City Gateway supporta il proprio processo di crescita con Cezanne OnDemand

L’ente londinese di Tower Hamlets, City Gateway ha intrapreso la razionalizzazione dei processi di gestione del personale e sostiene la propria rapida crescita con l’aiuto della soluzione HR on-line Cezanne OnDemand.

A Londra, City Gateway offre a giovani e donne, formazione e opportunità di inserimento nel mondo del lavoro. Ha un team di 163 persone, distribuite in quattro centri, che gestiscono l’intera gamma di attività, dai programmi di apprendistato e di formazione professionale per gli eventi della comunità, all’assistenza diretta in associazioni giovanili.

L’attività dell’Ente è cresciuta enormemente negli ultimi anni, raddoppiando quasi il proprio organico, ed era diventato di tutta evidenza che il sistema di gestione dei processi HR basato su fogli di calcolo, ad esempio per le ferie annuali e le assenze per malattia, non era più adatto alle accresciute esigenze.

Simon Cook, Responsabile HR, ha iniziato a guardarsi intorno alla ricerca di un sistema basato sul cloud che permettesse di ridurre l’onere delle attività meramente amministrative e, nello stesso tempo, la gestione di tutti i processi relativi alle risorse umane in modo centralizzato e facilmente accessibile all’intero organico. Cezanne OnDemand l’ha convinto per la modalità di pagamento flessibile, per la capacità del servizio di crescere insieme al business e per la corrispondenza con la maggior parte delle esigenze più specifiche.

“Abbiamo scoperto che molti fornitori di software HR non riescono davvero a soddisfare le esigenze del mercato delle PMI e risultano troppo costosi per un Ente di beneficenza come il nostro, che non dispone di enormi possibilità economiche”, spiega Simon Cook.

Cezanne OnDemand è offerto secondo la modalità pay-as-you-go, con canoni mensili che si adeguano, in aumento o diminuzione, in modo da corrispondere all’andamento del numero dei dipendenti effettivamente in servizio nel periodo di fatturazione. Il prezzo di partenza è di solo 1 Euro al mese per dipendente in servizio ed è previsto uno sconto speciale per gli enti no-profit.

“Il sistema è molto flessibile e ci ha supportato, mese dopo mese, man mano che abbiamo assunto nuovo personale”, conferma Simon Cook. “Inoltre, in alcune aree, abbiamo anche esigenze di gestione molto complesse ed il team di Cezanne OnDemand ha fatto un gran lavoro, aiutandoci ad adattare il sistema per soddisfare le nostre richieste più specifiche. Ogni volta che abbiamo posto una nuova problematica, sono stati in grado di aiutarci a trovare una soluzione adeguata”.

Un buon esempio è dato dall’esigenza specifica di un Ente no-profit nella gestione delle ferie annuali. A differenza degli Istituti di formazione, il nostro Ente non offre contratti a termine e chiude completamente le proprie attività nel corso dei mesi estivi. Ai dipendenti sono proposte varie opzioni e pacchetti di ferie annuali, che si adattano al numero delle loro ore di lavoro e alle loro specifiche attività, tra queste, la possibilità di chiedere un permesso ‘bonus’ o ‘scambiare’ le proprie vacanze con l’Ente in cambio di una parte del loro stipendio.

“E’ una gestione abbastanza complessa e ci sono molte diverse combinazioni possibili, ma siamo stati in grado di gestire tutto il processo attraverso il sistema, risparmiando un’enorme quantità di tempo e pratiche amministrative”, commenta Simon Cook.

City Gateway utilizza Cezanne OnDemand da sei mesi e ora ha abilitato l’utilizzo self service per tutti i collaboratori dell’organizzazione. Ciò significa che ogni dipendente può ora accedere al sistema, tramite una connessione sicura, e aggiornare le proprie informazioni di contatto personale, controllare il monte ferie a disposizione e registrare le proprie giornate di assenza per malattia.

Simon Cook ritiene che le precise analitiche che il sistema è in grado di offrire, ad esempio in aree come le assenze per malattia, saranno enormemente utili per l’Ente in questo processo di continua crescita.

“Ci permetterà di monitorare gli indicatori chiave di performance rispetto a tutta la struttura e all’interno delle singole unità operative, aiutandoci a prendere decisioni più adeguate rispetto alle aree in cui potremmo aver bisogno di un intervento migliorativo”, dice ancora Simon Cook.

Anche il preesistente processo di valutazione delle prestazioni del personale dell’Ente, basato su schede cartacee, è gradualmente in fase di sostituzione e sarà presto gestito attraverso Cezanne OnDemand. “Andando avanti, l’intero processo di gestione delle prestazioni sarà gestito attraverso il sistema, rendendo tutti i passaggi  molto più trasparenti e coerenti”, afferma Simon Cook. “Ero abituato ad impiegare un’enorme quantità di tempo nel continuo invio di email e ad inseguire i collaboratori affinchè completassero la loro parte, ma ora dispongo di un cruscotto che mi mostra esattamente, in ogni momento, in quale stadio si trova ciascun attore coinvolti nel processo”.

City Gateway ha iniziato anche ad utilizzare il portale HR di Cezanne OnDemand. Il portale HR è integrato nel sistema e permette di ospitare i documenti-chiave della gestione HR ed è in corso il processo di integrazione del portale HR con la rete Intranet.

“Cezanne OnDemand ha sostenuto molto la crescita dell’organizzazione”, conclude Simon Cook. “Ha dimostrato di essere veramente adattabile ed è stato in grado di soddisfare le nostre esigenze, al passo con l’espansione dei nostri servizi; la riduzione del carico di attività amministrative ha permesso di liberare risorse del piccolo team HR per attività sicuramente più rilevanti dal punto di vista strategico”.

Informazioni su City Gateway

City Gateway è stata costituita nel 1999 da un gruppo di lavoratori della City appartenenti alle chiese locali, con la finalità di portare speranza alla comunità locale di Tower Hamlets, che non aveva beneficiato del più ampio sviluppo economico della zona.

City Gateway aiuta i giovani e le donne più difficili da raggiungere e più emarginati, a superare ostacoli all’integrazione sociale quali limitate capacità linguistiche, carente aspirazione individuale e scarse abilità, generando occasioni di contatto, coinvolgimento e formazione, fornendo competenze ed opportunità per entrare nel mondo del lavoro.

Nel 2011-12 il 90,4% degli apprendisti di City Gateway hanno completato con successo il loro apprendistato, il 16,6% in più della media nazionale. City Gateway gestisce un centro giovanile, progetti per la formazione e l’occupazione dei giovani, progetti per donne, bambini e famiglie, in collaborazione con varie organizzazioni della comunità, per creare esperienze di lavoro e opportunità di occupazione per le popolazioni locali.

City Gateway è stato riconosciuto a livello nazionale come un esempio di buone pratiche nel campo dell’apprendistato e della partecipazione dei giovani, ed è cresciuto per lavorare con migliaia di persone nell’area di Tower Hamlets e in tutta Londra. Ha ottenuto numerosi riconoscimenti quali Ofsted Outstanding in 2010-11, LSIS Beacon Provider in 2011, CSJ Award 2011 e Big Society Award 2012. Nel 2012, City Gateway ha aperto City Gateway 14-19 Provision, la prima Alternative Provision Free School di Londra, offrendo un ambiente di educazione alternativa per gli studenti che hanno abbandonato il sistema scolastico tradizionale. Nel 2012 a City Gateway è stato riconosciuto l’Investors in People Gold.

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