Possiamo far finta di niente ed aspettare fiduciosi che la primavera ci porti un po’ di sollievo; ma la verità è che tutti stiamo combattendo con la pandemia in corso e le aziende non sono escluse. Tra contagiati, contatti con sintomatici, isolamento e quarantene, molte realtà faticano a mandare avanti le attività per carenza di personale e le risorse umane aziendali sono sommerse di burocrazia e richieste da parte dei collaboratori: a chi invio il certificato di malattia? Dovevo portare avanti un progetto con un collega, ma è assente, che facciamo? La scuola mi ha avvisato che è chiusa, non posso lavorare perchè devo tenere mio figlio…

Gestire queste dinamiche senza i giusti strumenti a supporto comporta grandi perdite di tempo ed il rischio di errori che incidono sull’andamento del business.

In questo periodo più che mai, dotarsi di un software per la gestione dei dipendenti con funzionalità di amministrazione delle assenze diventa fondamentale.

Vediamo insieme perchè.

Accessibilità

Le informazioni devono girare, soprattutto ora che molti collaboratori potrebbero essere in smart-working. Tutti devono accedere ai dati in sicurezza, ecco perchè non è più possibile gestire le assenze ed i documenti relativi tramite fogli excel o mail con allegati.

Tramite un software di gestione assenze avrete visibilità su calendari condivisi in cui risulteranno tutte le assenze dei team per ciascuna giornata, in modo da sapere sempre su quali dipendenti contare in una giornata specifica.

Self-Service

Ultimamente sono aumentate le richieste di assenza dell’ultimo minuto: scuole chiuse, contatti con un positivo… Se dovessimo gestire tutte queste richieste tramite mail e telefonate all’ufficio HR, quest’ultimo non riuscirebbe più a lavorare. Vengono in nostro soccorso le funzionalità self-service del gestionale assenze: ciascun dipendente può accedere al sistema cloud in qualunque momento e da qualunque device (anche tramite app mobile) e registrare la propria assenza. Manager e responsabili vengono notificati della richiesta e possono approvarla in pochi click.

Controllo

Una volta inviata la richiesta tramite il software di gestione assenze, il dipendente non deve far altro che aspettare notifica dell’avvenuta approvazione (o rifiuto) da parte del proprio responsabile. Tutto il flusso è gestito a sistema, in modo che ciascun attore coinvolto abbia completa visibilità sul processo. In questo modo si riducono drasticamente le richieste di intervento all’ufficio risorse umane per richieste in stand-by e risposte mai arrivate.

Velocità

Instradare le richieste in un flusso all’interno del software elimina gli sprechi di tempo; grazie alle notifiche automatiche ciascuno è immediatamente informato sulla richiesta e può agire su di essa. I responsabili delle approvazioni hanno tutte le informazioni a portata di mano per prendere decisioni rapidamente: calendario di team, andamento delle assenze per dipartimento o individuali…

Tutte le aziende possono beneficiare di un software per la gestione di ferie ed assenze, contattaci se vuoi saperne di più.