Come scegliere la soluzione HR SaaS migliore per voi

Oggi, il mercato dei software HR è dominato da due tipologie di sistemi: quelli adattati al Cloud e quelli sviluppati per esso. Descritti come web-based, cloud-based, forniti online, nel Cloud o come software as a service, condividono diverse caratteristiche. Invece di essere installato sulle vostre attrezzature e gestito dal vostro team IT, il software è ospitato dai vostri fornitori in un ambiente Cloud ed accessibile online utilizzando internet.

Come Cezanne HR, molti sistemi HR Cloud sono costruiti per coprire un ampio numero di processi di gestione delle risorse umane, dagli aspetti amministrativi, a recruiting ed onboarding dei dipendenti, passando per la gestione assenze o la valutazione delle performance.

Tuttavia, non tutti i sistemi HR Cloud sono uguali. Molte sono vecchie applicazioni cui sono state aggiunte funzionalità online. Il risultato è che mancano di molti dei vantaggi dei sistemi HR nativamente Cloud, disegnati con miglioramenti continui e per un’implementazione rapida.

I benefici di una soluzione HR Cloud

Un modo più agile, conveniente ed accessibile di connettere tutto il team

Immediato risparmio economico

Con il SaaS, non è necessario acquistare ulteriori hardware o software o coinvolgere il team IT per impostare e gestire il sistema. Tutto quello che serve per mantenere il software HR sicuro e farlo funzionare con efficienza, dal backup dei dati ai controlli di sicurezza, è gestito dal fornitore.

Avviamento rapido

Non dovendo acquistare o installare altro, partire è semplicissimo. Il fornitore di un sistema SaaS in poche ore dovrebbe riuscire a fornirvi un accesso alla vostra istanza sul sistema. Cezanne HR vi fornisce strumenti ed assistenza per aiutarvi con l'import dei dati ed altre attività di setup. Scopri di più sul supporto

Ritorno dell'investimento immediato

Grazie all'avviamento così rapido, il ritorno sull'investimento è molto più rapido che con un software tradizionale in-house. Infatti, considerando che i fornitori di sistemi SaaS aggiungono nuove funzionalità con cadenza regolare, il valore del sistema aumenta nel tempo.

Facilmente accessibile

Poiché le soluzioni SaaS sono costruite per essere accessibili online, anche le funzionalità self-service sono progettate fin dalle basi del software. Sono necessari robusti ruoli di sicurezza e workflow di approvazione, così che i processi HR siano gestiti con efficienza per tutti i soggetti coinvolti, senza pregiudicare la sicurezza dei dati.

Sempre aggiornato

Il fornitore di un sistema SaaS rilascia automaticamente nuove funzionalità per i suoi clienti ogni volta che queste vengono aggiunte al sistema. Non ti troverai mai ad utilizzare un sistema datato.

Utilizzo migliore del tempo

Gestire ed aggiornare un software può essere una grande distrazione per voi HR e per i colleghi dell'IT. Con il SaaS, il fornitore si occupa del sistema e degli aggiornamenti così che possiate concentrarvi su attività più centrali per l'azienda.

Costruito per essere agile

Con il SaaS, è facile configurare il sistema perchè incontri le vostre esigenze. Potrai aggiungere, o rimuovere, dipendenti ed utenti ogni volta che ne avrai bisogno, o aprire il sistema a sedi estere. L'infrastruttura del sistema è stata costruita per crescere con te.

Mai offline

La maggior parte dei sistemi SaaS è ospitata in data centres che prevedono processi per proteggere automaticamente il sistema se ci fosse qualche problema, in qualunque momento del giorno e della notte. Cezanne HR vanta il record di 100% di disponibilità del sistema.

5 domande fondamentali da fare al tuo fornitore HR

La popolarità delle soluzioni HR online e la facilità di sviluppare un’interfaccia web anche per vecchi sistemi significa che praticamente ogni fornitore di software HR potrà dirvi di fornire un prodotto SaaS Cloud based. Tuttavia, sviluppare un’interfaccia web per vecchi applicativi e spostarli da server in-house ad un’infrastruttura Cloud, non significa che questi sistemi offrano gli stessi benefici delle migliori soluzioni HR sviluppate dalle basi per trarre vantaggio dal Cloud in termini di costi e performance.

Per fortuna, le soluzioni HR Cloud native hanno una serie di caratteristiche comuni che vi aiuteranno a differenziare chi davvero ha investito tempo e risorse per creare prodotti realmente Cloud da chi ha solo rifatto il trucco a prodotti obsoleti.

1. Il vostro sistema è multi-tenant?

Con questo approccio, tutti i clienti condividono lo stesso codice di base, ma ciascuno ha una sua istanza. Immaginatelo come l’affitto di un appartamento: hai il tuo spazio sicuro e privato, ma condividi l’infrastruttura principale. Se il proprietario monta un nuovo ascensore, ripavimenta le scale o ristruttura il tetto, ne beneficiano gli inquilini di tutti gli appartamenti. Nel caso dei software SaaS, tutte queste migliorie vengono appportate senza costi aggiuntivi rispetto al vostro canone mensile.

L’approccio multi-tenant consente agli sviluppatori di mantenere i costi bassi, pur introducendo continue novità nel sistema. Con solo un codice di base da mantenere, tutti gli sforzi possono concentrarsi sul miglioramento di un sistema unico e condiviso all’interno dell’ambiente sicuro in cui è sviluppato.

Alcuni fornitori sono piuttosto lacunosi quando si tratta di spiegare l’architettura del loro prodotto. Se non hanno investito per spostarsi su un’infrastruttura multi-tenant, si giustificano dicendo che i prodotti multi-tenant non sono davvero sicuri e performanti. Questo non è assolutamente vero. Chiedete quindi approfondimenti e spiegazioni dettagliate su queste affermazioni.

2. Personalizzerete il sistema solo per me?

La risposta dovrebbe essere “no, ma considereremo di inserire le funzionalità che ti servono nel prossimo aggiornamento, così che ne possano beneficiare tutti”. La chiave del successo del SaaS è che tutti i clienti condividono lo stesso codice, così che il fornitore possa gestire le proprie risorse con efficienza e tu beneficiare di costi ridotti ed aggiornamenti più frequenti. I prodotti Cloud migliori prevedono una grande flessibilità di configurazione, in modo che possiate impostare il sistema perchè lavori secondo le modalità più utili per la vostra organizzazione. Le funzionalità di sistema non sono fisse, al contrario, le vere soluzioni SaaS prevedono aggiornamenti e nuove funzioni periodicamente, a volte ogni mese. Se hai avuto una buona idea, parlane con il tuo fornitore. Se anche altri clienti hanno richiesto la stessa funzionalità, è probabile che verrà aggiunta.

3. Posso rifiutare gli aggiornamenti?

Se puoi, significa che il fornitore gestisce diverse copie del suo software e non un’unico codice di base, più economico e facile da gestire. Ti potrà sembrare di avere più controllo se ricevi gli aggiornamenti quando lo richiedi tu, ma i venditori di soluzioni Cloud sono perfettamente organizzati per aggiornare il sistema senza che questo implichi gravi interruzioni nel servizio e ti attivano le nuove funzionalità appena sono disponibili. In questo modo, si tratta di scegliere se si vuole restare aggiornati e trarre vantaggio da tutte le nuove funzionalità, o rischiare di rimanere indietro.

4. In quanto tempo mi darete accesso al sistema?

I sistemi sviluppati per un approccio multi-tenant sono già attivi nel Cloud. Al fornitore basteranno pochi minuti per impostare la vostra istanza e darvi le credenziali di accesso. Fin da subito potrai accedere al sistema ed iniziare ad esplorarne le funzionalità, per poi caricare i dati e configurarlo secondo le vostre esigenze. Alcune aziende, come Cezanne HR, forniscono un supporto per rendere questo processo ancora più rapido.

5. Posso installare il software sui miei server?

Se la rispostà è sì, è chiaro che non stai acquistando un sistema Cloud. È davvero molto difficle e costoso sviluppare e mantenere sistemi che lavorino egualmente bene su server in-house e nel Cloud.

Troppi fornitori oggi si limitano a rifare il trucco a vecchie soluzioni perchè sembrino SaaS, on-demand o Cloud. Queste soluzioni inevitabilmente non soddisfano le aspettative dei clienti in termini di agilità, standardizzazione ed efficienza. È necessario conoscere la differenza tra reali soluzioni SaaS e vecchie soluzioni travestite da sistemi Cloud.

Forrester

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