las tareas completadas y las que quedan pendientes de completar. Por lo tanto, todos sabrán lo que tienen que hacer y cuándo lo tienen que hacer. Y RRHH o quien corresponda podrá “perseguir” a quien no haya llevado a cabo las actividades importantes.

Integración

Cualquier solución que utilices para gestionar tu fuerza laboral deberá facilitar la integración con tu sistema de RRHH central. El nuevo fichaje se convertirá muy pronto en empleado de pleno derecho. Por eso toda la información que recopiles a través del portal de bienvenida deberá fluir en tu software de RRHH. El perfil de los equipos que aparece en el sistema de RRHH central debería mostrarse automáticamente también para los nuevos miembros. Y el sistema de Onboarding debe poder utilizar la información alojada en el sistema central de RRHH. Así se podrán asignar tareas y enviar las notificaciones precisas. Disponer de un sistema de incorporación que pueda integrar fácilmente los datos de RRHH que ya tienes, te ahorrará tiempo. Bueno, en realidad, te ahorrará mucho tiempo y mucho dinero.

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