Tutte le buone ragioni per dotarsi di un software HR

Quando il budget è ristretto, può essere difficile convincere l’amministratore delegato o il direttore finanziario ad investire nell’acquisto o aggiornamento del software HR. Questa esigenza viene spesso spinta verso il basso nella lista delle priorità e considerata come qualcosa che sarebbe ‘bello avere’ piuttosto che una vera necessità.

how-to-make-the-business-case-for-hr-software-bigI software gestionali HR di ultima generazione possono, tuttavia, fare una differenza enorme sia per la produttività che per la redditività del business. Lungi dall’essere un bene di lusso, il software HR è uno strumento di lavoro prezioso che non solo rende i processi di gestione del personale più efficaci e coerenti, ma permette anche al team HR e al management di risparmiare tempo, altresì dedicato ad attività amministrative a scarso valore aggiunto, per concentrarsi sugli aspetti più strategici della loro funzione.

Allora qual è il modo migliore per convincere la direzione che un investimento in software HR è strategico per il successo del business e rappresenta un ottimo affare per tutta l’organizzazione?

Identificare i punti di debolezza

Qualsiasi organizzazione ha delle procedure che potrebbero essere migliorate. Probabilmente l’attuale modello di valutazione non viene applicato in modo coerente da tutta l’azienda? Forse i manager si lamentano costantemente dell’enorme quantità di tempo che richiede la gestione delle richieste di ferie o permessi? O magari si sospetta che l’assenteismo stia diventando un vero problema, ma non ci sono dati a supporto di tale ipotesi? Se si è in grado di mostrare chiaramente alla direzione come questi siano problemi che influenzano il business, e in particolare l’impatto che hanno sulla linea, ci sono molte più probabilità di guadagnare la loro attenzione. Come professionista delle risorse umane, a volte può risultare difficile spiegare perché i sistemi HR esistenti non funzionano come dovrebbero, soprattutto se siete stati coinvolti nella loro progettazione o gestione. Ma le esigenze di business cambiano con il tempo, nuove tecnologie sono ora disponibili e dire apertamente come stanno le cose non potrà che risultare vincente rispetto a nascondere i problemi sotto il tappeto, soprattutto se avete già individuato una soluzione migliore.

Sapere chi influenzare

Ci sono diverse persone in azienda che potrebbero potenzialmente essere coinvolti nella decisione di investire in un software per la gestione risorse umane, quindi è importante capire chi sono le persone chiave di cui ottenere l’appoggio e quali tasti premere per convincerli a sostenere la vostra causa. Il direttore finanziario, per esempio, sarà più probabilmente interessato ad un software che consenta di risparmiare le finanze dell’azienda, quindi più ricettivo a tematiche su come avere una gestione delle assenze più efficiente potrebbe aiutare a ridurre i costi associati alle ferie e permessi non goduti. L’amministratore delegato, invece, potrebbe essere più interessato ad assicurarsi che tutti i dipendenti siano motivati, entusiasti ed orientati a lavorare per obiettivi; in questo caso sottolineare come il software HR possa aiutare a stimolare la collaborazione e costruire un spirito di gruppo potrebbe essere la vostra migliore strategia. La chiave del successo è di riflettere attentamente su chi ha più probabilità di essere coinvolto nella decisione e quali potrebbero essere le loro esigenze, in modo da evidenziare le giuste leve di conseguenza.

Identificare i propri campioni

Chi in azienda dovete assicurarvi di avere al vostro fianco e chi potrebbe far fallire il progetto se solo gli viene data la possibilità? Identificate i ‘campioni’ e lavorate affinché sostengano la vostra causa. Sarà altrettanto fondamentale, tuttavia, riconoscere chi potrebbero essere i vostri detrattori. Forse il reparto IT preoccupato di perdere influenza e controllo se l’impresa sceglie un sistema nel cloud? I responsabili di linea preoccupati che un nuovo sistema sarà complicato e richiederà molto tempo per imparare ad utilizzarlo? Spesso le persone rifiutano nuovi sistemi a causa di una limitata comprensione di come funzioneranno. Identificate queste persone e parlate con loro il prima possibile in modo da tranquillizzarli ed evidenziare i vantaggi che porterà il nuovo o aggiornato sistema software HR.

Siate trasparenti sui costi

Assicuratevi di sostenere la vostra causa con una chiara stima dei costi. I fornitori che offrono prodotti in modalità Software-as-a-Service (SaaS) conoscono molto in anticipo i loro costi e nella maggior parte dei casi troverete i prezzi esposti sul loro sito web. Alcune soluzioni, come Cezanne OnDemand, offrono un modello di pagamento pay-as-you-go (o canone a consumo), con un canone regolato su base mensile a seconda del numero di dipendenti, in servizio, gestiti nel mese. Fornitori tradizionali, che offrono di personalizzare o configurare il software per voi, di solito sono meno trasparenti sui costi a causa della natura del loro prodotto, ma in base alla loro esperienza, dovrebbero essere in grado di fare una stima dei costi sulla base del numero di dipendenti e delle funzionalità richieste. È una voce assai diffusa che i software gestionali HR siano molto costosi. Oggi, grazie ai progressi della tecnologia, però, esistono software HR molto più convenienti e alla portata di tutte le aziende, grandi e piccole.

Essere realisti

Se state analizzando le possibilità per un investimento nel software HR per la prima volta, sarà molto importante essere chiari con la direzione circa il tipo di soluzione di cui ha bisogno l’azienda ed esattamente quali risultati è legittimo aspettarsi. Potete rassicurare gli amministratori che non vi è alcuna necessità di siglare contratti pluriennali o richiedere complessi progetti d’implementazione. Il mondo del software HR è molto cambiato negli ultimi anni e le soluzioni di ultima generazione sono molto più flessibili. Non c’è bisogno di acquistare funzionalità che non sono necessarie e non saranno quindi utilizzate, molti sistemi sono scalabili ed è possibile aggiungere nuovi moduli funzionali con il crescere dell’azienda ed il manifestarsi di nuove esigenze HR.

Enfatizzare i benefici

Un software HR può fare molto per semplificare i processi di gestione del personale, ottimizzare i tempi associati alle attività amministrative ed eliminare la burocrazia, ridurre i costi. Ma assicuratevi di sottolineare tutti i benefici che l’introduzione di un gestionale HR porta all’intera organizzazione. Con la funzionalità self-service, per esempio, la tecnologia è messa nelle mani dei manager, e ciò può essere funzionale a sottolineare l’importante ruolo che svolgono nel gestire e motivare le loro persone. Portali social interni, come quello offerto con Cezanne OnDemand, possono fare molto per aumentare l’impegno e favorire una maggiore innovazione e collaborazione all’interno dell’azienda.

In bocca al lupo per la vostra attività di persuasione all’acquisto di un software HR. Condividete le strategie che vi hanno aiutato ad arrivare al fatidico ‘Sì’.

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